Mittwoch, 19.03.2014
Einkauf
Unernehmen bauen elektronische Ausschreibungen aus

Elektronische Beschaffung: Kataloge breit genutzt

Auch wenn elektronische Beschaffung flächendeckend in den Unternehmen genutzt wird, hapert es oft noch bei der Umsetzung. Die Möglichkeiten werden zu wenig ausgeschöpft.

Der elektronische Katalog ist ein wichtiges Tool im Einkauf der Unternehmen geworden. Drei von vier Unternehmen nutzen mittlerweile elektronische Kataloge. Damit dominiert diese Form der elektronischen Beschaffung den Bestellvorgang im Einkauf. Auch hat die Nutzungsintensität deutlich zugenommen. Lediglich in den kleinen und mittleren Unternehmen ist noch eine größere Zahl an Einführungsprojekten zu erwarten. Jedes dritte KMU gibt an, sich mit der Einführung eines elektronischen Katalogs zu befassen.

Dies ergab die aktuelle Studie Elektronische Beschaffung 2014: Stand der Nutzung und Trends, die seit 2004 jährlich vom Bundesverband für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik, der Universität Würzburg und der HWTK Leipzig durchgeführt wird. „E-Lösungen sind ein Garant für die Wettbewerbsfähigkeit des Einkaufs“, betont BME-Hauptgeschäftsführer Christoph Feldmann. Befragt wurden für die Studie zwischen November 2013 und Januar 2014 insgesamt 236 Unternehmen, darunter 121 Großunternehmen mit über 2.000 Mitarbeitern sowie 115 kleine und mittelständische Unternehmen.

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Elektronische Beschaffung: Auktionen wenig genutzt

Beim Ausbau der elektronischen Beschaffung rücken elektronische Ausschreibungslösungen in den Vordergrund. Fast jedes fünfte Unternehmen plant die Neueinführung dieses Tools. E-Auktionen werden hingegen nur gering genutzt. Rund die Hälfte der Unternehmen sieht keine Relevanz für den Einsatz dieses Tools. Nur 13,2 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen nutzen dieses Tool. Und nur 6,1 Prozent der kleinen und mittelständischen Unternehmen planen die Einführung von Einkaufsauktionen. Für Einkäufer ist die Nachverhandlung nach der elektronischen Auktion oft schwierig. Als Nachteil geben Experten auch an, dass die Auktion zum Abschluss gebracht werden muss.

Die meisten mittelständischen Unternehmen haben elektronische Beschaffungslösungen im Einkauf installiert. „Über 50 Prozent nutzen solche Instrumente mittlerweile“, erklärt Professor Holger Müller von der Leipziger Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur. Die befragten Unternehmen konnten ihre Prozesskosten bei den Katalogbestellungen um knapp 26 Prozent, bei elektronischen Ausschreibungen um 13,9 Prozent und bei elektronischen Auktionen um 7,2 Prozent reduzieren. Der reduzierte Zeitaufwand spart zwar keine Personalkosten ein, doch ein Großteil monoton-operativer Tätigkeiten entfällt dadurch.

Die Nutzung der Systeme schwankt je nach Funktionalität und Akzeptanz im Einkauf. Oft hapert es in den Unternehmen allerdings noch bei der konkreten Nutzung und Umsetzung im Alltagsgeschäft im Einkauf. Bei der Deutschen Telekom wurde ein eSourcing-System installiert, das die bisherigen Systeme zusammenfassen sollte. Doch genutzt wird es in der Praxis nicht, wie ein Insider erklärte, weil es zu kompliziert sei.

Elektronische Beschaffung: Best Practice wird selten erreicht

Auch bei der Befragung zeigte sich, dass Best-Practice-Lösungen bei der elektronischen Beschaffung noch in der Minderzahl sind. Beim internetbasierten Datenaustausch zwischen Einkauf und Lieferanten (E-SCM) gab kein Unternehmen an, dass Best Practice erreicht wurde. Fast drei Viertel der Unternehmen haben weniger als 50 Prozent der relevanten Lieferanten in ihr E-SCM eingebunden. Weniger problematisch sind die praktische Umsetzung und Best Practice bei elektronischen Katalogen. 11,6 Prozent der Unternehmen gaben hier die Best-Practice-Option an.

Mit Funktionalitäten und Benutzerfreundlichkeit waren nur 50 bis 60 Prozent der Unternehmen je nach Tool zufrieden. Insbesondere Schnittstellen werden im Alltag noch als problematisch angesehen. Die Nutzungsintensität der elektronischen Kataloge ist ebenfalls noch verbesserungsfähig. Nur rund 7 Prozent der Unternehmen gaben an, über 90 Prozent der relevanten Bestellpositionen über elektronische Kataloge abzuwickeln. Der Reifegrad wird von 81,5 Prozent jedoch als relativ hoch eingeschätzt. Problematisch ist somit nicht die technische Seiten, sondern die konkrete Nutzung im Alltag. Fast zwei Drittel der kleinen und mittleren Unternehmen bestellen weniger als 50 Prozent der katalogfähigen Bestellpositionen über eProcurement.

Elektronische Beschaffung: Systempflege kostet Zeit

Die Zeitersparnis im Einkauf ist in der Regel nicht ergebniswirksam. Denn Mitarbeiter werden durch den Einsatz elektronischer Beschaffung nicht abgebaut, sondern erhalten andere Aufgaben. Oftmals muss die Zeitersparnis auch in die Systempflege investiert werden. „Betrieb und Weiterentwicklung der IT-Systeme sind nicht nebenbei möglich“, erklärt Christoph Feldmann.
Zu den offensichtlichen Problemen wie Funktionalitäten oder Schnittstellenproblemen gesellen sich bei der elektronischen Beschaffung mitunter auch unerwartete Ausfälle, beispielsweise die Insolvenz eines Anbieters von eProcurement-Plattformen. Für das Unternehmen Wolf Heiztechnik ergaben sich dadurch eine Reihe von Problemen. „Bis die neue Lösung stand, hatten wir viel Arbeit“, erinnert sich Einkaufsleiter Ernst Kranert von Wolf Heiztechnik. Mittlerweile sind in der Beschaffung bei dem Heiztechnikunternehmen über 300 Lieferanten in das E-Procurement eingebunden. Je individueller das Produkt, desto schwieriger wird die elektronische Abwicklung. Vorteil beim eProcurement: Es werden Prozesse ausgelagert, und der Einkauf bekommt freie Hand für strategische Aufgaben.