Bitte kein Excel mehr!

Liquiditätsplanung gehört zu den Kernaufgaben eines jeden Unternehmens – immer, aber erst recht in Krisenzeiten mit stark schwankenden Umsätzen und gestörten Lieferketten. Firmen brauchen einen exakten Überblick über aktuelle und geplante Einnahmen und Ausgaben. Das Ziel: den Liquiditätsbestand im Griff zu haben und zu wissen, ob man womöglich Kredite aufnehmen muss oder sogar Geld parken kann. Letzteres hat sich in Minuszinszeiten freilich ins Gegenteil verkehrt. Wer zu viel Geld übrig hat, muss dafür durchaus ebenso Zinsen zahlen. So oder so, zu jeder Zeit muss die Zahlungsfähigkeit sichergestellt sein. Denn Geld ist nicht alles, es ist das Einzige – und das betrifft alle Arten von Geschäftsmodellen. Bei Not-for-profit-Unternehmen ist der Fokus auf Liquidität sogar noch drängender. Helfen können beim Cashmanagement digitale Tools – datenbasiert und KI-gestützt. Was aber ist bei der Liquiditätsplanung im Mittelstand besonders zu beachten?
Zunächst: Die Digitalisierung gibt Unternehmen die Chance, ihre gesamten Prozesse umzustellen. Eine Fülle von Anwendungen steigert dabei die Effizienz aller Unternehmensbereiche von CRM über HR bis eben zu Finanzen, wo der Einsatz moderner Software erst durch die sogenannte PSD2 möglich geworden ist. Seit 2018 hat die Payment Services Directive II die EU-weite Wertschöpfungskette in der Finanzindustrie aufgebrochen. Seitdem sind die Banken verpflichtet, Informationen zu Kundentransaktionen über eine Programmierschnittstelle (API) auch Drittanbietern bereitzustellen. So lassen sich die Daten viel besser, oder überhaupt erst, durch externe Dienstleister auswerten. Diese Maßnahme war ein Meilenstein, und in zehn Jahren wird jedes Unternehmen ein digitales Liquiditätsplanungssystem im Einsatz haben.

Excel und Gefühle haben ausgedient

Spätestens dann haben Excel-Tabellen – die grundsätzlich nur von dem verstanden werden, der sie angelegt hat – oder subjektives Bauchgefühl bei der Liquiditätsplanung ausgedient. Solche, immer noch sehr weitverbreiteten Methoden sind umständlich, zeitraubend – und völlig untauglich, obwohl eine Excel-Tabelle formal gesehen korrekt ist. Erfahrene Unternehmer wiederum vertrauen zwar zu Recht auf ihr Gefühl, das sie über Jahrzehnte und dank wertvoller Erfahrung entwickelt haben. Leider lassen sich Gefühle aber nicht weitergeben und auf andere übertragen, interessanterweise den so rationalen Excel-Tabellen dabei ähnlich. Moderne Tools hingegen regeln für alle Zeiten die Liquiditätssituation effizient – basieren aber trotzdem auf den Daten, Handlungen, Entscheidungen und Plänen des Unternehmens.
Auf keinen Fall sollte man daher ins komplette Gegenteil verfallen und seine Verantwortung vom Bauch auf Künstliche Intelligenz übertragen. Damit lässt sich nicht in die Zukunft schauen, zumal in einem stets einzigartigen Unternehmen. Was beim Wetter mit Millionen Daten schon nicht funktioniert, soll mit ein paar historischen Daten klappen? Künstliche Intelligenz kann nicht hellsehen. Nur der Unternehmer weiß, ob er im nächsten Monat einen Mitarbeiter einstellt oder in ein neues Büro übersiedelt – und kann mit diesen Informationen die entsprechende Software füttern.

Liquidität sticht Buchhaltung

Ebenso vergessen sollte man – wenn es um das Thema Liquidität geht – die Buchhaltung. Buchhaltung dient der gesetzeskonformen Dokumentation zur Berechnung von Steuern. Wir Unternehmer brauchen aber Cash! Die Buchhaltung zahlt keine Gehälter und kauft keine Maschinen. Investiert werden kann nur mit Liquidität und die ist tagesgenau; wartet nicht, bis die Buchhaltung zum Stichtag fertig ist. Die Liquiditätsplanung ist daher völlig unabhängig von ihr zu betrachten.
Die große Herausforderung der Liquiditätsplanung ist die laufende Aktualisierung. Damit aber ist eine Online-Verbindung zu Bankkonten zwingend erforderlich. Das Auslesen von Daten aus den Banken war bis vor wenigen Jahren auf saubere und transparente Weise nicht möglich. Mit der PSD2 wurde dieser Zugriff schließlich gesetzlich festgelegt. So können Unternehmen einfach, schnell und sicher mit Hilfe von lizenzierten und regulierten Drittdienstleistern auf ihre Daten in der Bank zugreifen und diese nutzen. Durch diese neue Basis gibt es nun auch für die Liquiditätsplanung cloudbasierte Tools – die mit der Bank verknüpft sind. Der Vorteil? Zum einen überschaubare Kosten, angepasst an die Größe des Unternehmens aufgrund von Abomodellen (Software as a Service, SaaS). Zum andern sind solche Lösungen einfach gemacht, schnell zu erlernen und können innerhalb eines halben Tages bereits im Unternehmen eingesetzt werden.

Und zu guter Letzt: Mut

Liquiditätsplanung ist brutal – so wie es im Wirtschaftsleben nun einmal zugeht. Ständig muss man zahlungsfähig sein und sich überlegen, wie man auch in zwölf Monaten Gehälter, Mieten, Waren und Dienstleister bezahlt. Dabei sind die Ausgaben meist gut vorhersehbar – anders als bei Umsätzen. Ein systematischer Planungsansatz erfordert aber, dass man Umsätze einplant. Und dazu gehört Mut. Zum Glück eine jener Eigenschaften, über die Unternehmer sowieso verfügen.