Montag, 06.07.2015
Bei Verhandlungen im Einkauf gibt die Strategie die Taktik vor

David De Lossy / Thinkstock / Getty Image

Bei Verhandlungen im Einkauf gibt die Strategie die Taktik vor. Oftmals deckt der Einkäufer zu früh seine Karten auf.

Einkauf
Verhandlungsergebnisse verbessern durch einfache Hebel

Wie Sie im Einkauf Verhandlungsfallen umgehen

Basiswissen Einkauf im Unternehmen: Eine gut vorbereitete Verhandlung führt nicht zwangsläufig zum Erfolg. Auf was sollte man bei den Jahresgesprächen achten? Aus dem Einkäuferalltag haben wir die größten Stolperfallen, die es in Verhandlungen gibt, zusammengestellt.

Bei Verhandlungen im Einkauf spielt auch viel Psychologie mit hinein. Bessere Ergebnisse erzielen Einkäufer, wenn sie bestimmte Strategien in ihre Verhandlung mit einbinden. Aus den eigenen Zielen können Einkäufer ihre Forderungen sowie eine Strategie und Taktik ableiten. Sieben Hebel für eine Verbesserung der Verhandlungsergebnisse.

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Verhandlungen im Einkauf: Wer sitzt gegenüber?

Insbesondere wenn Verantwortlichkeiten wechseln, oder man mit neuen Lieferanten zu tun hat, kommt es oft vor, dass ein neuer Ansprechpartner am Verhandlungstisch sitzt, der nur bedingt oder gar nicht verhandlungsfähig ist. Dies sollte nicht erst in der Verhandlung, sondern nach Möglichkeit schon im Vorfeld bei der Einladung geprüft werden. Ein Titel muss hier nicht zwangsläufig auch Entscheidungskompetenz bedeuten. Daher sollte im Vorfeld der Verhandlung schon eine klare Erwartungshaltung kommuniziert werden. Weicht das Gegenüber aus oder bezieht keine klare Stellung, ist Vorsicht geboten. Mit diskretem Nachbohren kann man schnell eruieren, ob das Gespräch mit dem Ansprechpartner Sinn macht oder nicht. Im Zweifelsfall kann die Karte des „strategischen Gesprächs“ gezogen und um die Teilnahme eines Entscheidungsträgers gebeten werden.

Verhandlungen im Einkauf: Ziele klar fassen und flexibel bleiben

Sind die Ziele zu transparent, weiß der Verhandlungspartner genau, wo er ansetzen kann, um Forderungen zu reduzieren und den eigenen Verhandlungserfolg zu steigern. Das Reduzieren auf eine einzige Forderung in einer Verhandlung birgt das Risiko, dass Verhandlungsspielräume nicht voll ausgereizt werden. Das Gegenteil sind zu viele und zu schwammig definierte Forderungen. Hier kann der Eindruck entstehen, dass die Forderungen maßlos oder unstrukturiert sind, was im schlimmsten Fall zu gar keinem Ergebnis in der Verhandlung führt.

Geben Sie sich und Ihrem Verhandlungspartner die Chance, mit mehreren Bällen zu spielen und taktieren Sie geschickt, indem Sie immer wieder den Schwerpunkt in der Verhandlung verlagern. Die Forderungen sollten klar nachvollziehbar sein, die Ziele die Sie erreichen wollen für den Verhandlungspartner eher im Dunkeln bleiben.

Einkauf im Unternehmen: Die eigene Position nicht zu früh aufgeben

Robert Wölken, Einkaufsberater bei Kloepfel Consulting, warnt vor Diskussionen mit Kollegen in der Verhandlungssituation.

