Dienstag, 07.06.2016

Bei Loesche, einem Hersteller für Mahltrocknungs- und Mahlanlagen (unser Bild) wurden durch den Wechsel zum Baugruppeneinkauf hohe Einsparungen im Einkauf erzielt.

Bildquelle: Loesche

Einkauf
Was Einkäuer wissen sollten

Einkauf im Unternehmen: 10 Insider-Tipps

Einkauf im Unternehmen ist zu einer wichtigen strategischen Säule geworden, die Mittelständler vor enorme Herausforderungen stellt. Zehn praktische Tipps zu detaillierten Analysen, Machtkämpfen, Fallen oder Total-Cost-of-Ownership, die Einkäufer in ihrer täglichen Arbeit unterstützen.

Der Einkauf sitzt in der Schaltzentrale der Unternehmen und kann einen hohen Wertbeitrag leisten. Mit einem immer stärkeren Margendruck im Verkauf ist der Einkauf im Unternehmen auch in vielen mittelständischen Betrieben zu einer strategischen Säule geworden. Dabei gilt erfahrungsgemäß: Je näher die Beschaffung an der Geschäftsführung angesiedelt ist, desto größer ist ihr Spielraum. Und damit auch ihr Wertbeitrag zum Unternehmen. Doch der Weg zum strategischen Erfolgstreiber Einkauf ist oft mühsam. Das komplizierte Beziehungsgeflecht aus Einkauf, Fachabteilungen und Lieferanten verlangt dem Einkäufer ohnehin schon viel ab.

Wie sich Einkäufer trotzdem erfolgreich durchsetzen, zeigen unsere praktischen Hilfen, die sich im Alltag bewährt haben. Wir haben die zehn besten Techniken und persönlichen Erfahrungen aus Gesprächen, Xing-Foren und Konferenzen zusammengetragen als eine Essenz für Verbesserungen im Einkauf.

Tipp 1: Risiken in der Lieferkette umschiffen

Mittelständische Unternehmen können ihre Lieferketten oft nur schwer überblicken. Mit einer detaillierten Analyse seiner Lieferkettenrisiken hat Hottinger Baldwin Messtechnik (HBM) einen Ausfall für seine wichtigsten Lieferanten berechnet sowie den Aufbau eines alternativen Lieferantenpools kalkuliert.  Zudem setzt das Unternehmen eine Software ein, die aktuelle Informationen wie wirtschaftliche oder klimatische Ereignisse aus dem Umfeld seiner Lieferkette aufzeigt.

„Oftmals geht eine große Gefahr von den Teilen aus, von denen man gar nicht vermutet hatte, dass sie so wichtig sind für das Endprodukt. Diese gilt es zu finden und abzusichern“, sagt Karl-Heinz Pöhlmann, Vice President Supply Chain bei HBM, der seine Risikostrategie auf dem 50. Symposium „Mehrwert schaffen – Brücken bauen“ des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) in Berlin vorstellte. Störungen wie Streiks oder behördliche Gebietssperrungen treten oftmals ohne Warnzeichen auf. In China führte der jüngste Smog-Alarm zur unmittelbaren Gebietsschließung von 2.100 Fabriken im Großraum Peking.

Tipp 2: Strategie prüfen

Die besten Einkäufer kommen im Jahr auf drei Mal so hohe Einsparungen wie der Durchschnitt: Sie erzielten Einsparungen in Höhe von 11,8 Prozent jährlich verglichen mit 3,2 Prozent, wie die Studie „The State of Strategic Sourcing“ von Ardent Partner zeigt. Solche Ergebnisse lassen sich mit einer professionellen Verhandlungsführung erzielen. Grundlage dafür ist folgendes Wissen: Wie haben sich die Marktanteile des Lieferanten in der jüngsten Zeit entwickelt? Wie lautete das Geschäftsergebnis des Lieferanten im vergangenen Jahr? Welche Waren werden vom Lieferanten wo beschafft?

Mit diesen Informationen lassen sich Antworten auf mögliche Einwände vorbereiten. Ein Dialogbeispiel zwischen Einkauf und Lieferant zur Einführung kommissionierter Ware:

Lieferant: „Bei einer Komplettumstellung gehen wir in ein hohes Risiko.“ Einkäufer: „Wir könnten die Ware für zwei Quartale in 20 Filialen testen.“ Lieferant: „Aufgrund unseres engen finanziellen Spielraums ist eine Vorfinanzierung nicht möglich.“ Einkäufer: „Ihre Eigenkapitalquote liegt bei über 60 Prozent, damit müsste die Umstellung auf Kommissionsware problemlos möglich sein.“

Tipp 3: Sich in schwierigen Verhandlungen behaupten

Wenn die Verhandlung festgefahren ist, entscheidet oft die Machtpositionen der Verhandlungspartner über den weiteren Verlauf. Die schwierige Situation kann im Vorfeld entschärft werden, indem sich der Einkäufer über die voraussichtliche Position des Lieferanten Klarheit verschafft. Damit gelingt ein Perspektivwechsel, der es einfacher macht, sich aufeinander zuzubewegen. In der Verhandlung entsteht Sicherheit  durch häufiges Zustimmen des Verhandlungspartners.

