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Link kopierenDigitalisierung schreitet nur langsam voran – das zentrale Meldesystem und die E-Rechnung als Chance für den Mittelstand
E-Rechnung in Deutschland 2022 und Ausblick
Öffentliche Auftraggeber in Deutschland sind spätestens seit April 2020 zum Empfang elektronischer Rechnungen verpflichtet. Für E-Rechnungen gibt es verschiedene Formate – in Deutschland ist der Standard XRechnung vorherrschend. Dieser stammt aus der europäischen E-Rechnungsnorm, die in Deutschland durch Gesetze sowohl auf Bundes-, als auch teils auf Länderebene umgesetzt wurde. Für den elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) wurden zentrale Plattformen implementiert, die eine kontinuierliche Steigerung der Nutzung und Akzeptanz verzeichnen. Dazu gehört auch das Peppol-Netzwerk, eine europäische Initiative für die Standardisierung des elektronischen Datenaustauschs und ein wichtiger Meilenstein in Richtung gesteigerter Prozessautomatisierung und Datensicherheit. Die zentralen Knotenpunkte des Netzwerks können nun kontinuierlich zu einem elektronischen Meldesystem ergänzt werden. In letzter Konsequenz dürfte es das Ende der Papierrechnung einläuten und damit einen Beitrag zur Fortentwicklung und Optimierung der Abrechnungsprozesse leisten.
Aus den gesammelten Erfahrungen in Deutschland, dem föderalen System und den bereits bestehenden Schnittstellen zwischen Unternehmen (zum Beispiel EDI) ergibt sich als Lösungsarchitektur ein Peppol-Knotenmodell mit diversen Eintrittspunkten, etwa für den Mittelstand (Abbildung). Dies erfordert bei allen Beteiligten organisatorische, prozessuale sowie übergreifend regulatorische Anpassungen. Die Einführung eines Meldesystems wird vermutlich mit einer E-Rechnungspflicht einhergehen. Das ermöglicht die notwendige direkte Übertragung der Rechnungsdaten an die zentralen Plattformen auf Basis von eindeutigen Zugangsnummern für Unternehmen (beim Standard XRechnung „Leitweg-ID“ genannt).
Was ändert sich für den Mittelstand und wie sollten Unternehmen reagieren?
Alle Unternehmen müssen zukünftig elektronische Rechnungen versenden und empfangen können – aller Voraussicht nach mit XRechnung als Datenstandard und Peppol als Übertragungsstandard. Die Umstellung der Abrechnungsprozesse ist also bereits in vollem Gange. Eine Überprüfung, ob alle notwendigen Datenfelder (unter anderem Leitweg-ID, E-Mail-Adresse) vorhanden sind und ob eine Anbindung an ein Portal schnell und pragmatisch umsetzbar ist, wird obligatorisch. Häufig stellt eine unzureichende Stammdatenqualität die Unternehmen vor Herausforderungen im Rechnungsausgang, sodass dort Handlungsbedarf besteht. Im Rechnungseingang muss sichergestellt werden, dass die Rechnungsdaten elektronisch empfangen und zur Zahlung entsprechend freigegeben werden können.
Sofern die Systeme und Prozesse erfolgreich modernisiert sind, können die Rechnungen bereits heute nahezu vollständig elektronisch versendet werden. Neben Kosteneinsparungen von bis zu sechs Euro pro Ausgangsrechnung führt dies auch zu einer modernen und nachhaltigen Außendarstellung. Ähnliches gilt für den Empfang von Rechnungen, auch hier sind je nach Unternehmensgröße und Komplexität in den Prozessen zwischen vier bis 30 Euro pro Rechnung einzusparen (Bonpago, 2021). Es gilt jetzt, mit zertifizierten Dienstleistern die Systeme auf die Zukunft auszurichten und entsprechende Investitionen zu tätigen. Neben den technischen und prozessualen Maßnahmen müssen Unternehmen ihre Mitarbeitenden aktiv in den Prozess einbinden. Der ganzheitlich elektronischen Abrechnung gehört, zusammen mit einem automatisierten, ebenfalls vollelektronischen Meldewesen, die Zukunft. Am Ende ist die notwendige Digitalisierung ein Win-Win-Modell für alle – Verwaltung, Unternehmen und auch Mitarbeiter.
Dr. Donovan Pfaff, CEO bei Bonpago
Als Geschäftsführer der Bonpago beschäftigt sich Dr. Donovan Pfaff seit über 20 Jahren mit der digitalen Transformation von Prozessen, Geschäftsmodellen und Organisationen. Durch die Analyse von weit über 350 Unternehmen im In- und Ausland sowie aufgrund zahlreicher Forschungsprojekte mit der öffentlichen Verwaltung gilt er als Vordenker für die Digitalisierung. Mit seinem bereits im Jahre 2004 veröffentlichten Werk „Financial Supply Chain Management“ hat er die Entwicklungen zur stetigen Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen mitgestaltet. Dr. Donovan Pfaff arbeitet in allen wichtigen nationalen und internationalen Foren zum elektronischen Rechnungsaustausch mit.
E-Mail: pfaff@bonpago.de
