Freitag, 22.02.2013
Einkauf
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IT-Branche: Einkauf im Spagat zwischen Herstellern und Kunden

Der Gewinn liegt im Einkauf. Das gilt nicht für die IT-Branche. Das Einkaufsvolumen ist gering im Verhältnis zum Umsatz. Was ist das Besondere im Einkauf in der IT-Branche? Ein Überblick über den Einkauf in der IT-Branche als ersten Teil der Serie „Branchencheck im Einkauf“.

Die IT-Branche lebt von ihren Dienstleistungen, nicht von einer Optimierung im Einkauf, wie es beispielsweise die Automobilindustrie vorlebt. Fast die Hälfte des gesamten Umsatzvolumens 2012 entfällt mit knapp 35 Milliarden Euro auf Dienstleistungen. Der Verkauf von Hardware und Software nimmt mit 27,5 Prozent einen deutlich geringeren Anteil ein. Ein Softwarehaus wie CAS Software in Karlsruhe kommt daher auch gerade einmal auf ein Einkaufsvolumen von 5,5 Millionen Euro bei 250 Mitarbeitern. „Der Gewinn liegt im Einkauf“ gilt nicht in der IT-Branche. Zu gering ist der Anteil des Einkaufsvolumens am Umsatz. In der mittelständischen IT-Branche wird er auf rund 20 Prozent geschätzt.
Der Einkauf bei dem mittelständischen Softwarehaus CAS Software ist dezentral organisiert. Die It-Abteilung oder das Marketing des Unternehmens kaufen, soweit es möglich ist, eigenverantwortlich ein. „Im Tagesgeschäft handeln wir pragmatisch“, erklärt der Kaufmännische Leiter Daniel Rasch. Nicht immer sei es möglich, die neuesten Einkaufstechniken anzuwenden.
Im klassischen IT-Unternehmen sitzt der Einkäufer auf einem Querschnittsposten. Ingenieure, Vertrieb und Kunden geben die Parameter vor. „Diese Struktur schlägt auf den Einkauf durch“, erklärt Oliver Grün, Präsident des Bundesverbandes IT-Mittelstand. Der Nutzen der entwickelten Produkte und Dienstleistungen ist wichtiger als eine kaufmännische Kaufentscheidung im Einkauf. „Kaufentscheidungen sind eher fachlich geprägt“, führt Grün aus. In der Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen ist der Einkauf gleichfalls kaum involviert. Doch manche Einkäufer finden auch findige Tricks, um ihre Kosten zu optimieren.

Starke Machtposition der Hersteller in der IT-Branche

Auffallend ist in der IT-Branche die Marktmacht von Herstellern. „Die Marktposition der Hersteller von Markenartikeln ist dominant“, stellt Susanna Klier, Leiterin Strategischer Einkauf Server & Storage Software bei Fujitsu Technology Solutions heraus. „Hier ist kreatives Vorgehen gefragt.“ Eine Möglichkeit sei es, Mietmodelle in der IT zu kaufen, die zwar pro rata teurer seien als der herkömmliche Erwerb von Eigentum, doch damit reduziere man die Abhängigkeit von einem Hersteller. Denn für ein Unternehmen sei es schwierig, von einer einmal angeschafften IT-Landschaft wieder wegzukommen, da die Implementierungskosten sehr hoch seien.
Eine weitere Möglichkeit ist das Hosting bei einem Lieferanten, der Anwendungen auf seinen Systemen bereitstellt. Daten werden also damit bei einem Fremdanbieter gespeichert. Wichtig ist dabei jedoch zu beachten, dass Kompatibilitätsprobleme gelöst werden müssen.
Hersteller wie Hewlett Packard können die Modellpolitik nach den eigenen Vorteilen gestalten. Auch bei Verfügbarkeiten von Produkten können sich Einkäufer nicht durchsetzen, dies gilt genauso für die Gestaltung oder Änderung von Vertragskonditionen. Ein weiterer Faktor verstärkt die Marktmacht der Hersteller. „Es gibt nur noch einige wenige Hersteller für Hardware“, sagt Thorsten Schölver, Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Contemplor.
Aus der Marktmacht der Hersteller können auch Inkompatibilitäten in den Unternehmen resultieren. Wenn beispielsweise der Hersteller ein Onlinetool als Bestellplattform anbietet, bedeutet dies nicht, dass das Tool mit dem Warenwirtschaftssystem kompatibel ist. Im schlechtesten Fall sitzt das Unternehmen dann auf zwei Systemen. Ein Ausweg aus dieser Situation ist für den Einkauf der Bezug von No-Name-Produkten in der Hardware. „Bei solchen Produkten gibt es eine große Vielfalt“, erklärt Susanna Klier.  

