Videokonferenzen: welche einfachen Tools helfen

Die Politiker machen es in der Corona-Krise vor: Ob auf europäischem Parkett oder auf Landesebene – statt gegenseitiger Besuche und Händeschütteln ist soziale Distanz angesagt. Dafür winken sie sich per Videokonferenzen zu, was den Vorteil hat, dass sie gar nicht erst ins Flugzeug steigen müssen, sondern in den Büros bleiben können. Und die Umwelt freut sich.

Weniger gut steht es um die Wirtschaft. Vor allem die Unternehmen trifft es hart. Seit Mitte März ist klar, dass weltweit und in Deutschland der Ausnahmezustand einer Pandemie herrscht. Da heißt es, Menschenmengen zu vermeiden. Im Frühjahr gab es kaum eine Messe, die nicht auf Jahresmitte verschoben, kaum eine Tagung oder einen Kongress, die nicht vertagt oder gänzlich abgesagt wurden, um die Ausbreitung von Covid-19 einzudämmen.

Audio und Video

Doch die Steuerung wirtschaftlicher Aktivitäten lässt sich nicht in der Hoffnung auf bessere Zeiten ad ultimo verlagern. Daher geht es im Moment in erster Linie darum, die Geschäfte und die Kommunikation mit Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten unter Katastrophenbedingungen aufrechtzuerhalten. Hier gilt es, eine kurzfristige und schnelle Lösung unter den Angeboten für Konferenzsoftware zu finden. Dazu gehören natürlich die Hardwareausstattung wie ein Monitor mit Kamera oder eine Webcam sowie ein Headset oder Lautsprecher und Mikrofon – und zwar für jeden Teilnehmer. Das ist noch der einfachste Teil der audiovisuellen Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Anspruchsvoller wird es bei der Software. Blizz, Cisco Webex Meetings, Microsoft Teams, Skype oder Slack lassen sich auf so gut wie allen modernen Rechnern oder Tablets mit unterschiedlichen Betriebssystemen installieren. Für interne Zwecke wie die Anbindung der Mitarbeiter vom Homeoffice zum Unternehmen genügen sie.

In der Regel sind es kleine Beträge, die die Hersteller dieser fünf Produkte verlangen. Trotzdem sollte man die Angebote erst prüfen, ehe man sich bindet. Aber die unterschiedlichen Preismodelle können sich für kleinere und mittlere Unternehmen als unangenehme Überraschung entpuppen. Die gute Nachricht: Wer gar kein Geld ausgeben will, findet ebenso eine Lösung wie derjenige, dessen Ansprüche an die Qualität seiner Videobesprechungen hochauflösend sind.

So ist das Programm Blizz von Teamviewer für bis zu fünf Teilnehmer kostenlos, bietet in diesem Fall aber keine Gesprächsaufzeichnung. Diese Memofunktion sowie Support und Auswertungen sind erst ab der Crew-Version (bis zu 25 Teilnehmer) für eine kostenpflichtige Organisator-Lizenz von 14 Euro pro Monat zu haben.

Teurer ist Slack in der Standard-Variante für kleine und mittlere Unternehmen; pro aktiven Benutzer und Monat sind 7,50 Euro fällig. Hier sind bis zu 15 Teilnehmer bei Videokonferenzen möglich. Kostenlos sind Videokonferenzen mit bis zu 50 Teilnehmern bei Skype von Microsoft, allerdings mit starken Qualitätseinbrüchen bei Bild und Ton, wenn mehrere Teilnehmer konferieren.

Mit solchen Problemen muss man bei Skype for Business nicht rechnen. Das Produkt wurde von Microsoft in Teams überführt, das wiederum ein Bestandteil von Office 365 ist. Bis zu 300 Teilnehmer können in Teams Videoanrufe kostenlos durchführen, müssen aber für ein Office-Paket zahlen. Die Variante „Business Premium“ kostet 10,50 Euro pro Nutzer im Monat. Dafür aber sind alle Office-Funktionen wie Word, Excel oder Powerpoint dabei.

So wird die Videokonferenz zum Erfolg

• Feste Regeln: Verunsicherung, Unmut und Frust sind programmiert, wenn keine verbindlichen Kommunikationsregeln aufgestellt sind. Transparente und klare Rahmenbedingungen helfen den Mitarbeitern, die visuelle Mobilität sinnvoll zu nutzen.
• Mobile Arbeitsumgebung: Ob digitalisierte Dokumente, Zugriff auf das Firmennetzwerk oder virtueller Kontakt zu Kunden und Kollegen – um mobil sinnvoll arbeiten zu können, muss die digitale Infrastruktur des Büros stimmen und auf dem neuesten Stand sein.
• Huddle-Rooms: Die Meetingräume mit Video-Collaboration-Systemen sollten speziell für Teammeetings und Videokonferenzen eingerichtet sein. Sie verfügen neben einem Bildschirm und einer Weitwinkelkamera über Mikrofone und Lautsprecher, damit eine nahtlose Kommunikation mit den Kollegen möglich ist.
• Webcams und Headsets: Was bei der Ausstattung für Büroräume gilt, ist auch für die mobilen Mitarbeiter wichtig. Nur das entsprechende Audio- und Videozubehör versetzt Remote-Arbeiter in die Lage, mit den Kollegen zu kommunizieren.
• Zuverlässige Videokonferenz-Software: Hochwertige Hardware ist ohne funktionierende Videokonferenz-Programme wenig sinnvoll. Schlechte Verbindungsqualität oder gar Abbrüche der Übertragung stellen den Sinn des mobilen Arbeitens in Frage.

Quellen: Markt und Mittelstand, Logitech

Wer nur Videokonferenzen durchführen will, findet in Webex Meetings von Cisco eine recht günstige Anwendung. In der Gratisversion können bereits bis zu 100 Teilnehmer Videobesprechungen durchführen. Doch wer dagegen Wert legt auf Aufzeichnungen und ein individuelles Benutzermanagement (hinzufügen, verwalten, entfernen) durch den Administrator, ist mit der Starter-Version für 12,85 Euro pro Monat und Gastgeber besser bedient, kann dann aber nur maximal 50 Teilnehmer in eine Videokonferenz einladen.

Mit diesen Tools lässt sich die Kommunikation mit (fast) persönlicher Präsenz bei wichtigen Gesprächen aufrechtzuerhalten. Nebeneffekt: Die Unternehmen können sich bei der Suche nach Fachkräften als moderner, digitalaffiner und attraktiver Arbeitgeber präsentieren – aus der Not entsteht eine Tugend. „Videokonferenzen sind ein Werkzeug, um den Workplace-Trends zu genügen“, sagt René Schulz von Logitech, einem Hardwarehersteller von IT-Peripherie wie Tastaturen, Webcams und Videolösungen. Wer sich nicht selbst mit der Technik beschäftigen will oder einen professionellen Ersatz für eigene Veranstaltungen sucht, kann sich beispielsweise einen Anbieter von Videokonferenzen ins Haus holen, der sämtliche Video-Komponenten gleich mitbringt. Maximilian Pohl, Geschäftsführer des Veranstaltungsdienstleisters Evernet: „Wir fahren zu den Unternehmen und betreuen die Videokonferenz.“