Freitag, 08.11.2013
Weihnachtsfeier 2013 kommt mit neuen Regeln

Ausgaben für Betriebsfeiern: Steuerliche Änderungen beachten

Für die steuerliche Behandlung von Betriebsfeiern müssen Unternehmer Regeln beachten. Sonst drohen Überraschungen beim Finanzamt. Entscheidungen des Bundesfinanzhofes klären die Rechtslage.

Weihnachtliche Harmonie zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer lässt sich am besten während gemeinsamer Feierstunden im milden Kerzenlicht zelebrieren. Doch ist die Betriebsfeier noch so besinnlich, sie ist mit einer Menge Arbeit verbunden – vor allem, wenn Unternehmer Steuervorteile geltend machen wollen. Ob Anzahl der Gäste, Kosten für Verköstigung und eingeladene Künstler oder Auswahl der Geschenke: Bei der Kalkulation der Ausgaben ist Vorsicht geboten. Sind sie nur einen Cent zu hoch, können sie nach der Betriebsfeier für Ärger mit dem Finanzamt sorgen.

Betriebsfeiern: Eine Sache der Definition

Für die Betriebsfeier gilt eine klare Definition: Sie findet im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers statt. Er will das Betriebsklima verbessern und die Motivation seiner Mitarbeiter erhöhen. Damit zählt die Feier als betriebliche Veranstaltung und ist für die Arbeitnehmer steuer- und sozialabgabenfrei. Damit die Betriebsfeier jedoch nicht nur intern in der Firma, sondern auch beim Finanzamt als solche gilt, müssen Unternehmer einige Regeln beachten:

Betriebsfeiern dürfen höchstens zweimal im Jahr stattfinden. Dabei gilt: Alle Arbeitnehmer müssen für die Weihnachtsfeier, den Betriebsausflug oder das Firmen-Jubiläum eingeladen sein. Ausnahmen gibt es nur, wenn Mitarbeiter etwa für den Notdienst abbestellt werden müssen. Von zentraler Bedeutung für die steuerliche Behandlung der Betriebsfeier ist außerdem die Höhe der Ausgaben. Die Dauer der Betriebsfeier ist nicht entscheidend.

Die Ausgaben dürfen nicht über einer Freigrenze von 110 Euro pro Kopf (einschließlich Umsatzsteuer) liegen. Bei einem Überschreiten dieser Grenze bewertet das Finanzamt das gemeinsame Miteinander von Arbeitgeber und –nehmer als geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer. Damit ist die Feier lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Ausgaben für Betriebsfeier: Neue Regeln für Begleitpersonen

Bislang wurden die Ausgaben für Begleitpersonen dem Arbeitnehmer zugerechnet. Das hat sich mit einer Entscheidungen des Bundesfinanzhofs (BFH) von Mai dieses Jahres (VIR 7/11) geändert. Fortan werden die Aufwendungen auf alle Gäste verteilt. Das bedeutet für die Berechnung der 110-Euro-Freigrenze, dass die Gesamtausgaben des Unternehmers für die Betriebsfeier durch die Gesamtzahl der Gäste und nicht nur durch jene der Arbeitnehmer geteilt werden. „Hier empfehlen wir allerdings dringend, aus Nachweisgründen eine Anwesenheitsliste zu führen“, rät Wolfgang Roth, Präsident des Steuerberaterverbandes (StBV) in Rheinland-Pfalz.

110-Euro-Freibetrag: Welche Ausgaben werden steuerlich anerkannt?

Nicht alle Ausgaben des Unternehmers fallen unter die 110-Freigrenze. Laut einer weiteren Entscheidung des BFH (VIR 94/10) sind es nur jene Ausgaben, die für den Mitarbeiter eine „objektive Bereicherung“ bedeuten. Dazu zählen Getränke und Speisen genauso wie eingeladene Künstler oder anderweitige Darbietungen. Wichtig: Die Kosten für die Miete des Veranstaltungsraumes oder für einen engagierten Veranstalter zählen nicht dazu. Diese Ausgaben müssen laut einem Sprecher des BFH vom Unternehmer als allgemeine Betriebskosten in seiner Steurerklärung angegeben werden.

Das Ein-Cent-Risiko

Bei der Kalkulation der Ausgaben ist Vorsicht geboten. Überschreiten die durchschnittlichen Ausgaben pro Gast die 110-Euro-Freigrenze um nur einen Cent, sind alle Aufwendungen steuerpflichtig. Ist dies nicht zu vermeiden, können Unternehmer mit ihren Mitarbeitern vor der Feier ausmachen, dass diese eine entsprechende Zuzahlung leisten.

