Dienstag, 01.08.2017

Foto: PeerCreative/Thinkstock/GettyImages

Willkommen am Bord: Eine erfolgreiche Integration von neuen Mitarbeitern spart auf lange Sicht Zeit und Geld bei der Rekrutierung.

Personal
Onboarding

Mit der richtigen Einarbeitung fühlen sich neue Mitarbeiter willkommen

Aller Anfang ist schwer – auch bei einem Arbeitsplatzwechsel. Damit neue Mitarbeiter nicht direkt wieder kündigen, gibt es verschiedene Onboarding-Konzepte, die für angenehmes Ankommen und eine umfassende Einarbeitung sorgen sollen.

Die Zahlen sind alarmierend: Jedes fünfte Arbeitsverhältnis endet Statistiken zufolge bereits in den ersten sechs Monaten. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer. Schließlich kostet die Rekrutierung neuer Mitarbeiter Zeit und Geld – ein Investment, das sich auch auszahlen sollte. Und gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kann es je nach Stelle mehrere Monate dauern, überhaupt einen neuen passenden Kandidaten zu finden. Auch deshalb versuchen viele Unternehmen, neuen Mitarbeitern vom ersten Tag an das Gefühl zu geben, willkommen zu sein.

Das fängt oftmals mit Dingen an, die eigentlich Selbstverständlichkeiten sein sollten. Sie habe es in früheren Jobs allerdings selbst erlebt, dass am ersten Tag nicht einmal der Computer richtig eingerichtet war, sagt Martina Kolesnik. Im Sinne des firmeneigenen Feelgood-Managements kümmert sie sich als Personalchefin heute gemeinsam mit ihrem Team darum, dass genau das bei Uniq nicht auch passiert. In dem Unternehmen, das vor allem für die Online-Reiseplattform Urlaubsguru.de bekannt ist, arbeiten mehr als 160 Menschen, die meisten davon in Holzwickede, einer Kleinstadt am Rande des Ruhrgebiets. Jeder Mitarbeiter, der neu dazukommt, durchläuft ein umfangreiches Onboarding-Programm. „Das beginnt bei uns schon mit der Einstellungszusage“, sagt Kolesnik. So bekommen die neuen Mitarbeiter einige Wochen vor ihrem ersten Arbeitstag ein Willkommenspaket zugeschickt, in dem sich neben einigen Werbeartikeln des Unternehmens auch ein Video oder Foto der jeweiligen Abteilung sowie ein „Stundenplan“ für die ersten Tage findet.

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Ausflüge ins Umland

Ist der neue Mitarbeiter dann da, dienen die ersten eineinhalb Tage der eigentlichen Einführung. „Dazu gehören unter anderem die Vorstellung des Unternehmens, aber auch ein Frühstück, bei dem sich die neuen Mitarbeiter untereinander kennenlernen“, so die Personalerin weiter. Gerade den neuen Mitarbeitern, die aus anderen Teilen Deutschlands oder gar aus dem Ausland kommen, erleichtere man so diesen Schritt und vermittle ihnen das Gefühl vom Ankommen in einer neuen Heimat. Daher gehören zum Onboarding in dem Unternehmen unter anderem auch Fahrten in das nahe Dortmund und andere Ausflüge in die nähere Umgebung.

Und weil ein neuer Job häufig auch Umzugsstress mit sich bringt, stellt das Unternehmen sogar vier Firmen-WGs zur Verfügung, in denen die neuen Mitarbeiter einige Zeit wohnen können, bis sie eine eigene Wohnung finden. Grundsätzlich gehe es beim Onboarding darum, den Neuankömmlingen ein „gutes Gefühl zu vermitteln“, sagt Kolesnik. „Wir wollen, dass sie sich entspannt und gut gelaunt in ihren neuen Job einfinden.“

Strukturierter Plan

Auch Yasmin Kurzhals sieht einen freundlichen Empfang als ersten wichtigen Schritt der Einarbeitung. „Jeder ist an seinem ersten Tag aufgeregt und möchte sich willkommen fühlen“, sagt Kurzhals, Head of Talentmanagement bei der Personalberatung Rundstedt und Partner. Sie empfiehlt Unternehmen, einen strukturierten Einarbeitungsplan zu entwickeln. Denn neben ganz alltäglichen Dingen wie zum Beispiel der Frage, wo man zum Beispiel einen Kaffee bekommt, fehle den Neuankömmlingen zudem das Wissen über firmeninterne Prozesse und Tools – egal, wie fit sie fachlich auch sein mögen. „So ein Einarbeitungsplan sollte dabei einen allgemeinen Teil haben und einen funktionsspezifischen“, sagt Kurzhals. „Denn der Vertrieb arbeitet mit anderen Tools als etwa die Buchhaltung.“

