Mittelstand entdeckt Working Capital: So heben Unternehmen stille Reserven

Wie in jeder Krise wird es gerade für viele Mittelständler finanziell eng. Sie könnten sich Luft verschaffen, wenn sie ihre oft üppigen Reserven im Umlaufvermögen heben. 

Von Midia Nuri 

Zeit ist Geld. Das weiß hierzulande bereits der Volksmund. Auch Material ist Geld. Beides ist so wahr, dass Unternehmen mittlerweile künstliche Intelligenz (KI) einsetzen, um den Umgang mit beidem zu optimieren. So hat das Deutsche Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz (DFKI) eigens für den Hallenheizungsbauer Kübler aus Ludwigshafen eine KI entwickelt, die auf die firmeneigene Datenbank zugreift. Seit Jahren übermitteln Anlagen, die Kübler installiert hat, dorthin Daten wie Außentemperatur, Verlauf des Heizungsstarts am Morgen, Temperaturen der verschiedenen Heizzonen in der Halle des Kunden, Bewegungsmuster und auch Heizzeiten. Für jede Hallenheizung gibt es bei Kübler intern einen digitalen Zwilling, der in Echtzeit mit den sensorischen und visuellen Daten der Heizung beim Kunden gefüttert wird. 

„Die KI erkennt so eventuelle Auffälligkeiten sofort und schickt einen Alarm“, sagt Thomas Kübler, geschäftsführender Gesellschafter. Laufend erkennt die KI etwa, ob ein Bauteil der Heizung defekt ist oder vielleicht nur verschmutzt. „Der Monteur hat dann das richtige Bauteil gleich dabei, wenn er zum Kunden fährt“, sagt Kübler. Die KI lernt im Laufe der Zeit zunehmend, anhand der Daten eigenständig Vorzeichen zu erkennen und so vorherzusagen, wann ein Bauteil kaputtgeht. „Anstatt bei einem Ausfall schnell zu einem Kunden fahren zu müssen, können wir besser planen und Anfahrten dann vorausschauend kombinieren“, sagt Kübler. Das spart bis zu 40 Prozent Fahrzeit und Kosten. 

Kübler ist ein typisches Beispiel dafür, dass finanziell erfolgreicher ist, wer nicht nur aufs Geld schaut, sondern auch auf Zeit und Material. Das ist der Gedanke des Working Capital Management. Zum Working Capital – dem Umlaufvermögen – gehören Lagerbestände sowie Forderungen und Verbindlichkeiten. In denen verstecken sich oft wahre Reichtümer, die Unternehmen heben können. Was sinnvoll ist, hängt vom Geschäft ab. Die Optimierung des bilanziellen Umlauf­vermögens ist schon längst auch im Mittelstand angekommen. 

Working Capital besser zu nutzen, ist entscheidend für den Erfolg von Restrukturierungen, wie eine Umfrage der Beratung Roland Berger zeigt. Demnach konnten Unternehmen bei weniger erfolgreichen Restrukturierungen ihr Umlaufvermögen nur in 15 Prozent der Fälle um mehr als 15 Prozent verringern. Bei den erfolgreich restrukturierten Unternehmen waren es mit 67 Prozent mehr als viermal so viele. Nur den Cashflow zu steigern, erwies sich als noch wirksamere ­Stellschraube. 

Dass sich Unternehmen verstärkt um ihr Working Capital Management kümmern, beobachtet Moritz Wewer, für Finanzberatung im Mittelstand verantwortlicher Partner bei PwC Deutschland, in zeitlichen Wellen. Spätestens seit der Finanzkrise 2007 optimieren auch Mittelständler zunehmend ihr Umlaufvermögen – damals zahlten viele Kunden nur verzögert, manche gar nicht. Banken geizten mit Krediten. Auch derzeit ist der Zugriff auf die eigenen Puffer und Reserven in vielen Fällen die einzige Möglichkeit für Unternehmen, sich selbst zu finanzieren. Wie eng es derzeit für viele Mittelständler ist, lassen die wieder hohen Insolvenzzahlen erahnen, die von 2023 auf 2024 um ein Viertel stiegen – auf den höchsten Stand seit 2015. 

