Einkauf im Unternehmen: Das sollten Einkäufer wissen

Ein professioneller Einkauf im Unternehmen steigert den Ertrag – nicht nur, aber auch, weil er hohe Einsparungen ermöglicht. Aber worauf müssen Einkäufer achten? Wie schaffen sie es, gute Qualität für wenig Geld zu bekommen? Und braucht man eigentlich einen strategischen Einkauf?

Suche und Auswahl der Lieferanten

Zu den wichtigsten Aufgaben des Einkaufs gehört die Suche, Auswahl, Bewertung und Entwicklung von Lieferanten. Die für die jeweiligen Produkte oder Dienstleistungen am besten geeigneten Geschäftspartner sollten identifiziert werden, um mit ihnen nachhaltig die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Dabei ist es immer ein Balanceakt sich einerseits nicht von einzelnen Lieferanten abhängig zu machen, aber doch möglichst hohe Einsparungen zu realisieren.

Bei der Lieferantensuche gibt es verschiedene Ansätze. Ein erster Schritt ist meist die Recherche im Internet, zum Beispiel über spezielle Lieferantenportale wie „Wer liefert was“. Allerdings sollte der Einkauf im Unternehmen neben dem Internet auch weiterhin die traditionellen Methoden wie Kataloge oder Fachmessen nicht außer Acht lassen. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind auch Einkaufsgemeinschaften – also, Zusammenschlüsse von mehreren Betrieben, mit dem Ziel größere Mengen abzunehmen und damit höhere Rabatte auszuhandeln – eine wirkungsvolle Methode, um beim Einkauf zu sparen.

Kriterien bei der späteren Auswahl können sich dabei von Fall zu Fall unterscheiden, sie sollten allerdings transparent und nachvollziehbar auch für Kollegen und Vorgesetzte sein. Eine Rolle spielen wie Qualität, Liefertraue, Konditionen, Marktposition, finanzielles Risiko und Umweltschutz.

Rolle und Aufgaben des Einkaufs im Unternehmen

Traditionell kümmert sich um den Einkauf eine entsprechende spezialisierte Abteilung. Bei ihr laufen die Fäden zusammen, sie hat den Überblick über Lieferanten, Produkte und Konditionen. Sie pflegt die entsprechenden Stammdaten ein, sorgt mithilfe von Kennzahlen für die nötige Transparenz und deckt versteckte Kosten auf.

Einkäufer sollten sich aber auf gar keinen Fall abschotten vom Rest des Unternehmens. Denn die besten Preise bringen nichts, wenn das falsche Material gekauft wird. Wie gut der Einkauf ist, lässt sich nicht nur in Euro, Cents oder Zehntelcents messen. Erst wenige Unternehmen haben das erkannt: Experten raten aber dazu, den Einkauf schon bei der Produktentwicklung einzubinden. Auch beim Thema Nachhaltigkeit spielt der Einkauf eine große Rolle: Mittelständler müssen spätestens dann umsteuern, wenn ihre Großkunden neue „grüne“ Standards verlangen.

Das auf Einkauf spezialisierte Beratungsunternehmen Kloepfel Consulting hat 2018 exklusiv für Markt und Mittelstand eine Reihe von Gastbeiträgen zu aktuellen Themen in mittelständischen Einkaufsabteilungen verfasst:

• Teil 1: Green Procurement: Einkaufen mit dem „grünen Daumen“
• Teil 2: Total Cost of Ownership: Mit TCO versteckte Kosten aufdecken
• Teil 3: Cost Engineering: Der Einkauf als Bestandteil der Produktentwicklung
• Teil 4: Maverick Buying: Die Beschaffung ist Sache des Einkaufs, des Einkaufs, des Einkaufs
• Teil 5: Balanced Scorecard: Mehr Transparenz im Einkauf
• Teil 6: Renditehebel im Einkauf: Optimales Warengruppenmanagement aktiv leben
• Teil 7: CPFR: In neun Schritten zur effizienten Lieferkette
• Teil 8: Wieso das Stammdatenmanagement nicht unterschätzt werden sollte
• Teil 9: Digitale Lösungen im Bestellwesen: Effizienter einkaufen durch weniger Fehler

Ausschreibungen, Anfragen und Angebotsanalyse

Durch Anfragen und Ausschreibungen werden zuvor definierte Anbieter aufgefordert, für ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung ein Gebot bzw. Preis abzugeben. Diese können ganz klassisch in schriftlicher Form oder elektronisch per Email den jeweiligen Lieferanten zur Verfügung gestellt werden, aber ebenso über E-Procurement-Plattformen. Einkaufsportale wie Amazon Business, Mercateo oder Jaegger haben sich vor allem für die Beschaffung von C-Teilen im Mittelstand etabliert.

