Mittwoch, 15.08.2012
Einkauf
E-Procurement

Probleme beim E-Procurement

Bei der Beschaffung wird zunehmend E-Procurement zum Einsatz kommen. Einige Stolperfallen sollte der Einkauf kennen.

E-Procurement im Unternehmen einzuführen, ist eine fordernde Aufgabe im Mittelstand. Dafür läuft es dann auch überwiegend vollautomatisch. Nur leider manchmal in eine unerwünschte Richtung.  Das wird gerade beim Thema Preiserhöhung schnell ärgerlich für die Beschaffung. Eigentlich sollte es zu Preisänderungen beim E-Procurement gar nicht erst kommen. Denn bei der automatischen Auftragsbestätigung besteht die Möglichkeit, Menge und Termin des Auftrags zu ändern. Der Preis aber kann nicht verändert werden. Eigentlich. Denn findige Lieferanten wissen das typische Textfeld „zusätzliche Infos“ für sich zu nutzen. „Unsere Lieferanten haben darin einige Male einen anderen Preis eingegeben“, berichtet Ernst Kranert, Leiter Einkauf bei Wolf Heiztechnik. Da das Textfeld aber im E-Procurement von Wolf Heiztechnik nicht ausgewertet wurde, rutschte die Preisänderung durch. „Das Textfeld ist missbraucht worden“, ärgerte sich Kranert.

Auch die Lieferanten müssen ihre Hausaufgaben machen, damit es nicht zu unnötigen Konflikten mit der Beschaffung kommt. Bei dem aktuellen Stimmungsbarometer des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik BME war nicht einmal jedes zweite Unternehmen mit dem Service bei elektronischen Ausschreibungen zufrieden. Das Lieferantenmanagement stieß im Mittelstand gleichfalls auf Skepsis. 53,3 Prozent der Unternehmen kritisieren die Servicequalität. Die Zufriedenheit bei elektronischen Katalogen, Ausschreibungen und Auktionen nahm im Vergleich zu den vorherigen Befragungen weiter ab.

E-Procurement auf internationaler Ebene

Wenn ein Anbieter von E-Procurement Plattformen in die Insolvenz geht, kann dies im Mittelstand Probleme bereiten. Wolf Heiztechnik ist davon nicht verschont geblieben. „Bis die neue Lösung stand, hatten wir viel Arbeit“, erinnert sich Kranert. Mittlerweile sind in der Beschaffung bei dem Heiztechnikunternehmen über 300 Lieferanten in das E-Procurement eingebunden.

Die häufigsten Probleme beim E-Procurement treten jedoch zwischen den Abteilungen eines Unternehmens auf. „Wenn andere Abteilungen wie Labor oder Marketing plötzlich selber bestellen sollen, sind sie davon selten begeistert“, erklärt Prof. Ronald Bogaschewsky von der Universität Würzburg. Gerade auf internationaler Ebene kann die Einführung von E-Procurement einigen Aufwand im Mittelstand erzeugen. Die Komplexität einer solchen Aufgabe in der Beschaffung sei nicht zu unterschätzen, weiß Bogaschewsky. Lokale Lieferanten müssen einbezogen werden, ein Effizienzdenken vorangetrieben werden. Oftmals müssten weitere Lieferanten neu eingebunden werden. Insgesamt beklagt sich Chef-Einkäufer Kranert aber nicht: „Die Produktivität der Mitarbeiter im Einkauf ist dank E-Procurement um 24 Prozent gestiegen“, freut er sich. Er bewertet E-Procurement in seinem Unternehmen als „sehr positiv“.

E-Procurement im Fahrzeugleasing„Unsere Rohstoffe über eine Online-Plattform beziehen? Unmöglich!“ sagt Einkäufer Florian Fischer von Nabaltec. Das Kerngeschäft wird nur individuell vereinbart. Über Online-Bestellplattformen wickelt Nabaltec allerdings den Einkauf von Büromaterialien und das Fahrzeugleasing ab. Bei der Büromaterialbeschaffung sind die Konditionen fest vereinbart. Im Falle des Fahrzeugleasing handelt es sich um ein halboffenes System, bei dem gewisse Rahmenkonditionen ebenfalls im Vorfeld vereinbart sind. Die Erfahrungen seien sehr gut, meint Fischer. Insgesamt liegt das Bestellvolumen allerdings unter 1 Prozent der gesamten Einkaufsmenge. "
Bildquelle: NabaltecKein Ausbau der Bestellungen in Aussicht„Wir sind Maschinenbauer. Dadurch werden unsere Einkäufe meist individuell verhandelt“, sagt Klaus Jünger von Kleo Halbleitertechnik. Rund 10 Prozent des Einkaufsvolumens werden über eine B2B-Online-Bestellplattform abgewickelt. Darunter sind normierte Produkte wie Schrauben und Ventile. In Einzelfällen wurde mit den Lieferanten ein Rahmenvertrag ausgehandelt. Ein Ausbau der Bestellungen auf andere Produktgruppen sei nicht geplant, meint der Geschäftsführer.
Bildquelle: Paul-Georg Meister / Pixelio.de“Sehr einfach, sehr schnell"„Bei der B2B-Bestellung arbeiten wir mit einer Portallösung“, erklärt Einkaufsleiter Michael Scheu von Koenig & Bauer. Das Unternehmen wickelt im Einkauf 30 Prozent seiner Bestellungen mit der Online-Plattform ab. Der Vorgang ist einfach: „Wir stellen unsere Bestellung auf einen Parkplatz. Dort holt ihn der Lieferant ab. Emails werden nicht verschickt“, beschreibt Scheu das System. Die Kontrolle des Vorgangs und das Abarbeiten der Auftragsbestätigung fallen damit im bestellenden Unternehmen nicht mehr an. Dies entfällt auf den Lieferanten. Sein Resumée: „sehr einfach, sehr schnell“.
Bildquelle: kba