Freitag, 06.06.2014

Post am Ende

Durch Zweckentfremdung sind die E-Mail-Systeme in vielen Unternehmen kaum noch arbeitsfähig. Einen Ausweg bieten oft nur improvisierte Lösungen.

Die Welt ohne E-Mail - das ist schon eine Weile her. Am 3. August 2014 feiert die elektronische Post in Deutschland ihren dreißigsten Geburtstag. An diesem Tag im Jahr 1984 empfing Professor Michael Rothert die erste Electronic Mail im Rahmen des wissenschaftlichen Projekts "Anschluß an die internationalen...

Engpass

Das Nadelöhr ist die Inbox. "Was um alles in der Welt hat uns geritten, dass wir es als Unternehmen zulassen, die E-Mail als das vorherrschende Werkzeug zur Arbeitsorganisation einzusetzen und nicht mehr als Instrument zur asynchronen Kommunikation?", fragt Siegfried Lautenbacher, Geschäftsführer bei Beck et al. Services. Wofür das E-Mail-System herhalten muss, zählt der Experte auf: Dokumentenmanagementsystem, Projektmanagementtool, CRM-System, Wissensmanagementsystem, Führungswerkzeug und Intranet. Diese Zweckentfremdung hat mit den eigentlichen Aufgaben der elektronischen Post nichts mehr zu tun. Das ist so, als müsste ein Kleinwagen über die Leistungsfähigkeit eines Formel-Eins-Boliden verfügen, zugleich die Lastkapazität eines Schwertransporters stemmen und die Personenanzahl eines Linienbusses unterbringen können.

Die Konsequenzen aus diesem Missbrauch kennt jeder, der sich beruflich mit E-Mails beschäftigen muss. "Dann klagen wir über die E-Mail-Flut, die wir durch unser Informationsverhalten und das Festhalten an Routinen der E-Mail-Box noch weiter fluten", sagt Lautenbacher. Kaum eine Firma, deren E-Mail-Eingang nicht durch zahlreiche Sendungen der weltweit 35 Milliarden verschickten E-Mails pro Jahr blockiert wird.

Wie handeln? Abschotten durch Zero-Inbox-Verfahren? Oder nur noch so wenig durchlassen wie möglich? Die Anwender klagen in einer Umfrage von Pentadoc über die Schattenseiten des elektronischen Schriftverkehrs. Für fast zwei Drittel lässt die Benutzerfreundlichkeit zu wünschen übrig. Einem Drittel missfallen die Such- und Klassifikationsfunktionen. 32 Prozent sind unzufrieden mit den Regelungen der E-Mail-Aufbewahrung. Hinzu kommt der hohe Aufwand für die Bearbeitung der eingehenden E-Mails. Bis zu 50 geschäftliche E-Mails pro Tag erhalten die befragten Anwender. Für die Bearbeitung dieser Anfragen benötigt mehr als die Hälfte der Mitarbeiter zwischen 60 Minuten und mehr als zwei Stunden pro Arbeitstag. Dieser Aufwand wird nicht durch wertschöpfende Arbeitsleistung gefordert, sondern ist einer reinen Routinetätigkeit geschuldet.