Sind die Angebote im Unternehmen eingegangen, werden sie ausgewertet. Da die Ausschreibungsunterlagen teilweise nicht alle Angaben erhalten, kann es sein, dass bestimmte Anbieter extrem hohe oder niedrige Preise anbieten. Diese gilt es zu hinterfragen. Zu beachten ist dabei, dass natürlich nicht nur der Preis entscheidend sein darf, sondern die Angebote auch aus qualitativer Sicht bewertet werden müssen.

E-Procurement: Mehr Effizienz durch digitalisierten Einkauf

E-Procurement, also der digitalisierte Einkauf, vereinfacht und beschleunigt den Einkaufsprozess, so können Kosten gespart werden, Fehler vermieden und verschiedene Lieferanten und ihre Produkte besser miteinander verglichen werden.

Durch die elektronische Verknüpfung (Electronic Data Interchange; EPI) zwischen einkaufenden Unternehmen und Lieferanten entlasten den Einkauf zudem von Routineaufgaben. Aufwand und die Ausstellung von Papierrechnungen entfallen durch die elektronische Abwicklung weitestgehend. Einkäufer können so mehr Zeit für die Bindung und Entwicklung ihrer Top-Lieferanten investieren. 

Vor allem kleinere Lieferanten tun sich mit elektronischen Tools noch schwer und müssen von ihren Kunden gegebenenfalls bei der digitalen Aufrüstung unterstützt werden. Allerdings gibt es auch Web-EDI-Portale, für die keine direkte elektronische Verknüpfung notwendig ist. Hier kann sich der Lieferant die Auftragsdaten von einer Plattform herunterziehen, was einen hohen finanziellen wie personellen Aufwand vermeidet. 

Einkäufer als Detektive: Die Überprüfung der Lieferkette

Eine wichtige Aufgabe des Einkaufs ist es auch, über die Lieferanten Bescheid zu wissen. Dabei nutzen manche Unternehmen Wirtschaftsauskunfteien, auch wenn die Preise sehr hoch sind und die Informationen häufig veraltet.

Mindestens ebenso sinnvoll ist ein Risikomanagementsystem. Dort sind einkaufsrelevante Daten hinterlegt, wie beispielsweise Umsatz, Mitarbeiterzahl oder Gewinn. Diese Finanzkennzahlen werden durch SAP-Daten ergänzt, etwa den Umsatz, den das eigene Unternehmen mit dem Lieferanten macht, welche Teile eingekauft werden sowie Preise und Qualität des Lieferanten. 

Vor allem die Zuverlässigkeit spielt für das Unternehmen eine immense Rolle. Gerade wenn es sich um ausländische Lieferanten, wichtige Rohstoffe oder beides handelt, sollte das Augenmerk darauf liegen, diese stets im Blick zu behalten. Für Lieferverzögerungen oder gar –ausfälle muss der Lieferant nicht einmal verantwortlich sein, etwa wenn der Grund ein Sturm oder ein Streik der Hafenarbeiter ist. Besteht von einzelnen Lieferanten eine hohe Abhängigkeit, sollten im Rahmen eines Risikomanagements aber mindestens alternative Bezugsquellen bekannt sein oder Vorräte angelegt werden. 

Was ist Einkaufsmanagement?

Bisher haben wir die Prozess einzeln betrachtet. Verschmelzen die Bedarfsermittlung, die Lieferantenauswahl, die Bestellung, die Bestellüberwachung und die Logistik zu einem einzigen Prozess, spricht man von Einkaufsmanagement. Anders gesagt besteht die Aufgabe darin, sowohl den Materialbedarf vom Unternehmen selbst als auch von Lieferanten außerhalb des Unternehmens zu decken. Im Zusammenhang damit, müssen auch grundsätzliche Fragen beantwortet werden. Dazu zählt zum einen die Frage, ob ein Unternehmen zentral oder dezentral einkaufen will und zum zweiten, ob der Betrieb auf Eigenfertigung oder auf Fremdfertigung setzt.

Der Begriff zeigt auch, dass der Einkäufer sich nicht mehr als bloßer Kostendrücker versteht, sondern Manager, der den Einkauf bewusst gestaltet und lenkt. Das Einkaufsmanagement wird auch im Mittelstand in den kommenden Jahren stärker in die strategischen Entscheidungen der Unternehmen einbezogen, die größte Bedeutung, der oben genannten Punkte, kommt wie ohnehin der Logistik zu, die am komplexesten ist und damit auch am störungsanfälligsten.

Strategischer Einkauf

Der strategische Ansatz wird für Unternehmen immer wichtiger. In der Praxis müssen die Einkäufer allerdings die meiste Zeit operative Tätigkeiten erledigen. Die Aufgaben im strategischen Einkauf umfassen die Marktanalyse (ständige Suche nach leistungsstarken Lieferanten), Make or Buy-Entscheidungen, Single vs. Dual vs. Multisourcing, die Bewertung von Lieferanten und natürlich die Verhandlung von Konditionen mit den Lieferanten.

