Donnerstag, 06.07.2017
Gut geplant ist halb gewonnen. Das gilt nicht nur für das Urlaubsgepäck, sondern auch für die Vorbereitung der Abwesenheit im Büro.

Foto: Flying Colours Ltd/Thinkstock/Getty Images

Gut geplant ist halb gewonnen. Das gilt nicht nur für das Urlaubsgepäck, sondern auch für die Vorbereitung der Abwesenheit im Büro.

Personal
Vorbereitungen im Büro

So können Sie im Urlaub richtig abschalten

Sommerzeit ist Ferienzeit – doch die Abwesenheit will auch im Büro vorbereitet sein. Wir geben Tipps, wie Führungskräfte guten Gewissens verreisen können.

Und plötzlich ist er da, der langersehnte Urlaub. Vor Monaten wurde der Termin festgelegt, die Reise ist gebucht und vorbereitet. Ein, zwei Tage sind noch übrig, um auch im Büro alles zu regeln.

Zu wenig, wenn man Experten glaubt. „Statt hektisch bis zur letzten Minute zu arbeiten, sollten Führungskräfte schon die Woche vor dem Urlaub gut planen“, empfiehlt der Tüv Rheinland. Dazu gehöre es, „Aufgaben Schritt für Schritt abzuarbeiten sowie wichtige und komplizierte Themen nicht auf die letzten Arbeitstage zu schieben“. Stattdessen solle der Urlaub gründlich vorbereitet werden.

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Vertreter, Abwesenheitsnotiz und Übergabe

Am wichtigsten dabei: die Auswahl und das Briefing eines Vertreters. Dazu gehört laut den Tüv-Experten vor allem, dass die Person weiß, was sie zu tun hat und wie sie auf voraussichtlich auftretende Probleme reagieren kann. Schließlich ist die Vertretung in aller Regel nicht nur innerhalb des Unternehmens die Ersatz-Ansprechperson, sondern steht auch in der Abwesenheitsnotiz der verreisten Person.

Was in eine solche automatische Abwesenheitsnotiz gehört, sollte im Idealfall für das gesamte Unternehmen geregelt sein. Normalerweise enthält sie die Info, ob E-Mails weitergeleitet werden, ab wann der Empfänger wieder im Büro ist und wer in wichtigen Fällen Ansprechpartner ist. Tipp: In vielen Mailprogrammen lassen sich für verschiedene Empfängergruppen unterschiedliche Abwesenheitsnotizen und damit auch unterschiedliche Ansprechpartner angeben. Das kann nützlich sein, wenn man für unterschiedliche Aspekte der Arbeit unterschiedliche Kollegen als Vertretung ausgewählt hat.

Sind dann am letzten Tag vor dem Urlaub alle aktuellen Aufgaben abgeschlossen (oder zumindest das, was vor dem Urlaub zu schaffen war), fehlt noch die Übergabe an die Vertretung. Hier bietet sich meist ein Gespräch mit anschließender Zusammenfassung in einer E-Mail an. Geklärt werden sollte hier, wie weit die Projekte fortgeschritten sind, wo vielleicht noch Probleme auftreten können, was dringend erledigt werden muss und was liegen bleiben kann. Für absolute Notfälle sollte die Vertretung auch eine Telefonnummer des Urlaubers haben – allerdings sollte auch definiert werden, ab wann ein Notfall tatsächlich auch einer ist.

Ist auch das geschafft, steht dem Urlaub nichts mehr im Wege. Allerdings empfiehlt der Tüv Führungskräften, nicht direkt vom Büro in den Urlaub zu starten, sondern zunächst ein paar Tage zuhause zur Ruhe zu kommen – sonst steige das Krankheitsrisiko in den ersten Urlaubstagen.