Risiko Lieferkette im Einkauf

Ein großer Schwachpunkt im Einkauf in der IT-Branche ist die Lieferkette. Es gibt keine fair produzierten Computer. Rohstoffe werden unter mangelhaften Arbeitsbedingungen oder aus Konfliktstaaten abgebaut. Auch die Umweltbelastungen werden unter Experten scharf kritisiert: „Die Umweltschäden, die in der Lieferkette angerichtet werden, sind vergleichbar mit denen in der Textilindustrie“, sagt ein Berater.
Zwar gibt es Code of Conducts, die sich die Einkäufer von ihren Lieferanten unterschreiben lassen, doch Kontrollen der Lieferkette auf Social Compliance sind unbekannt in der IT-Branche. „Dies ist ein blinder Fleck“, räumt ein Einkäufer aus der Branche ein. Auch in seinem Unternehmen gebe es keine Audits, ob Hersteller ethische Grundsätze einhalten.
Doch Einkäufer in der IT-Branche befürchten keine Schockwellen in ihrer Lieferkette. Durch den hohen Stellenwert ihrer Produkte und Dienstleistungen fühlen sie sich abgesichert. Selbst wenn es kleine Strohfeuer geben könnte bei Bekanntwerden von mangelhaften Sozial- oder Umweltstandards in der Lieferkette, dürfte dies die Branche als Ganzes kaum berühren.

Redundante Patente belasten Einkauf

Manch ein Einkäufer in einem mittelständischen Unternehmen kämpft auch mit dem Management von Lizenzen. „Es gibt Hunderte von Unternehmen, die unterschiedliche Lizenzarten wie solche für den Eigenbedarf oder Software as a Service in einen Topf tun“, kritisiert Michael Carpenter, Senior Consultant bei Contemplor. Redundante Lizenzen werden häufig noch weiter bezahlt. Ein weiteres Problem ist die falsche Anwendung von Lizenzen. Eine auditsichere Dokumentation muss festhalten, welche Lizenzen für den Eigenbedarf und welche für Kunden verwendet werden.
Wenn ein Dienstleister die Software selber entwickelt, kann dies eine Patentverletzung einer Software nach sich ziehen. Wartung und Lizenzmanagment von Lizenzen fallen beim Provider an. Regelmäßig führen Microsoft oder Adobe mittlerweile Audits durch, um die Zahlung der Lizenzgebühren zu überprüfen. „In den seltensten Fällen haben die Firmen eine wirklich reine Weste“, erklärt Carpenter. Rückwirkend müssten dann hohe Summen an ausstehenden Lizenzgebühren bezahlt werden. Auf den Einkauf entfällt die Verantwortung dafür, die Fachabteilungen über die Vertragsinhalte und die Konsequenzen bei der Nichteinhaltung zu unterrichten.
Auch hier kommt die Marktmacht der Anbieter zum Tragen. „Wenn Sie sich im Rahmen der Legalität bewegen wollen, haben Sie keine Möglichkeit frei zu sourcen“, bedauert ein Einkäufer. Der Einkauf könne daher das Problem nur in den Vertrieb abschieben: „Die Kunst ist es, den Kunden so zu beraten, dass er eine legale Lizenzierung hat und auf der Kostenseite eine optimale Struktur bekommt.“

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