Donnerstag, 18.05.2017
Recht und Ordnung: Compliance-Systeme sollen dafür sorgen, dass sich alle Mitarbeiter an das Gesetz halten.

Foto: utah778/Thinkstock/Getty Images

Recht und Ordnung: Compliance-Systeme sollen dafür sorgen, dass sich alle Mitarbeiter an das Gesetz halten.

Recht & Steuern
Braucht die GmbH ein Compliance-System?

Braucht die GmbH ein Compliance-System?

Das Thema Compliance wird auch im Mittelstand immer wichtiger. Aber was versteht man eigentlich genau unter dem Begriff. Und in welchem Umfang muss man sich als GmbH-Geschäftsführer damit befassen? Teil 8 unserer Serie.

Als Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht wird man oft von unternehmerischen Mandanten gefragt, was nach dem Gesetz und der Rechtsprechung im Bereich „Compliance“ zu beachten ist. Braucht jedes Unternehmen eine Compliance-Abteilung und einen Compliance-Beauftragten? Was versteht man eigentlich genau unter „Compliance“ und in welchem Umfang muss man sich als GmbH-Geschäftsführer damit befassen?

Begriff, Neubürger-Entscheidung des Landgerichts München I und gesetzliche Wurzeln

Unter „Compliance“ versteht man die Legalität aller Handlungen eines Unternehmens sowie die praktisch-organisatorische Sicherstellung, dass ein Unternehmen und alle seine Verantwortlichen und Mitarbeiter alle Gesetze und sonstigen rechtlichen Bestimmungen kennen, beachten und einhalten. Der Begriff wird also im weiteren Sinne für ein Organisationsmodell verwendet, mit dem die Geschäftsleitung eines Unternehmens sicher stellt, dass die Rechtsmäßigkeit des Handelns aller gewährleistet ist.

Im klassischen Gesellschaftsrecht ist das Thema zwar nicht namentlich geregelt, Rechtsprechung und Wissenschaft leiten es jedoch aus der allgemeinen Verantwortung der Geschäftsleitung her, die Gesellschaft mit der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes zu deren Wohle zu leiten und alle Gesetze, den Gesellschaftsvertrag und alle Weisungen der Gesellschafterversammlung zu beachten.

Aufgrund einiger spektakulärer Vorgänge mit Bestechungen und schwarzen Kassen, bei denen Vorstände vor Gericht gestellt wurden, gelangte das Thema breitenwirksam an die Öffentlichkeit. Tragisch endete die Affäre um den Siemens-Finanz-Vorstand Hans-Joachim Neubürger, welcher sich zivilrechtlich wegen von Siemens betriebener schwarzer Kassen und Korruption vor dem Landgericht München zu rechtfertigen hatte und trotz einer Einigung mit Siemens kurz darauf den Freitod wählte.

Schutz der Geschäftsleitung vor Haftung bei einem rechtswirksamen Compliance-System

Die Einrichtung und Aufrechterhaltung eines zum Unternehmen maßgeschneidert passenden Compliance-Systems schützt die Geschäftsleitung vor persönlicher Haftung. Und zwar auch dann, wenn trotz ständiger Rechtsschulungen und Belehrungen in den Bereichen Zivilrecht, Strafrecht, Verwaltungsrecht und branchentypischer Rechtsbereiche Mitarbeiter im Unternehmen heimlich Straftaten begehen oder wenn trotz vorhandener Risikoüberwachungsmechanismen Sorgfaltspflichten und Verkehrssicherungspflichten verletzt werden und dadurch ein Schaden entsteht. Somit liegt das Thema im höchstpersönlichen Eigeninteresse jedes GmbH-Geschäftsführers, um sowohl Schaden von Dritten als auch vom Unternehmen und ebenso auch eine Haftung von sich abzuwenden.

