Donnerstag, 17.10.2013
IT-Einkauf: Ein Pflichtenheft sorgt für eine einfachere Abwicklung.

Quelle: Thinkstock / Getty Images

IT-Einkauf: Ein Pflichtenheft sorgt für eine einfachere Abwicklung.

Einkauf
An alles gedacht beim Pflichtenheft?

Checkliste: Leitfaden für den IT-Einkauf

Um beim IT-Einkauf nicht den Überblick zu verlieren, oder Unstimmigkeiten zwischen beteiligten Partnern von vorneherein zu eliminieren, ist ein Pflichtenheft unabdingbar geworden. Eine Checkliste mit wichtigen Schritten und versteckten Tücken.

IT-Einkauf

Ein Pflichtenheft unterstützt den Erhalt der Planungs- und Investitionssicherheit und ist außerdem der Wegweiser  zur Zusammenstellung des Lastenhefts, welches schließlich die Anforderungen hinsichtlich Liefer- und Leistungsumfang beinhaltet. Ein Pflichtenheft ebnet den Beginn eines Projekts und bildet als verbindliche Leitlinie.

Vor der Erstellung des Pflichtenhefts:

  • Ziel festalten: Welche Ziele möchten Sie durch den geplanten IT-Einkauf erreichen? Zum Beispiel:  Steigerung der Umsätze, Senkung der Kosten, Erhöhung der Kundenzufriedenheit, Erschließung neuer Absatzmärkte.

  • Klar abgrenzen: Ein Ziel definiert sich dadurch, dass Sie messbare Größen und ein Zieldatum festlegen können. Daher genügen allgemeine Angaben nicht: Sie können sonst nicht messen, ob ein Ziel erreicht wurde.

  • Spezialisten einbeziehen:  Gerade für kleine und mittlere Unternehmen bedeutet der IT-Einkauf eine große Herausforderung. Häufig verlangt der Schritt ins eBusiness die intensive Auseinandersetzung mit neuen Medien. Es empfiehlt sich, externe Spezialisten einzubeziehen.

Inhalte Pflichtenheft: IT-Einkauf

  • Kurzbeschreibung der Unternehmenssituation: Legen Sie ein Profil Ihres Unternehmens an, für sich selbst und Ihren Dienstleister, um den Handlungsbedarf und die Einsatznotwendigkeit des geplanten Einkaufs darzulegen. Beschränken Sie sich dabei auf die für das Projekt wesentlichen Informationen.

  • Welche Technik und EDV befindet sich bereits im Unternehmen? Erfassen Sie die bestehende EDV-Landschaft in Ihrem Unternehmen. Betrachten Sie dabei die vorhandene Soft- und Hardware und die Kompatibilität zwischen den Systemen (existieren beispielsweise Insellösungen?) und beachten Sie dabei unter anderem auch Netzwerkstrukturen, Internetzugänge und Servereinsatz.

  • Mitarbeiter mit einbeziehen: Erfassen Sie, welche Mitarbeiter oder Abteilungen in Ihrem Unternehmen an den Prozessen beteiligt sein werden. Sie sollten frühzeitig zu Projektbeginn ein Projektteam zusammenstellen: Es ist für den Erfolg des Projekts von entscheidender Bedeutung, dass alle „Betroffenen“ von Beginn an beteiligt sind.

  • Skizzierung des Sollzustands und Ermittlung der Anforderungen: Allgemeine Anforderungen

         - Wirtschaftlichkeit, Produktivität: Arbeitet das System wirtschaftlich?
         - Sind Auslastung der Hardware und Verarbeitungszeiten optimal?
         - Standardeinsatz: Werden die zurzeit gängigen Standards unterstützt?
         - Sicherheit: Ist das System sicher vor Zugriffen von außen?
         - Modularität, Ausbaufähigkeit: Besteht das System aus unabhängigen   
            Modulen, so dass jederzeit einzelne Module hin zugefügt oder entfernt    
            werden können?
         - Kompatibilität: Ist das System verträglich mit anderen
            Anwendungsprogrammen und der genutzten Hardware?    

  • Planung der Umsetzungsschritte in einem Arbeits- und Zeitplan:

    Ein möglichst detaillierter Arbeits- und Zeitplan ist notwendig, um das Projekt ohne Verzögerungen umsetzen zu können. Planen Sie sowohl die Dauer als auch die terminliche Festlegung, soweit dies vorab möglich ist.
Info

Häufige Gründe für Verzögerungen

• Schwer erfassbarer Aufwand zur Datenaufbereitung

 

• Erheblicher Abstimmungsaufwand mit IT-Dienstleistern

 

• Fehlende Berücksichtigung von Urlaubs- und Krankheitszeiten

  • Aufstellung von Kostenplan und Erfolgskontrolle für das Projekt:


Berücksichtigen Sie bei der Anfertigung eines Kostenplans nicht nur die Materialkosten für Soft-und Hardware sowie Projektkosten für ihren externen Dienstleister, sondern auch den internen Mehraufwand Ihrer Mitarbeiter. Des Weiteren können Kosten für Anpassungs- und Schnittstellenprogrammierungen zur Anbindung an bestehende Systeme entstehen.

Um den Überblick über den Erfolg des Projekts zu wahren, müssen die eingangs geplanten Ziele während des Projekts laufend geprüft werden, damit rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden können, falls Probleme auftreten.

Des Weiteren sollten auch nach Beendigung des Projekts die geplanten und tatsächlich umgesetzten Aktivitäten gegenübergestellt werden, um eventuelle Abweichungen hinsichtlich der Ursachen und Folgen zu analysieren: Welche Zusatzanforderungen sind im Laufe des Projekts entstanden? Welche Fehler sind Ihnen unterlaufen? Welche Fehler sind auf Seiten des Dienstleisters  vorgekommen?

Lernen Sie aus diesen Erfahrungen, damit das nächste Projekt mit weniger Verzögerungen ausgeführt werden kann.

Info

Achtung: Prüfen Sie, ob nach Abschluss des Projekts laufende Kosten wie beispielweise Lizenzgebühren, Wartungskosten oder Kosten für Updates anfallen. Nachträgliche Anforderungen, die erst im Laufe des Projekts an den Dienstleister gestellt werden, können sich negativ auf die Zeitplanung auswirken.

Zudem verursachen sie Zusatzkosten, wenn sie nicht im Pflichtenheft als konkrete Anforderung enthalten sind. Durch fest definierte Aufgabenpakete lassen sich unter Umständen Pauschalpreise verhandeln.


Für mehr Informationen und ausführlichere Angaben klicken Sie hier:
Linktipp und Quelle: Prozeus