Die Spannung im Raum scheint greifbar zu sein. Es ist intensiv verhandelt worden, alle Argumente wurden ausgetauscht und eigentlich steht der Abschluss kurz bevor. Beide Parteien haben einen Kompromiss ausgehandelt, der augenscheinlich aber auch nicht mehr ist, als eben ein „Kompromiss“. Der Fehler ist es, eine Verhandlungsposition zu früh aufzugeben – eine klassische Verhandlungsfalle. Ab einem gewissen Punkt setzt ein psychologischer Zwang in einer Verhandlung ein, Themen zum Abschluss zu bringen, obwohl noch Potenzial besteht.

Achten Sie auf den Spannungsbogen. Sollte Ihr Gegenüber von der Körpersprache zu entspannt sein, sollte dies für Sie als Einkäufer ein Warnsignal sein. Entweder ist zu wenig gefordert worden in der Verhandlung, oder die Gegenseite verfolgt eigene Ziele, die Sie noch nicht erkannt haben.

Wenn die Verhandlungsposition es zulässt, „Nein“ zu sagen und die Verhandlungen abzubrechen, so ist dies ein Zeichen von Stärke. Ihr Gegenüber ist nun gezwungen seine Position nochmals zu überdenken und ggf. nachzubessern. „Nein“ zu sagen ist psychologisch deutlich schwieriger als „Ja“. Überdenken Sie Ihre Position bevor Sie zustimmen bei einer Verhandlung.

Wettbewerber und Vorgesetzte an den Verhandlungstisch holen

Ihr Gegenüber kennt nicht nur Ihre Zahlen gut, sondern verhandelt schon seit Jahren mit Ihrem Arbeitgeber. Die Argumente, die Sie in der Verhandlung austauschen, sind alle schon einmal vorgebracht worden und die Antworten sind ebenso ausgefeilt wie nachvollziehbar. Resultat ist, dass die Verhandlungen meistens recht einseitig in einer Sackgasse enden.

Haben Sie so eine Situation schon erlebt? Es ist an der Zeit, zu einer Guerilla Taktik zu wechseln. Die Taktik in der Verhandlung kann darin bestehen, unerwartet im Gespräch den Vorgesetzten mit einzubinden und diesen die Forderungen aus seiner Sicht präsentieren zu lassen. Mit der Aufforderung eine Lösung zu finden, ist das Gegenüber in der Bringschuld.

Eine andere Taktik wäre es, gezielt einen Wettbewerber des Verhandlungspartners einzuladen, so dass sich beide sehen. Dies verunsichert Ihren Verhandlungspartner, welches noch durch gezielte Hinweise im Gespräch unterstützt werden kann. Für die Art der Taktik, welche auf die Situation passt, sollten gewohnte Verhandlungsmuster über Bord geworfen werden. Ein durchschaubarer Einkäufer wird eine schwere Verhandlungsposition haben.

Verhandlungen im Einkauf: Kollegen auf Ziele vorbereiten

Der Kollege aus der Fachabteilung möchte gerne an einem Verhandlungstermin mit am Tisch sitzen. Es purzeln im Gespräch wichtige Hintergrundinformationen und es werden dem Lieferanten sogar Zusagen gemacht. Dies ist keine Ausnahme, sondern leider die Regel in vielen Unternehmen.

Im Gespräch sollten die Rollenverteilung und die Gesprächsthemen vorher klar definiert werden. Der Super-Gau droht, wenn es im Gespräch vor dem Verhandlungspartner zu einer internen Diskussion kommt. Eine Vorbesprechung vor Verhandlungsterminen ist daher sinnvoll, um die eigenen Gesprächspartner abzuholen und gemeinsam eine klare Rollenverteilung zu definieren.

Nutzen Sie das Know-how Ihres Kollegen und binden Sie dieses geschickt in die Verhandlung mit ein. Dies ermöglicht nicht nur eine facettenreiche Diskussion, sondern wird von den Kollegen auch als Zeichen der Wertschätzung wahrgenommen.