Geschieht dies nicht und das Ergebnis der Division des Finanzamts aus Gesamtausgaben durch Anzahl der Gäste liegt über 110 Euro, haben Unternehmer zwei Möglichkeiten. Über beide müssen sie ihre Mitarbeiter informieren. Entweder besteuern sie die Betriebsfeier mit einem pauschalen Steuersatz von 25 Prozent. Hinzu kommen für Arbeitnehmer dabei der Solidaritätszuschlag und – sofern sie Kirchenmitglied sind – die Kirchensteuer. Die Beitragszahlung zur Sozialversicherung entfällt.

Eine andere Möglichkeit ist den Anteil der Ausgaben, der über der 110-Freigrenze liegt, zum steuerpflichtigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers hinzuzurechnen. Für den bringt das einen Nachteil – in diesem Fall fallen alle Lohnsteuer- und Sozialversicherungsabzüge für den Arbeitnehmer an.

Freibetrag: 110 Euro sind zu wenig

Unternehmensberaterin Margitta Heinecke der Berliner Firma Existentia hält die Änderungen für die Ausgaben bei Betriebsfeiern aus Unternehmersicht für unbedeutend: „Ich glaube nicht, dass Unternehmer ihre Betriebsfeier künftig anders planen“, sagte Heinecke auf Anfrage von Markt und Mittelstand. „Entweder haben sie das Geld oder nicht." Ob die Kosten für die Begleitperson eines Mitarbeiters in die Berechnung des erlaubten Freibetrags einfließen oder nicht spiele dabei keine Rolle.
 
Die Höhe des Freibetrags von 110 Euro hält sie generell jedoch für zu niedrig – vor allem, da die Umsatzsteuer darin eingeschlossen ist. Das hat zur Folge, dass bei Abzug des allgemeinen Mehrwertsteuersatzes nur noch 89,10 Euro übrigbleiben. Heinecke fordert: „Diese Grenze gehört angehoben.“

Betriebsfeier: Kostenfalle Mitarbeitergeschenk

„Unternehmer müssen genau darauf achten, welche Ausgaben als Geschenk gelten, denn dazu zählt auch die bezahlte Taxifahrt nach der Betriebsfeier“, betonte Unternehmensberaterin Heinecke. Aus eigener Erfahrung weiß die Arbeitgeberin: „Wenn man da nur einen Cent drüber ist, wird es teuer.“ 40 Euro darf der Betrag für Sachgeschenke eingerechnet der Umsatzsteuer nicht überschreiten. Liegt er darüber, sind auch die Geschenke bei der Betriebsfeier lohnsteuerpflichtig. Laut Finanzamt können sie nicht mehr als Teil der Kosten für die Betriebsfeier zählen, sondern bedeuten für den Arbeitnehmer eine zusätzliche Form der Entlohnung.

Betriebliche Weihnachtsfeier: Beschenken unter Regelwirrwarr

Der Wert der Geschenke wird in die 110-Euro-Freigrenze vom Fiskus eingerechnet. Beispiel: Liegen die Ausgaben für das Geschenk eines Mitarbeiters für den Unternehmer nur bei 30 Euro, die übrigen Aufwendungen durch Kosten für Verköstigung und Rahmenprogramm jedoch bereits bei 90 Euro, sind alle Abgaben steuerpflichtig. Denn in diesem Fall wurde mit Geschenk und anderen Ausgaben die 110-Euro-Freigrenze überschritten.
 
Wenn aber die 110-Euro-Freigrenze nicht überschritten, sind zwei Konsequenzen möglich. Hat der Arbeitgeber seine Mitarbeiter in dem Monat der Feier bereits mit einer Aufmerksamkeit im Wert von erlaubten 44 Euro pro Monat beschenkt, muss er seine Ausgaben versteuern. Liegt der Wert des Betriebsfeier-Geschenks jedoch zwischen 40,01 Euro und 44 Euro und die Mitarbeiter wurden im Monat der Feier noch nicht beschenkt, ist das Geschenk für den Arbeitnehmer steuerfrei.

Doch nicht nur der Wert des Geschenks ist entscheidend. Auch müssen Arbeitgeber darauf achten, wann sie ihre kleinen Aufmerksamkeiten an ihre Mitarbeiter überreichen. Nur, wenn dies während der Betriebsfeier als Teil des Programms geschieht, sind die Geschenke abgabenfrei.

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