Beim Naturmedizinhersteller Pascoe in Gießen wird das Onboarding neuer Mitarbeiter daher gemeinsam vom jeweiligen Vorgesetzten, dem sogenannten Willkommenspaten und der Personalabteilung betreut. Zwar übernimmt die Personalabteilung den Empfang des neuen Mitarbeiters und führt diesen durch alle Abteilungen des Unternehmens. Am Arbeitsplatz stößt dann der jeweilige Vorgesetzte hinzu und begrüßt den Neuen in der Abteilung. Ähnlich wie bei Uniq gibt es auch bei Pascoe zudem ein Willkommenspaket, in dem sich neben allen wichtigen Informationen wie Verzeichnissen und einem „Notfallheft“ auch kleine Aufmerksamkeiten wie ein Notizblock, ein Kugelschreiber und ein Firmenaufkleber für das Auto befinden – aber eben auch ein für die Position ausgearbeiteter Plan mit Schulungen. Dazu gehören Basisschulungen etwa zum Datenschutz, die für alle Mitarbeiter relevant sind, genauso wie fachspezifische Schulungen, die innerhalb der ersten sechs Monate alle notwendigen Fertigkeiten vermitteln sollen.

„Stundenpläne“ zur „Einschulung“

Stellenweise erinnert die Wortwahl an den Beginn der Schulzeit, selbst in der Fachliteratur ist häufig von „Stundenplänen“ oder sogar der „Einschulung“ die Rede. Doch während man als Erstklässler in aller Regel einer von vielen Anfängern ist, ist das als Neuling in einem Unternehmen anders: Dort ist man nicht selten zumindest in der Abteilung der Einzige, der neu beginnt. Um hier Abhilfe zu schaffen, gibt es bei Uniq zum Beispiel einmal im Quartal einen „Newbie-Abend“. Dort treffen sich alle Mitarbeiter, die in den vorherigen drei Monaten neu angefangen haben – und also in ganz ähnlichen Situationen sind. Genauso wie das Onboarding schon vor dem ersten Arbeitstag beginnt – sei es durch E-Mail- oder Telefonkontakt oder sogar eine Einladung zu einer Firmenfeier –, sollte die Einarbeitungsphase auch nicht schon nach wenigen Wochen enden. Neben dem Schulungsprogramm, das sich durch das gesamte erste halbe Jahr zieht, gibt es zum Beispiel bei Pascoe in der Zeit drei Feedbackgespräche mit dem Vorgesetzten und eines mit der Geschäftsführung.

Diese Gespräche werden anhand eines festgelegten Fragebogens geführt, der unter anderem auch die Mitarbeiterzufriedenheit abfragt. Wichtig sei dabei unter anderem, ob der Mitarbeiter glücklich mit seiner Position und den ihm übertragenen Aufgaben ist, ob die eigenen Fähigkeiten damit übereinstimmen und ob er mit seiner Führungskraft und den Teammitgliedern zufrieden ist. Auch bei Uniq sind Feedbackgespräche ein wichtiges Element der Einarbeitung. „Mindestens alle drei Monate sind solche Gespräche angesetzt“, sagt Personalerin Martina Kolesnik, das erste schon nach 14 Tagen. „Außerdem zeigen wir den neuen Mitarbeitern, dass sie jederzeit mit uns sprechen können.“

Expertin Kurzhals, die auch Leiterin der Fachgruppe Employer-Branding, Recruiting und Social Media im Bundesverband der Personalmanager ist, rät ebenfalls zu regelmäßigen Gesprächen – „mindestens aber eines zur Mitte der Probezeit“. Und die dauert in der Regel genau die drei bis sechs Monate, die die Einarbeitungsphase alles in allem in Anspruch nimmt. In einigen Unternehmen gibt es darüber hinaus noch ein Paten- oder Mentorenprogramm. Das sei zwar nicht zwingend nötig, sagt Kurzhals. Zumindest sollte aber definiert werden, an wen sich der neue Mitarbeiter bei Fragen wenden kann. Bei Uniq ist das zum Beispiel durch von allen Mitarbeitern gewählte Vertrauenspersonen und Ansprechpartner im Feelgood-Management gelöst; fachliche Fragen werden durch die Teamkollegen beantwortet.