Verhandlungen im Einkauf: Strategie und Taktik immer im Blick behalten

Vertriebsmitarbeiter werden in Seminaren gezielt geschult, um die Körpersprache des Gegenübers zu interpretieren und Schwachstellen auszumachen. Die psychologische Verhandlung basiert maßgeblich darauf, nicht sachlich zu argumentieren, sondern im richtigen Zeitpunkt die Schwäche des Gegenübers auszunutzen. Feuchte Hände bei der Begrüßung, unruhiges Spiel mit den Händen und Verhaspeln beim Sprechen sind nur oberflächliche Indikatoren eines nervösen Verhandlungspartners.

Unsicherheit ist nicht nur ein Zeichen von mangelnder Erfahrung, sondern auch Angst. Die Drohung eines Lieferanten morgen nicht mehr zu liefern, lässt bei vielen Einkäufern den Schweiß ausbrechen. Keine lesbaren Emotionen zu zeigen, blockiert massiv die psychologische Verhandlungsführung. Um Sicherheit zu gewinnen, ist eine Simulation der Verhandlung in der Vorbereitungsphase sinnvoll. Versetzen Sie Sich in die Situation des Verkäufers und spielen Sie dessen Argumente und Ihre Antworten durch.

Die Strategie und deren Umsetzung durch eine Taktik gehen leider in vielen Verhandlungen unter. Durch ein bis zwei gute Argumente gewinnt das Gegenüber die Vorhand und die Diskussion läuft gegebenenfalls sogar in eine komplett andere Richtung, nämlich, dass man über Preiserhöhungen statt Preissenkungen diskutiert. Die Strategie für das Gespräch sollte im Vorfeld klar definiert werden. Kontern Sie die Argumente Ihres Gegenübers mit den Argumenten, die in Ihre Strategie passen. Auf gar keinen Fall verschießen Sie alle Ihre Argumente, die Ihre Strategie stützen, am Anfang. Wenn Sie merken, dass eine Taktik geschickt mit Argumenten pariert wird, sollten Sie auf jeden Fall noch eine Alternativtaktik zur Verfügung haben. Auf keinen Fall sollte die grundlegende Strategie im Gespräch geändert werden. Dies kann zu Verunsicherung auf der Gegenseite führen und ggf. zu einer kompletten Blockade. Die Strategie ist der Masterplan des Einkäufers; die Taktik ist der Werkzeugkasten, mit dem diese umgesetzt wird.

Ergebnis vor Verhandlungsschluss absichern

Die Verhandlung ist erfolgreich abgeschlossen worden, es fehlt lediglich die Bestätigung der besprochenen Konditionen. In der Bestätigungsmail des Lieferanten tauchen auf einmal zusätzliche Klauseln und Bedingungen auf, die an die neuen Konditionen geknüpft sind.

In der finalen und wichtigsten Phase sollte darauf geachtet werden, alle Konditionen klar zu definieren und zusätzliche Bedingungen auszuschließen. Oft wird diese Taktik angewandt, um eine Nachverhandlung vorzubereiten. Dies erzeugt auf Einkäuferseite eine erhebliche Frustration, welche von der Gegenseite beabsichtigt ist.

Klare und verbindliche Absprachen, die nach Möglichkeit in Anwesenheit von mehreren Teilnehmern wiederholt werden, lassen am Ende des Gespräches wenig Spielraum für den Verhandlungspartner offen. Die letzten fünf Minuten in einer Verhandlung, in denen die gemeinsam verhandelten Konditionen festgezurrt werden, sichern das Ergebnis nachhaltig ab.

Auf den Einkäufer warten in einer Verhandlung viele Stolperfallen. Selbst gestandene Einkäufer finden sich immer wieder in Situationen wieder, die für sie eine Herausforderung darstellen. Strukturiert und systematisch kann man diesem Problem entgegen treten, indem man sich eine Checkliste anlegt mit den kritischen Stolperfallen.

Robert Wölken ist Manager bei Kloepfel Consulting