Ein proaktives Entgegenkommen schafft darüber hinaus Vertrauen wie auch das Stellen von Fragen, die das Gegenüber mit „Ja“ beantwortet. Wenn alles nicht hilft: Dem Verhandlungspartner die negativen Konsequenzen seiner Verweigerungshaltung deutlich machen. „Darüber hinaus sollte man die Vorteile einer Einigung im Vergleich zu den Nachteilen eines Scheiterns schildern“, sagt Viola Röder, Geschäftsführerin von Next Level Training.

Tipp 4: Fallen im Einkauf umgehen

Bei einem Wechsel der Verantwortlichkeiten oder einem neuen Lieferanten sollte geprüft werden, wie entscheidungsfähig der neue Gesprächspartner ist. Hilfreich ist, bereits im Vorfeld die Erwartungshaltung an das Gespräch zu kommunizieren. Im Zweifelsfall sollte der Einkäufer einen Entscheidungsträger des Lieferanten anfordern. Heikel kann es werden, wenn ein Kollege aus der Fachabteilung mit am Tisch sitzen möchte. Wichtige Hintergrundinformationen könnten im Laufe des Gesprächs genannt werden oder großzügige Zusagen werden gemacht.

Daher sollten Rollenverteilung und Gesprächsthemen vorher klar abgesteckt werden. Bei Abschluss der Verhandlung gilt es, die besprochenen Konditionen wasserdicht festzuhalten, um zu vermeiden, dass in der Bestätigungsmail des Lieferanten plötzlich zusätzliche Klauseln und Bedingungen auftauchen. Oft ist dies eine Taktik, um eine Nachverhandlung einzuleiten. Bei dem Einkäufer führt dieses Verhalten zu Zeitdruck und Frustration – das könnte die Absicht der Gegenseite sein.

Tipp 5: MIt TCO alle Kosten einbeziehen

Beim Kauf eines Produkts wie einer Maschine addieren sich zum Materialpreis beispielsweise noch Service- und Transportkosten hinzu. Auch die Lieferantenbesuche in China oder anderen asiatischen Ländern sind zeit- und kostenaufwendig. Als Richtwert gilt, dass beim Global Sourcing die Einkaufseinsparung mindestens 20 Prozent betragen sollte. Wenn man die zu erwartenden zusätzlichen Kosten und die reinen Produktkosten zu einem Gesamtwert  (Total-Cost-of-Ownership, TCO) zusammenfasst, erhält man einen realistischen Gesamtpreis. Kostentreiber sind Transaktionskosten für Lieferantensuche, Ausschreibungen, Verhandlungen oder Lieferantenmanagement, Kapitalbindungskosten sowie Risikokosten.

Bei der Verhandlung mit hiesigen Lieferanten kommt man über dieses Gesamtkostenpaket eher zu einem guten Verhandlungsergebnis.  Denn während sie den niedrigen Materialpreis meist nicht unterbieten können, bestehen im Hinblick auf den Total-Cost-of-Ownership-Ansatz oftmals andere Möglichkeiten der Preisgestaltung für den Lieferanten, so dass auch europäische Lieferanten im Vergleich zu asiatischen Wettbewerbern preislich mithalten können.

Tipp 6: Fehler vermeiden bei Verträgen im Einkauf

Bei globalen Beschaffungen kommt es darauf an, dass alle Dokumente, wie zum Beispiel Allgemeine Geschäftsbedingungen, in der Vertragssprache abgefasst sind und dass auf sie im Vertrag verwiesen wird. Wenn die Frage ungeklärt bleibt, welchem Recht das vertragliche Rechtsverhältnis unterliegt, gilt das Recht des Lieferanten. Bei einem ausländischen Lieferanten ist das sein Heimatland. Bei einem vertrauensvollen Verhältnis verzichtet der Einkäufer oft auf eine detaillierte vertragliche Abstimmung. Im Fall von Urlaub, Krankheit oder Nachfolge können geschäftliche Praktiken jedoch nicht bewiesen werden.

Wenn Marktpreise sinken, kann ein Hedging fatal sein. Air Berlin etwa verzeichnete 2015 einen Rekordverlust, weil rund 71,5 Prozent des Kerosineinkaufs auf einem viel zu hohen Niveau gehedgt wurden. Vom weiteren Ölpreisverfall konnte das Unternehmen nicht mehr profitieren.

