Abwesenheitsnotiz während des Urlaubs: Fünf beliebte Fehler

Jetzt nur noch schnell eine Abwesenheitsnotiz einstellen und dann ab in den Urlaub: Leichter gesagt als getan. Denn es passieren immer wieder Fehler, die besser vermieden werden sollten. Wir haben die größten Fauxpas zusammengestellt:

1. Zu wenig Informationen

Wer im Urlaub nicht regelmäßig in die Mails schauen will (und das kann man auch Unternehmern nur wünschen), sollten eine Abwesenheitsnotiz im E-Mail-Programm einstellen. Denn nur so wissen Geschäftspartner und andere Kontakte, dass sie nicht mit einer zeitnahen Antwort rechnen können. Dabei ist es besonders wichtig, neben einem passenden Betreff und der E-Mail Signatur (die zumindest zum Teil rechtlich vorgeschrieben ist) auch das Datum der Rückkehr anzugeben – damit der Gesprächspartner weiß, wann man wieder zu erreichen ist.

Dabei ist es laut Experten keine gute Idee, das Ankunftsdatum in der Abwesenheitsnotiz einige Tage nach hinten zu verschieben. So hat man auf den ersten Blick zwar Zeit, um erstmal wieder auf den neuesten Stand zu kommen. Doch die Methode führt nicht nur im Fall von zufälligen Anrufen oder Besuchen bei Kollegen zu Verwirrung und Verärgerung. Auch von wichtigen Meetings und Veranstaltungen könnte man versehentlich ausgeschlossen werden.

2. Fehlende Alternative

Bei vielen Anliegen kann, auch wenn man selbst nicht da ist, ein Kollege weiterhelfen. Und selbst wenn nicht: der Absender wird sich im Zweifelsfall besser fühlen, wenn er weiß, dass ihm geholfen wird. Deshalb sollte in der Abwesenheitsnotiz mindestens die E-Mail-Adresse eines Kollegen stehen – der im Idealfall auch wirklich weiterhelfen kann. Dabei sollte man allerdings sicherstellen, dass der Kollege nicht selbst im Urlaub ist – oder gar das Unternehmen mit einem Bein (oder beiden) bereits verlassen hat. Besonders unglücklich: Wenn zwei Urlauber sich gegenseitig als Ansprechpartner nennen, befindet sich der Empfänger in einer Endlosschleife. Wer will, kann natürlich auch seine eigene Handynummer für Notfälle angeben. Aber Vorsicht: Was ein Notfall ist, entscheidet dann der Anrufer, nicht mehr der Angerufene.

3. Zu viele Informationen

Auch zu viele Informationen sind unangebracht: Es geht keinen etwas an, warum man abwesend ist. Ob Krankheit, Dienstreise oder Urlaub im heimischen Garten – das interessiert höchstens Einbrecher, die wissen wollen, wie lange und wie weit man weg ist. Also Vorsicht walten lassen und Aussagen wie „vom 15. bis zum 30. Juli bräune ich mich mit meiner Frau und meinen beiden Söhnen in der Karibik“ vermeiden.

Zudem kann jede unnötige Information Betrügern dabei helfen, zum Beispiel mit der Fake-President-Masche durchzukommen. Denn je mehr Informationen Wirtschaftskriminelle über den Geschäftsführer haben, desto leichter können sie sich für ihn ausgeben. Bekommt die Sekretärin eine Nachricht, in der steht „Ich kontaktiere Sie aus meinem Karibikurlaub“ und „Grüße auch von meiner Frau und den zwei Jungs“, ist sie vielleicht eher geneigt, den in der Mail genannten Betrag auf ein ihr eigentlich unbekanntes Konto zu überweisen. Also gilt: Möglichst wenig und nur relevante Informationen angeben. Auch das Startdatum des Urlaubs ist uninteressant für den Empfänger der Abwesenheitsnotiz – es sei denn, man will ihn neidisch machen, wie lange man selbst im Urlaub ist.

4. Der falsche Ton

Wegfahren, während alle anderen arbeiten müssen – da neigt der Ein oder Andere zur Schadenfreunde. Unter Kollegen oder Freunden mag es dazugehören, seine Vorfreunde auf die Tage in der Sonne jedem unter die Nase zu reiben – in der Abwesenheitsnotiz sollte man allerdings professionell bleiben. Für die meisten Branchen gilt: lieber zu höflich als zu salopp. Sprüche wie „ich bin dann mal weg“ und Liedtexte wie „Hey, ab in den Süden, der Sonne hinterher…“ empfinden Gesprächspartner schnell als unangemessen. Das gleiche gilt für vermeintlich humorvolle Notizen à la „In Notfällen können Sie mich bei Twitter unter folgendem Hashtag erreichen: #IchStöreSieNurUngernImUrlaubAber“ – zumal Sie dann fairerweise auch wirklich das Hashtag während Ihres Urlaubs beobachten sollten.

5. Der falsche Empfänger

Wichtig ist der Tonfall auch bei der Anrede. Denn viele unterschiedliche Gesprächspartner erhalten die Abwesenheitsnotiz. Formulierungen wie „Hey Leute“, „Liebe Kollegen“, aber auch „Liebe Kunden“ sollte man vermeiden. Besser: „Sehr geehrte Damen und Herren“. Zudem sollte man nicht vergessen, die Nachricht auch auf Englisch zu formulieren, wenn man in Kontakt mit ausländischen Businesspartnern steht.

In einigen E-Mail-Programmen lassen sich für interne Empfänger andere Nachrichten einstellen als für externe – die Gefahr besteht allerdings, die Einstellung zu verwechseln. Da kann es schnell passieren, dass der Insider-Witz nicht beim Kollegen, sondern beim Geschäftspartner landet. Außerdem muss man bedenken: Manchmal sind interne und externe Empfänger nicht klar zu unterscheiden. So kann es sein, dass innerhalb der Firma geduzt wird – geht die E-Mail aber „intern“ an jemanden aus der Muttergesellschaft raus, so ist der Ton schnell unangemessen.