Montag, 06.10.2014
Das Werk von Opel in Ellesmere Port.

Bildquelle: © GM Company

Das Werk von Opel in Ellesmere Port: Bei Opel wurden Kostentreiber mit Hilfe statistischer Tools identifiziert und dadurch Einsparungen im Einkauf realisiert.

Einkauf
Einsparungen schwer realisierbar

Instrumente für Controlling im Einkauf mangelhaft

Mehr als jedes zweite Unternehmen kann Einsparungen im Einkauf nicht messen. Es mangelt an geeigneten Instrumenten.

Einsparungen im Einkauf lassen sich nachhaltig nur realisieren, wenn der Einkaufserfolg erfasst wird. Jedes vierte mittelständische Unternehmen führt allerdings keine Erfolgsmessung im Einkauf durch. Entsprechend ist die Transparenz im Einkauf noch mangelhaft. Dies ergab eine Studie der Beratungsgesellschaft Ernst & Young zusammen mit dem Softwarehersteller Orpheus. „Die zentralen Herausforderungen sind einerseits eine detaillierte Planung auf Material- und Dienstleistungsebene und zugleich eine einheitliche Messung von Einsparungen in Finanzbereich und Einkauf“, sagt Studienautor Christian Ruck von EY. Den Unternehmen fehlten noch die Instrumente, um notwendige Einkaufsdaten erhalten und schnell auf neue Situationen am Markt reagieren zu können.

Controlling im Einkauf über Excel mangelhaft

Erster Schritt für ein wirksames Controlling im Einkauf ist die Auswahl von aussagekräftigen Kennzahlen. Damit lassen sich Abweichungen von Unternehmens- und Abteilungszielen aufzeigen. Eine Kooperation zwischen Einkauf und Finanzen kann eine ganze Reihe von Möglichkeiten für Einsparungen im Einkauf aufzeigen. „Speziell international agierende Unternehmen, die global einkaufen, brauchen heute Kennzahlen und Auswertungen, die zwischen Einkauf und Finanzabteilung abgestimmt sind, um eindeutige Aussagen und Analysen auf beiden Seiten zu ermöglichen“, sagt der Studienverantwortliche Jörg von Orpheus. Die Finanzbereiche der Großunternehmen fordern zunehmend den Einsatz von Software für professionelles Einkaufscontrolling und Performance Management im Einkauf.

Verhandlungen im Einkauf werden zunehmend zum Schauplatz von Finanzierungsfragen. „Wir reden nicht so sehr über das Produkt, sondern immer mehr über Finanzierungsfragen wie Cashflow, Risiken und Finanzierungsausfall“, beobachtet Günter Plny, Einkaufsleiter bei einem mittelständischen Automobilzulieferer. Dadurch werde der Aufwand komplexer, die Zusammenarbeit von Finanz- und Einkaufsabteilungen stärker gefordert.
Oft wird in den Unternehmen keine moderne Software eingesetzt, um Einsparungen im Einkauf zu erfassen. 32 Prozent der Unternehmen wertet die Einkaufsdaten mit Excel-Tabellen aus. Diese sind allerdings sehr anfällig für Fehler und Manipulationen. 14 gaben eine dezentrale Verwaltung der Einkaufsdaten an. Dies erschwert ein Controlling im Einkauf. Ein Data Warehouse mit klassifizierten Einkaufsdaten auf Positionsebene wird nur von 12 Prozent der befragten Unternehmen eingesetzt. „Dies bedeutet: Nur eins von zehn Unternehmen kann derzeit verwertbare Datentransparenz herstellen“, ergänzt von Orpheus.

Kooperation von Einkauf und Entwicklung senkt Kosten

Um Einsparungen im Einkauf zu realisieren, können auch statistische Tools zur Erfassung der Kosten eingesetzt werden. Bei Opel werden Kostentreiber im Rahmen von „Bottom-up True Cost Analysen“ identifiziert. Darin gehen beispielsweise Preise für Rohstoffe, Arbeitskosten und Prozesse ein. Ein  zweites Modell, die „Performing Pricing Analysis“, zeigt Wertetreiber auf. Mittels dieser Tools  konnten umfassende Einsparungen realisiert werden.

Beispielsweise hatten Ersatzräder eine Reichweitenleistung von 5.000 Kilometern, was deutlich überdimensioniert war. „Aus der Anpassung der Lebensdauer der Ersatz-Not-Räder an die wahren Kundenbedürfnisse resultieren Einsparungen, die sich in dem generierten statistischen Modell klar abgebildet haben“, sagt Oliver Soltau, Manager Product Purchasing bei Opel.  Gemeinsam mit der Entwicklungsabteilung werden aus den Ergebnissen im Rahmen von „Design-to-Cost-Modellen“ Preise an die Lieferanten für die einzelnen Teile vorgegeben.

Internes Gegenzeichen bei der Deutschen Post DHL

Bei der Deutschen Post DHL werden Einsparungen intern abgezeichnet, um ein adäquates Controlling in Einkauf zu ermöglichen. Der DHL-Kollege ist ein „interner Kunde“. Wenn der Einkäufer eine bestimmte Einsparung im Einkauf geltend machen möchte, muss diese vom internen Kunden, also dem Kollegen aus der Fachabteilung, gegengezeichnet werden. Im Fokus steht die Kostenreduktion, was ‚alter Preis‘ versus ‚neuer Preis‘ bedeutet. Die Einsparungen müssen – damit sie als solche gelten können – einen Einfluss auf die Gewinn- und Verlustrechnung haben. Die Erfassung über den Kollegen dient nicht nur einer Verbesserung vom Controlling im Einkauf, sondern soll auch die Zusammenarbeit über die Abteilungen hinweg verbessern.