Tipp 7: AGBs aktualisieren

Bei globalen Beschaffungen kommt es darauf an, dass alle Dokumente, wie zum Beispiel Allgemeine Geschäftsbedingungen, in der Vertragssprache abgefasst sind und dass auf sie im Vertrag verwiesen wird. Wenn die Frage ungeklärt bleibt, welchem Recht das vertragliche Rechtsverhältnis unterliegt, gilt das Recht des Lieferanten. Bei einem ausländischen Lieferanten ist das sein Heimatland. Bei einem vertrauensvollen Verhältnis verzichtet der Einkäufer oft auf eine detaillierte vertragliche Abstimmung. Im Fall von Urlaub, Krankheit oder Nachfolge können geschäftliche Praktiken jedoch nicht bewiesen werden.

Wenn Marktpreise sinken, kann ein Hedging fatal sein. Air Berlin etwa verzeichnete 2015 einen Rekordverlust, weil rund 71,5 Prozent des Kerosineinkaufs auf einem viel zu hohen Niveau gehedgt wurden. Vom weiteren Ölpreisverfall konnte das Unternehmen nicht mehr profitieren.

Tipp 8: Einsparungen durch Baugruppeneinkauf

Größere Umstellungen im Einkauf ermöglichen sprunghafte Einsparungen. Der Firma Loesche gelang mit der Reorganisation des Einkaufs zum Baugruppeneinkauf eine Kostensenkung von bis zu 20 Prozent. Ausschlaggebend dafür waren die Einführung multifunktionaler Teams, die Verwendung von Live-Daten aus dem SAP-System und eine strategische Kontrolle im neu etablierten Baugruppeneinkauf. Loesche stellt Mahltrocknungs- und Mahlanlagen her.

Der bisherige Einkauf war überwiegend operativ organisiert und als Projekteinkauf klassifiziert. Beim Baugruppeneinkauf erfolgt die Preiskalkulation nunmehr mit Hilfe einer Markt- und Lieferantenübersicht sowie einer Bedarfsanalyse. Der Vertrieb ist über Verhandlungen in die strategische Beschaffung eingebunden, die Abstimmung erfolgt über eine Datenbank mit den Preisen aus dem Einkauf.

Tipp 9: Lieferanten anbinden

Eine verbesserte IT-Anbindung der Lieferanten ermöglicht Einkäufern, Preisanhebungen der Lieferanten stärker zu hinterfragen. Über eine Open-Book-Policy und gemeinsame Workshops mit Lieferanten streben auch Mittelständler an, einen Einblick in die Kostenstruktur der Produkte beim Lieferanten zu gewinnen, um gemeinsame Einsparungspotenziale zu nutzen. Denn durch die Übersicht über die einzelnen Fertigungsschritte lassen sich Kosten einzeln bewerten.

Die Position des Einkaufs im eigenen Unternehmen verbessert sich zudem durch eine solche Anbindung. Eine Studie ergab, dass die Bandbreite der elektronischen Anbindung der Unternehmen zu ihren Lieferanten zwischen 1 und 50 Prozent liegt. Eingesetzt werden für die Anbindung an die Lieferanten Supplier-Relationship-Systeme, SAP oder EDI-Lösungen (Electronic Data Interchange). Web-EDI ermöglicht eine kostengünstige Lösung.

Tipp 10: Compliance-System aufbauen

Wenn ein Unternehmen kein ausreichendes Compliance-System aufgebaut hat, kann es dafür haftbar gemacht werden. In einem rechtskräftigen Urteil hat das Landgericht München die Aktivitäten dargelegt, die ein Unternehmen ergreifen muss, um rechtlich einwandfreies Verhalten der Mitarbeiter sicherzustellen (Urteil vom 10.12.2013, 5 HK0 1387/10). Für kleine und mittlere Unternehmen gelten die Vorgaben genauso wie für Konzerne. Auch der Einkauf ist in der Pflicht, eine ausreichende Compliance-Organisation zu schaffen.

Die Grundlage ist stets die Risikoanalyse. Daraus lassen sich Richtlinien und Kontrollmechanismen entwickeln. In Ergänzung sind Schulungen und Trainings der Mitarbeiter wichtig für ein rechtskonformes Verhalten im Alltag. Wenn beispielsweise ein Lieferantenaudit durchgeführt wird und der Lieferant auch gleichzeitig ein Wettbewerber ist, ist der Gang des Einkäufers durch die Produktion beim Lieferantenbesuch problematisch.  Es droht ein Kartellrechtsverstoß.