Dass Lieferanten und Kreditgeber sich nach Kräften bemühen, den Geldfluss zu beschleunigen, lässt sich derweil an den wieder verkürzten Zahlungsfristen ablesen, die nach dem Creditreform Zahlungsindikator Deutschland von 32,05 Tagen 2023 auf 31,22 Tage 2024 sank, während die durchschnittliche Überfälligkeit von Rechnungen im B2B-Geschäft leicht auf 8,41 Tage zurückging. „Ein Zeichen für ein strengeres Kreditmanagement“, sagt Patrik-Ludwig Hantzsch, Leiter der Creditreform Wirtschaftsforschung. 

Unternehmen tun also, was sie können. Für das Working Capital bedeutet das: Beim Forderungsmanagement darauf achten, Geld zügig und konsequent einzutreiben. Finanzierungsformen wie etwa dem Forderungsverkauf mittels Factoring, erhöhen die Liquidität. Und ihr Risiko können Mittelständler mit Kreditversicherungen und regelmäßigen Bonitätsprüfungen auch bereits bestehender Kunden verringern. Im Verbindlichkeitenmanagement verschaffen Unternehmen sich Luft, indem sie Zahlungsziele verlängern und möglichst selbst auch gezielt Skonti nutzen. Darüber hinaus können Unternehmen individuelle Preisnachlässe mit ihren Lieferanten vereinbaren – zum Beispiel gestaffelt nach Zahlungsdauer. 

Weil Working Capital Management in der Krise gerade beim Forderungsmanagement oft nur begrenzt möglich ist und Factoring zuweilen nicht zu akzeptablen Konditionen funktioniert oder gar nicht zu bekommen ist, gibt es seit der Finanzkrise das sogenannte Reverse Factoring. Dabei nimmt ein Mittelständler seine Lieferanten beim Factoring quasi Huckepack. Das Unternehmen reicht beim Reverse Factoring also Rechnungen der Lieferanten sofort nach Erhalt an den Factoring-Anbieter weiter. Von dem bekommen die Lieferanten das Geld. Der Factoring-Anbieter holt es dann beim Mittelständler wieder, in der Regel hat der aber ein längeres Zahlungsziel als beim Lieferanten. Die Zahlung an den Lieferanten ist so praktisch ein Kredit des Factoring-Anbieters an den Mittelständler. Dafür zahlt zwar der Lieferant – aber zu den für den Mittelständler dank besserer Bonität niedrigeren Zinsen.  

Höhere Liquidität

Der Vertragsnehmer selbst profitiert so weiter von langen Zahlungszielen, während die Lieferanten bei Forderungen ihre Liquidität erhöhen. Beide Unternehmen verbessern durch die Zusammenarbeit wiederum ihr Umlaufvermögen. Als erstes Unternehmen startete damals Autozulieferer Knorr-Bremse mit einem solchen Modell. Heute stehen viele Anbieter für Reverse Factoring bereit, neben Kreditversicherern wie etwa Coface oder Banken wie BNP Paribas auch Fintechs wie C2FO, Cflox, CRX Markets, Taulia oder Traxpay. 

Auch die Materialwirtschaft ist für Unternehmen ein wichtiger Hebel. Mittelständler können gezielt die Laufzeiten ihres Umlaufvermögens verkürzen, indem sie nur so viel Material und Vorprodukte wie nötig anschaffen und verarbeitete Produkte möglichst rasch an den Kunden bringen. Auch über den Warenbestand abgesicherte Kredite verbessern in diesem Bereich die Liquidität. 