Durch die zunehmende Komplexität der Beschaffungsmärkte gewinnt die Analyse der Märkte insbesondere für Rohstoffe zunehmend an Bedeutung. Denn mehr noch als bei Zwischenprodukten wie Schrauben erschweren schwankende Preise etwa bei Metallen den Unternehmen eine zuverlässige Einkaufskalkulation und führen zu höheren Kosten, dasselbe gilt für Vorprodukte und Produktionsmittel. Ziel ist die Verbesserung der Markttransparenz im Hinblick auf Qualität, Kosten und Preise im Einkaufsmanagement.

Software-Lösungen ermöglichen die Erfassung von Komplexitäten in der Lieferkette durch Big Data-Analysen. Oftmals wird die Produktion lediglich in den einzelnen Produktionsstätten auf regionaler Ebene optimiert. Potential bietet die Optimierung im Verbund mit den anderen Produktionsstätten.

Im Interview mit Markt und Mittelstand erklärt der Einkaufsexperte Thomas Wandler, wie sich Einsparungen durch einen strategischen Einkauf positiv auf das Unternehmen auswirkt:

Tricks für Einkäufer: Psychologie ist alles – oder doch nicht?

Erfolgreiche Einkäufer arbeiten bei Preisverhandlungen mit psychologischer Finesse. Auch wenn sie zufrieden mit dem angebotenen Preis sind, zeigen sie dies nicht. Stattdessen vertagen sie das Gespräch lieber: „Ich denke wir kommen hier nicht weiter, ich rufe Sie die Tage an.“ Der Lieferant ist vor den Kopf gestoßen und verunsichert. Das ist nicht ohne Gefahr, kann aber zu einem besseren Angebot führen.

Auch die „Salami-Taktik“ ist im Einkauf verbreitet: Eigentlich sind die Vertragsbedingungen schon ausgehandelt, doch immer wieder kurz vor Vertragsabschluss kommt der Einkäufer mit dem Wunsch nach neuen Rabatten, Skontierungen und Bedingungen an. Die Idee dahinter: Der Lieferant darf sich nie in Sicherheit wiegen – und muss um den Auftrag kämpfen.

Gerade in Zeiten voller Auftragsbücher kann es allerdings auch vorkommen, dass das einkaufende Unternehmen auf den Lieferanten mehr angewiesen ist als umgekehrt – dann kann durch taktische „Spielchen“ auch eine bisher gute und nachhaltige Partnerschaft zerstört werden.

Gemeinsam stärker: Besserer Einkauf durch Kooperationen

Statt auf Spielchen und Konfrontation kann der Einkauf auch auf Kooperation mit den Lieferanten setzen. Tools wie das „Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment“ (CPFR) ermöglichen die Zusammenarbeit auch auf technischer Ebene. Und wer seinen Lieferanten auch bei der Außendarstellung aktiv unter die Arme greift, kann seinen Verhandlungsspielraum mitunter deutlich vergrößern. Manch ein Unternehmen fördert die Verkaufsanstrengungen seiner besten Lieferanten, in dem es zum Beispiel gemeinsam mit ihnen auf Konferenzen und Messen auftritt oder auf der eigenen Webseite die Lieferkette abbildet.

Eine solche Offenheit kann für das einkaufende Unternehmen noch einen weiteren Vorteil haben: Ist bekannt, von wo (und womöglich zu welchen Konditionen) es seine Ausgangsprodukte und –rohstoffe bezieht, sorgt dies etwa im Falle von Preiserhöhungen oder Qualitätsproblemen unter Umständen dafür, dass der „schwarze Peter“ weiterwandert, zudem könnte es weitere potentielle Lieferanten mit besseren Angeboten anlocken.

Nicht nur mit den Lieferanten lässt sich kollaborativ zusammenarbeiten. Auch der Zusammenschluss mit anderen Kunden der Lieferanten bieten sich an, um Beschaffungskosten zu senken. Ganz ungefährlich sind solche Einkaufsallianzen aber nicht.

Nachhaltiger Einkauf: Ökonomie und Ökologie

Zerstörerische Rabatt- und Preisschlachten bis zum Ruin des Zulieferers sind in manchen Branchen an der Tagesordnung – aber nicht jeder geht da mit. Der Industriezulieferer Elobau wählt seine Zulieferer sehr genau aus. Für einen nachhaltigen Einkauf setzt das Unternehmen auf langfristige Kundenbeziehungen und entwickelt seine regionalen Lieferanten aktiv weiter.

Der Artikel wurde am 17. April 2015 erstellt und zuletzt am 19. September 2019 aktualisiert