Dienstag, 18.02.2014
Elektronische Beschaffung ist in vielen Unternehmen angekommen.

Bildquelle: Deutsche Telekom

Die elektronische Beschaffung bedeutet Zeitersparnis, wenn sie gut vorbereitet und genutzt wird.

Einkauf
Checkliste für elektronische Beschaffung

Erste Schritte im eProcurement

Jedes zweite mittelständische Unternehmen nutzt elektronische Beschaffung. Vor dem Einsatz dieser Systeme sollten Kompatibilitäten geprüft und die Systempflege geplant werden. Eine Checkliste.

Verstärkt setzen mittelständische Unternehmen eProcurement- und eSourcing-Lösungen ein. Die elektronische Beschaffung – eProcurement – umfasst die Abwicklung von Beschaffungsprozessen. Dazu zählen auch die Rechnungstellung und das Lieferantenmanagement. Hingegen bezieht sich eSourcing nur auf elektronische Auktionen.
Unternehmen sparen damit Zeit und Prozesskosten. Die Zeitersparnis im Einkauf ist allerdings in der Regel nicht ergebniswirksam. Denn Mitarbeiter werden durch den Einsatz elektronischer Beschaffung nicht abgebaut, sondern erhalten andere Aufgaben. Oftmals muss die Zeitersparnis auch in die Systempflege investiert werden. Eine Checkliste für elektronische Beschaffung.

(1)    Schnittstellen definieren
Die Systeme bieten unterschiedliche Möglichkeiten an, um Kunden- oder Lieferantendaten an die elektronische Beschaffung anzubinden. Eine direkte Anbindung beispielsweise an das SAP-System ist funktional, bedeutet aber zusätzliche Kosten.

(2)    Anzahl der Nutzer ermitteln
Für jeden Nutzer muss bei den meisten Lösungen für eine elektronische Beschaffung eine Lizenzgebühr bezahlt werden. Daher vorab prüfen, wie viele Nutzer das System wirklich anwenden.
(3)    Sicherheitskonzepte des Anbieters prüfen
Zertifizierungen nach der ISO-Norm 27001 garantieren ein Notfallmanagement, ein redundantes Back-up und eine Rund-um-die-Uhr-Überwachung. Manche Anbieter werben auch damit, dass sie BDSG-konform sind. Vielen Unternehmen ist wichtig, dass der Server im deutschsprachigen Raum steht. Eine absolute Sicherheit ist allerdings technisch trotz Zertifizierungen nicht machbar.

(4)    Alternative Verwendung für freigesetzte Kapazitäten
Elektronische Beschaffung schafft Freiräume im Einkauf. Viele Einkäufer wenden sich daraufhin strategischen Fragen zu oder Lieferanten werden detaillierter betreut und geprüft. Vorab gilt es zu klären, wie die freigesetzten Kapazitäten anders genutzt werden können.
(5)    Firmen in den Katalogen prüfen
Oftmals werben Anbieter mit einer hohen Zahl an Lieferanten, die in den elektronischen Katalogen hinterlegt sind. Wichtig ist die Prüfung, um welche Firmen es sich handelt und ob diese in das benötigte Profil passen.

(6)    Nischenanbieter vs umfassender Lösungen
Große Anbieter sind häufig teuer. Auf den Markt drängen Nischenanbieter, die mit einfachen und günstigeren Modellen werben. Diese können allerdings nicht das gesamte Spektrum anbieten, sondern decken nur einzelne Positionen ab.

(7)    Systempflege einplanen
Die Systeme für eine elektronische Beschaffung laufen nicht nebenher, sondern benötigen eine kontinuierliche Pflege. Kataloge veralten beispielsweise. Daher müssen im Unternehmen entsprechende Strukturen für die Systempflege geschaffen werden.