Dienstag, 04.03.2014
Die Einführung von eProcurement bei Stiebel Eltron hat ein halbes Jahr veranschlagt.

Bildquelle: eProcurement

Die Einführung von eProcurement bei Stiebel Eltron hat ein halbes Jahr veranschlagt.

Einkauf
Bestellung von 192 auf 72 Stunden gedrosselt

Mittelstand nutzt eProcurement immer stärker

Auch mittelständische Unternehmen haben sich dem eProcurement mittlerweile verschrieben, um Kosten zu sparen und Prozesse zu standardisieren. Was es beim eProcurement zu beachten gilt.

Mit eProcurement arbeitet die Mehrzahl der mittelständischen Unternehmen. „Über 50 Prozent nutzen solche Instrumente mittlerweile“, erklärt Professor Holger Müller von der Leipziger Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur. Die eingesparte Zeit lässt sich zwar nicht nutzen, um Personalkosten zu sparen, doch ein Großteil monoton-operativer Tätigkeiten kann eingespart werden.

Bei Stiebel Eltron hat sich die Zeit vom Ausfüllen der Bestellanforderung bis zum Buchen der Rechnung von 192 auf 72 Stunden reduziert. Sechs Monate dauerte die Implementierung des Systems bei dem Mittelständler. Fast ausschließlich wird dort heute über elektronische Kataloge bestellt. „Wer noch nicht über elektronische Kataloge bestellt, sollte diese Lücke schnell überdenken und gegebenenfalls schließen“, ergänzt Müller.

Auch die Bestellung über elektronische Ausschreibung nimmt zu, und zwar auch in mittelständischen Unternehmen. Müller schätzt, dass jedes zweite Unternehmen in naher Zukunft Ausschreibungslösungen einsetzen wird.

Vor- und Nachteile elektronischer Beschaffung

Vorteile

  • Zeitersparnis durch weniger operative Tätigkeiten: Durch die Automatisierung der Prozesse wird Zeit eingespart. Fachabteilungen sind automatisch eingebunden in den Bestellprozess.

  • Daten lassen sich für den strategischen Einkauf nutzen: Daten können aggregiert aufbereitet werden, um den strategischen Einkauf zu unterstützen.

  • Transparenz zwischen Standorten erhöht sich: Die Standorte können auf der elektronischen Plattform miteinander verbunden werden.

  • Vereinfachung der Bestellprozesse durch die Standardisierung in der Beschaffung.

  • Nutzung branchen- und größenabhängig. Die Systeme für elektronische Beschaffung sind nicht an einzelne Branchen gebunden, die meisten sind quer über alle Branchen und Unternehmensgrößen einsetzbar.

 

Nachteile

  • Einen Teil der eingesparten Zeit investiert man in die Systempflege: Die Systempflege bindet Ressourcen.

  • Kataloge im eProcurement veralten, sie müssen aktualisiert werden.

  • Nicht-computeraffine Mitarbeiter müssen überzeugt werden. Je weniger Mitarbeiter das System nutzen, desto fraglicher wird sein Einsatz. Wichtig ist, alle Mitarbeiter darin einzubinden.

  • Genaue Auswahl des Systems notwendig, damit Schnittstellen optimal verbunden werden können. Wichtig ist auch bei der Systemauswahl die Bedarfe der kommenden Jahre miteinzubeziehen.

  • Beim eSourcing schlagen Lieferanten oft eine höhere Marge für Abwicklung, Service oder Wartung auf, damit der niedrige Preis in der Auktion gehalten werden kann.

  • Mitarbeiterakzeptanz teilweise mangelhaft. Je komplexer das System, desto schwieriger wird der Umgang damit im Alltag des Einkäufers.

  • Nutzer müssen geschult werden. Viele Systeme sind nicht selbsterklärend, so dass eine Schulung notwendig wird.