Compliance-Anforderungen an jedes Unternehmen

Eine gesonderte Compliance-Pflicht besteht grundsätzlich nicht. Vielmehr kann das Bündel an Organisationspflichten, die zur Sicherung der unternehmerischen Rechtmäßigkeit erforderlich sind, als Compliance bezeichnet werden. Die wichtigsten Bestandteile zur Durchsetzung der Legalitätspflicht sind: Sorgfältige Auswahl und Aufgabenzuweisung der Mitarbeiter, Aufklärung der Mitarbeiter, die Kontrolle der Mitarbeiter und der Arbeitsmittel sowie die Sanktionierung im Schadensfall. Risiko- und Großunternehmen müssen mindestens einen Compliance-Beauftragten haben, gegebenenfalls sogar eine eigene Complianceabteilung und eine eigene Revisionsabteilung einrichten, welche Mitarbeiterschulungen und regelmäßige Kontrollen durchführen. Die Pflichten intensivieren sich, sobald die Gesundheit oder das Leben von Menschen potenziell gefährdet sind. Die Geschäftsleitung hat ein freies Ermessen, wann welche Maßnahmen zu ergreifen sind, um die Legalitätspflicht durchzusetzen. 

Umfang der Compliance im Rahmen des Möglichen, Erforderlichen und Zumutbaren

In der Neubürger-Entscheidung hat das Landgericht München I übergreifend und allgemeingültig klargestellt, dass für die Frage, in welchem Umgang Compliance stattzufinden hat, vor allem Art, Größe, Organisation des Unternehmens, die Vielfalt und Bedeutung der zu beachtenden Vorschriften, die geografische Präsenz, Vertriebswege im In- und Ausland, die Konzernstruktur und reale Verdachtsfälle in der Vergangenheit als Kriterien heranzuziehen sind. Aus fachanwaltlicher Sicht ist zusätzlich zu empfehlen, dass die Geschäftsleitung Überwachungsmöglichkeiten prüft, die unternehmensspezifische Anfälligkeit für Verstöße untersucht und die Wahrscheinlichkeit und das Schadensausmaß von Risikoverwirklichungen bei den eigenen Produkten und Produktionsanlagen unter Berücksichtigung des Stands von Wissenschaft und Technik überprüfen lässt.

Spezielle umfangreiche Vorschriften

Spezielle umfangreiche Compliance-Vorschriften gibt es zum Beispiel für börsennotierte Unternehmen, Unternehmen mit einer besonderen Größenordnung oder einem besonderen Gefährdungspotential für Mensch und Natur sowie für Wertpapierhandelsunternehmen und Versicherungsunternehmen. In jedem Fall sollte sich die Geschäftsleitung einer mittelständischen GmbH umfassend anwaltlich beraten lassen, am Besten in halbjährlichen Abständen. Schließlich können aktuelle Entwicklungen oder  andere konkrete Anlässe eine umfangreichere Ausgestaltung der Compliance-Organisation des Unternehmens nötig machen.

Info

Checkliste: Die wichtigsten Compliance-Pflichten

  • Gefahrenverhütung durch sichere Produktionsmethoden und laufende Produktionsüberwachung
  • Korrekte Wartung und Überprüfung der Arbeitsmittel auf Sicherheit und Funktionstüchtigkeit
  • Regelmäßige Stichprobenuntersuchungen bei den Produkten
  • Sorgfältige Mitarbeiterauswahl und Mitarbeiterschulungen
  • Aufklärung der Mitarbeiter über alle für ihre Arbeit wichtigen Rechtsnormen
  • Überwachung und Kontrolle der Mitarbeiter
  • Einrichtung eines Informationssystems, um Verstöße direkt an die Geschäftsleitung zu melden, gegebenenfalls auch mit anonymer Meldemöglichkeit (Whistleblower-Hotline)
  • Im Verdachtsfall oder im Schadensfall: Als Geschäftsleiter sofort alle erforderlichen Maßnahmen einleiten, um für die Wiederherstellung der Legalität und die Schadensbegrenzung zu sorgen. Strenges Vorgehen gegen Pflichtverletzer im Unternehmen bis hin zu Entlassung, je nach den gesetzlichen Möglichkeiten und den Gesamtumständen Geltendmachung von Schadensersatzforderungen und Stellen einer Strafanzeige. Ferner muss sofort für die Verbesserung des Compliance-Systems gesorgt werden, um zukünftige Schadensfälle zu vermeiden.
Autor

Dr. Babette Gäbhard, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Handels- und Gesellschaftsrecht und für Bank- und Kapitalmarktrecht.

Wann eine GmbH zahlungsunfähig oder überschuldet ist und was man als GmbH-Geschäftsführer bei Insolvenzreife veranlassen muss, finden Sie nächsten Artikel unserer Reihe GmbH-Handbuch für Mittelstand.