Mittwoch, 07.10.2015

Fotoquelle: Patricia Marroquin/iStock/Thinkstock/Getty Images

Kündigung richtig zustellen: Das ist eine schmale Gratwanderung zwischen Formfehlern, Tücken und Rechtssicherheit.

Personal
Arbeitsrecht: Formale Fehler vermeiden bei der Kündigungszustellung

Kündigungen richtig zustellen

Beim Ausspruch einer Kündigung können viele formelle Fehler begangen werden. Deshalb ist es wichtig zu wissen, welche Regeln der Gesetzgeber vorschreibt und welche Wege der Übermittlung besser nicht gewählt werden sollten.

Bevor man eine Kündigung zustellen möchte, sollten diverse Formalitäten beachtet werden. Eine Kündigung muss immer schriftlich erfolgen. Kündigungen, die elektronisch wie beispielsweise per Fax, SMS oder E-Mail versendet werden, sind allein deswegen formunwirksam. Eine Kopie ist nicht zulässig.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt muss die Kündigung an den entsprechenden Mitarbeiter gelangen.
Ein relativ einfacher Zugang ist gewährleistet, wenn der Mitarbeiter im Unternehmen anwesend ist und die Kündigung im Beisein eines Zeugen übermittelt wird. Außer des Geschäftsführers selbst kann jeder Mitarbeiter eines Unternehmens als Zeuge fungieren.

Kündigung: Zustellung detailliert dokumentieren

Dr. Martin Römermann ist Rechtsanwalt für Arbeitsrecht bei SKW Schwarz

Problematisch wird es jedoch, wenn sich der betroffene Mitarbeiter nicht an seinem Arbeitsplatz befindet. "Die Kündigung ist dann zugegegangen, wenn mit der Kenntnisnahme des Mitarbeiters zu rechnen ist“, erklärt Dr. Martin Römermann, Rechtsanwalt für Arbeitsrecht bei SKW Schwarz. „Es muss sichergestellt und vor Gericht nachweisbar sein, dass die Kündigung in den Machtbereich des jeweiligen Mitarbeiters gelangt ist."

Da ein Arbeitnehmer nur binnen 3 Wochen nach Zugang gegen seine Kündigung klagen kann, muss von Arbeitgeberseite her sichergestellt werden, dass der Mitarbeiter die Kündigung auch tatsächlich erhalten haben kann.

Das heißt, wenn der Arbeitgeber beispielsweise von einem Krankenhausaufenthalt oder einer längeren Auslandsreise seines Mitarbeiters in Kenntnis gesetzt wurde, kann dies bei der Frage Berücksichtigung finden, wann die Kündigung in den Machtbereich des Mitarbeiters gelangt ist und die Frist zur Klageerhebung anläuft.  Denn in diesen Fällen muss der Arbeitgeber damit rechnen, dass der Mitarbeiter seinen Briefkasten nicht täglich kontrolliert.

Risiken der Übermittlungsvarianten

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, eine Kündigung zu übermitteln, jedoch sind nicht alle diese Wege zu empfehlen. Wie Römermann schildert, könnte der Arbeitgeber die Kündigung theoretisch auch in die Post geben. Dies sei keine gute Entscheidung, weil anschließend der Beleg fehle, dass das Schreiben tatsächlich in den Briefkasten des Mitarbeiters geworfen wurde.

Es besteht außerdem die Möglichkeit, die Kündigung per Einschreiben oder Einschreiben Rückschein zu versenden. Auch diese Varianten sind risikobehaftet, wenn der Empfänger nicht angetroffen wird und den Brief selbst abholen muss. „Doch tut der Mitarbeiter dies nicht – und es gibt kein Gesetz, welches ihn dazu zwingen könnte –, so hat der Arbeitgeber letztlich sogar eher nur die Gewissheit, dass der Brief nicht zugegangen ist“, sagt Römermann.

