Bei der Balanced Scorecard handelt es sich um ein Strategie- und Controllingwerkzeug, welches Unternehmensziele und die Leistung anhand von Kennzahlen transparent darstellt. Während der Ansatz aktuell vor allem in großen, global agierenden Unternehmen Anklang findet, gewinnt die Steuerung der Unternehmensaktivitäten, insbesondere im Einkauf, auch für mittelständische Unternehmen an Bedeutung.
Der Grund: Durch die zunehmende Digitalisierung erhalten Unternehmen Zugang zu enormen Datenmengen, die bei richtiger Nutzung die Position im Markt stärken kann.
Die Balanced Scorecard des Einkaufs lässt sich in fünf verschiedene Dimensionen aufteilen. Man unterscheidet zwischen den Kategorien Finanzen, Kunden, Mitarbeiter, Prozesse und Lieferanten. Für jede dieser Dimensionen werden möglichst präzise Kennzahlen definiert, um ein aussagekräftiges Ergebnis zu gewährleisten. Andernfalls kommt es auf Managementebene zu Fehlentscheidungen.
Mindestens genauso wichtig ist aber auch eine vollständige und qualitativ hochwertige Datengrundlage, auf Basis welcher ein Kennzahlensystem angelegt werden kann. Denn mit unsortierten oder lückenhaften Datensätzen kann ein Kennzahlensystem keine aussagekräftigen Ergebnisse ausspucken.
Gleichzeitig ist darauf zu achten, dass die mit der Datenerhebung verbundene Arbeit in einer sinnvollen Kennzahl resultiert. Dabei stellt sich die Frage, ob es sich lohnt für diese Kennzahl, die Daten Woche für Woche zu erheben? Ist dies der Fall, gilt es, die Einkaufsabteilung einzubinden und über das kommende Kennzahlensystem aufzuklären.
Regelmäßig schreiben Experten des Beratungsunternehmens Kloepfel Consulting an dieser Stelle, was Einkäufer mittelständischer Unternehmer beachten sollten.
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Den Mitarbeitern müssen die mit dem Projekt verbundenen Ziele klar kommuniziert werden, um das Gefühl von Überwachung oder Kontrolle zu vermeiden. Hat das Unternehmen seine Kennzahlen definiert und erhoben, muss im letzten Schritt sichergestellt werden, dass diese auch in die Entscheidungsfindung des Managements einfließen.
Doch was genau bringt die Balanced Scorecard? Zum einen vereinfacht sie die Steuerung des Einkaufs, insbesondere bei international beschaffenden Einkaufsabteilungen. Diese arbeiten täglich mit großen Datenmengen.
Kennziffern (engl. Key Performance Indicator, KPI) können Einsparpotenziale nicht nur identifizieren, sondern auch aufzeigen, über welchen Ansatz sie realisiert werden sollten. Dabei können schon wenige KPIs für ein hohes Maß an Transparenz sorgen.