„In der Corona-Zeit waren ja die Lieferketten unterbrochen“, erinnert sich PwC-Experte Wewer. Damals waren die Lagerbestände hoch, was das Working Capital verschlechtert hat. „Das ist heute noch etwas schlechter als vor der Pandemie, aber auch schon wieder besser als in der Pandemiehochzeit.“ Unternehmen überlegten sich wegen ihrer Erfahrung nun doppelt gut, was sie vorhielten, um Folgen etwa von Zöllen abpuffern zu können, sagt Wewer. „Wer jetzt beispielsweise eine Betriebsstätte in den USA hat, wird dort erhöhen.“ 

Die Optimierung des Working Capital lohnt sich besonders für Mittelständler aus Branchen mit hohem Umlaufvermögen, wie etwa dem Maschinenbau oder der Automobilwirtschaft, aber auch im Handwerk. Und auch kleinere Betriebe können KI einsetzen, um ihr Working Capital zu optimieren, wie der Orthopädieschuhmacher Johannes Herges aus Saarbrücken zeigt. Seit Ende 2023 trainiert Herges seine KI, die offline auf einem eigenen Computer nur mit der Druckmessplatte für die Füße und dem 3D-Druckgerät verbunden ist und damit die Aussicht auf eine immense Materialersparnis und Qualitätssteigerung verspricht. „Normalerweise fräsen wir orthopädische Einlagen aus Schaumstoff heraus“, erklärt Herges. So gingen bisher rund 80 Prozent des Materials verloren. Diesen Ausschuss spart Herges jetzt dank der KI-gestützten Vermessung der Füße und deren Fehlstellung ein. Als Nächstes soll der Trittschaum entfallen, mit dem Herges den Fußabdruck nimmt, um Sohlen mit genau passenden Festigkeiten per 3D-Druck herzustellen. 

Auch wenn solche Ausnahmen die Regel bestätigen: Nach wie vor tun sich größere Unternehmen leichter, ihr Umlaufvermögen zu verbessern. „Die Voraussetzungen fürs Working Capital Management sind bei größeren KMU besser“, erklärt Wewer. „Um das Forderungsmanagement beispielsweise mit KI vollständig zu automatisieren, brauchen Sie ein Dokumentenmanagement“ – was sich meist nur große Firmen leisten. Auch ohne Prozessoptimierung geht es nicht. Und: „Die Fähigkeit, Working Capital Management zu betreiben, ist auch ein Zeichen für eine starke Marktposition“, ist Wewer überzeugt. „Wenn Sie die haben, können Sie kürzere Fristen setzen und auch mal einen Lagerengpass haben – und die Kunden kaufen trotzdem.“ Allerdings: „Nicht lieferfähig zu sein, ist höchst selten der Weg.“ 

Doch auch kleinere Mittelständler haben viele Möglichkeiten. Je nach Betrieb können unterschiedliche Maßnahmen sinnvoll sein, beim einen mehr im Forderungsmanagement, beim anderen mehr im Warenumlauf. „Was brauche ich als Puffer? sollten Unternehmen sich bei den Zahlungszielen wie auch beim Lagerbestand fragen“, empfiehlt Wewer. 

Ein individueller Mix aus den verschiedenen Maßnahmen ist optimal. Wichtig jedoch immer: „Einer muss den Hut aufhaben“, sagt der PwC-Finanzexperte. „Verkäufer gucken oft nur auf die Umsätze, weniger auf die Zahlungsziele.“ Vertrieb und Sales müssten aber auch das Forderungsmanagement im Blick haben, Produktion und IT die Abläufe und finanziellen Belange kennen, um bei der Bedarfsplanung richtig handeln zu können. Den Hut trägt meist der Finanzverantwortliche. 