Als dritte Möglichkeit biete sich noch das Einwurf-Einschreiben an. In diesem Fall bestätigt der Postbote, dass er einen Brief eingeworfen hat. Wie Römermann an dieser Stelle erläutert, hat jedoch die Rechtsprechung entschieden, dass der Postbote nicht wissen kann, welches Schreiben sich in dem Umschlag befindet, dessen Zugang er bestätigen soll, weshalb er im Streitfall nicht bestätigen kann, dass das Kündigungsschreiben eingeworfen wurde.

Gerichtliche Absicherung: Zeuge hinzuziehen bei Kündigung

Aus diesen Gründen empfiehlt sich  auch hier die Einbindung eines Zeugen. Dazu geht der Arbeitgeber wie folgt vor:  Er unterschreibt die Originalkündigung im Beisein eines Zeugen und übergibt diesem Zeugen das Original und den Umschlag.

Der Zeuge wirft dann die Kündigung persönlich in den Briefkasten des Mitarbeiters und dokumentiert dies entsprechend, bestenfalls durch einen Snapshot per Handy. Römermann beschreibt diese Methode bereits als sicher. Wenn der Arbeitgeber sich nicht durch einen Mitarbeiter absichern möchte, kann das Kündigungsschreiben auch zur Zustellung einem Gerichtsvollzieher übergeben werden. „Der Gerichtsvollzieher prüft die Originalunterschrift und erstellt anschließend eine Urkunde, die bestätigt, dass er dieses Original selbst in den Briefkasten geworfen hat“, schildert Römermann.

Kündigungszeitpunkt beachten

Die meisten Arbeitgeber kündigen erst am Monatsende, weil das Monatsende meist Auslöser der jeweiligen Kündigungsfrist ist. Der Arbeitgeber  sollte allerdings berücksichtigen, dass es bei der Zustellung auch immer zu unvorhersehbaren Zwischenfällen kommen kann.

Zum Beispiel könnte sich der Zeuge verspäten oder der Gerichtsvollzieher muss den Termin absagen, womit nicht mehr gewährleistet wäre, dass die Kündigung auch tatsächlich am Monatsende ankommt. „Muss ein Betriebsrat angehört werden, ist dafür ebenfalls ausreichend Vorlaufzeit einzuplanen“, so Martin Römermann.

Für den Notfall: Ausstellung einer Kündigungsvollmacht

Schwierig ist die Übertragung des Kündigungsrechts auf einen Vertreter. Weiß der betroffene Mitarbeiter nichts von dieser Übertragung, kann der Mitarbeiter die Kündigung des Vertreters zurückweisen. Bei einer GmbH darf der im Handelsregister eingetragene Geschäftsführer eine Kündigung unterzeichnen. Römermann weist jedoch darauf hin: „ Wenn im Handelsregister beispielsweise zwei Geschäftsführer eingetragen sind, die keine Alleinvertretungsberechtigung haben, dann haben auch nur beide Geschäftsführer gemeinsam die Vollmacht, eine Kündigung zu unterschreiben“. Schwieriger ist es bei einer GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts).
In diesem Fall sollte jeder Gesellschafter der GbR unterzeichnen, um eine Kündigung formwirksam fertigzustellen. „Nach der Rechtsprechung wird bei Personalleitern vermutet, dass sie stellvertretend für den Arbeitgeber Kündigungen unterzeichnen können“, erklärt Martin Römermann.
Die Stellung muss allerdings im Vorfeld ausreichend bekanntgemacht und dieser Umstand dokumentiert worden sein.

Der Kündigungsberechtigte eines Unternehmens sollte aus diesem Grund, beispielsweise vor Antritt einer Reise, seinem Vertreter ein Dokument mit Originalunterschrift anfertigen, welches dem stellvertretenden Mitarbeiter die Vollmacht gibt, Kündigungen zu unterzeichnen. „Diese Vollmacht sollte der Vertreter einer Kündigung dann im Original beilegen.“