Viel Aufwand

Grundsätzlich ist nach Kurzhals’ Beobachtung das Onboarding-Prozedere in Konzernen in der Regel weiter entwickelt als in kleineren Unternehmen. „Erfahrungsgemäß sind kleine und mittlere Unternehmen personell mit weniger Ressourcen ausgestattet, so dass Konzepte und Umsetzungsmaßnahmen eines professionellen Onboardings nicht immer mit der höchsten Priorität behandelt werden“, erklärt die Expertin. Schließlich sei schon die Erarbeitung eines Konzepts mit sehr viel Arbeit verbunden, verschiedene Einarbeitungspläne für die unterschiedlichen Abteilungen im Unternehmen zu entwerfen sei eine weitere Belastung. Dort, wo es gemacht wird, scheint es zu funktionieren. Wie Uniq berichtet auch Pascoe von hohen Zufriedenheitswerten bei Mitarbeiterbefragungen und wenigen Kündigungen. Es habe „sich gerade in der aktuellen Befragung wieder gezeigt, dass sich nahezu 100 Prozent der neuen Mitarbeiter von Beginn an uneingeschränkt wohlfühlen“, heißt es bei dem Naturmedizinhersteller. Man freue sich „über viele langjährige Mitarbeiter, die unserem Unternehmen weiterhin treu sind“.

Trotz allem sparen sich noch immer viele, vor allem kleinere Unternehmer den Aufwand. Zum Beispiel Stephan Wagner. Er beschäftigt als Geschäftsführer des Automobilzulieferers Wagner Fahrzeugteile zwar etwa 500 Mitarbeiter. Die meisten davon seien jedoch schon seit Jahren im Unternehmen – nicht selten seit der Ausbildung. Neueinstellungen gebe es daher relativ selten, so dass sich die Ausarbeitung eines Konzepts kaum lohnen würde. Zudem ist sich Wagner sicher, dass es auch anders geht: „Heute möchte man alles in Prozessen definieren“, sagt er. „Bei uns gibt es stattdessen so etwas wie den gesunden Menschenverstand.“ Neue Mitarbeiter werden bei dem Unternehmen im Alltagsgeschäft eingearbeitet. Das sei natürlich eine gewisse Zusatzbelastung für die Kollegen, habe sich aber bewährt.

Info

Checkliste: Mitarbeiter richtig einarbeiten

Vor dem ersten Arbeitstag:

  •  Arbeitsausstattung organisieren (z.B. Computer nebst nötiger Passwörter, Telefon), gegebenenfalls Zugang zum Betrieb regeln (Schlüssel/Schlüsselkarte, Betriebsausweis o.Ä)
  • per Mail oder Telefon Rücksprache mit dem neuen Mitarbeiter halten, ob es noch offene Fragen gibt
  • den Kollegen mindestens in der Abteilung Bescheid geben, dass und wann ein neuer Mitarbeiter anfängt
  • Schulungsplan mit allgemeinen und fachspezifischen Schulungen in den ersten Wochen und Monaten erarbeiten
  • Ansprechpartner für Fragen (Mentoren, Vertrauensmitarbeiter) informieren und benennen
  •  „Willkommenspaket“ versenden bzw. Willkommensgeschenk(z.B. Blumenstrauß) besorgen


Am ersten Arbeitstag:

  • Empfang durch Personal- oder Fachabteilung
  • Vorstellung des Unternehmens, der Abteilung und der Kollegen
  • Klärung organisatorischer, fachlicher und alltäglicher Fragen
  • gemeinsames Mittagessen


In den ersten Wochen:

  • Einarbeitung in der Abteilung („Learning on the Job“)
  • Schulungen
  • Kennenlernen der Kollegen
  • Feedback einholen und geben
  • „Newbie-Abend“ oder andere Veranstaltungen organisieren


Bis zum Ende der Probezeit:


  • Schulungen fortsetzen
  • regelmäßige Feedbackgespräche
  • Kennenlernen von anderen Abteilungen und Standorten

Der Text gehört zu einem Thema aus der Markt-und-Mittelstand-Ausgabe 5/2017. Hier können Sie das Heft bestellen und „Markt und Mittelstand“ abonnieren.