KI optimiert

Auch in den Finanzabteilungen spielt KI eine wachsende Rolle fürs Working Capital Management. Das zeigt eine Studie unter 600 Finanzentscheidern weltweit von Taulia, einem zur SAP-Gruppe gehörenden Anbieter für Working-Capital-Management-Lösungen. Sechs von zehn Finanzabteilungen setzen der Studie zufolge bereits heute KI ein. KI-generierte Daten haben global bei 47 Prozent der Befragten den größten Einfluss auf die Verbesserung der Prozessautomatisierung und bei 45 Prozent auf die Liquiditätsvorhersagen. „Unsere Daten zeigen, dass fast die Hälfte der Unternehmen plant, ihre Finanzteams durch KI-Spezialisten zu erweitern, was auf ein starkes Engagement für die weitere Integration von KI in ihre Abläufe hinweist“, sagt Thomas Mehlkopf, General Manager und Head of Working Capital Management bei SAP. „Der Einsatz von KI wird in den kommenden Monaten und Jahren voraussichtlich deutlich zunehmen.“ 

Mit welcher Maßnahme auch immer – das Potenzial für Working Capital Management ist im Mittelstand riesig, wie eine Studie der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Grant Thornton ergab, die das Trade Working Capital von 1771 Unternehmen mit einem Umsatz von unter 500 Millionen Euro für 2018 bis 2021 untersucht hat. Die einbezogenen Unternehmen hätten rund 26,5 Milliarden Euro an Liquidität durch eine Optimierung des Working Capital freisetzen können, errechneten die Wirtschaftsprüfer auf Basis der Jahresabschlüsse. „Bei Fremdkapitalkosten von fünf Prozent entspricht die Working-Capital-Reduktion jährlichen Einsparungen von rund 750.000 Euro, wovon zum Beispiel interne Working Capital Manager eingestellt werden können.“ 

Was ist Working Capital?

• Working Capital (auch: Netto-Umlaufvermögen) bezeichnet die Differenz zwischen kurzfristigem Vermögen (z. B. Lagerbestände, Forderungen) und kurzfristigen Verbindlichkeiten. Ein aktives Management kann stille Reserven heben – ohne Kredite.

Warum ist es aktuell wichtig?

• Steigende Insolvenzen und restriktivere Kreditvergabe zwingen viele Mittelständler, intern Liquidität freizusetzen.

• Die durchschnittliche Zahlungsfrist im B2B-Geschäft ist 2024 auf 31,22 Tage gesunken (Quelle: Creditreform).

• Studien zeigen: Erfolgreiche Restrukturierungen gehen fast immer mit verbessertem Working Capital einher (Roland Berger, Grant Thornton).

Strategien für mehr Liquidität im Mittelstand:

• Forderungsmanagement: Schnellere Zahlungseingänge, Bonitätsprüfung, Factoring
• Verbindlichkeiten steuern: Zahlungsziele ausweiten, Skonto gezielt nutzen, Reverse Factoring
• Lager und Produktion: Bestände senken, Just-in-Time erhöhen, KI-gestützte Bedarfsermittlung
• KI-Einsatz: Automatisierung, Predictive Analytics, digitale Zwillinge (z. B. bei Kübler oder Herges)

Technologische Helfer im Einsatz (Beispiele):

• Kübler Heizsysteme: Spart durch KI bis zu 40 % Servicekosten

• Orthopädie Herges: Reduziert Materialausschuss mit KI & 3D-Druck

• SAP-Tochter Taulia: 60 % der Finanzabteilungen nutzen KI fürs Liquiditätsmanagement

Vorteile durch optimiertes Working Capital:

• Gesteigerte Eigenfinanzierungskraft

• Reduzierung der Fremdkapitalkosten

• Stärkung der Resilienz bei Krisen

• Bessere Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten und Kunden

Studien-Fazit:

• Unternehmen mit <500 Mio. € Umsatz hätten zwischen 2018–2021 allein in Deutschland rund 26,5 Mrd. € an Liquidität durch Working-Capital-Optimierung freisetzen können – ein enormes Potenzial.