Schöne Bescherung: Steuerfallen bei der Weihnachtsfeier

Ob und wie sich der Fiskus mittelbar an den Kosten der Betriebsfeier beteiligt, hängt schon von der Art der Veranstaltung ab. „Für Feiern im Kreis der Belegschaft und für Events mit Kunden gelten unterschiedliche steuerlich Regeln, die sich noch dazu gemessen an den verschiedenen Steuerarten unterscheiden“, erklärt Sarah Roßmann, Steuerberaterin bei Menold Bezler in Stuttgart. So fallen Lohnsteuer und Umsatzsteuer im Zusammenhang mit Betriebsfeiern in unterschiedlichem Maße an.

Ein Beispiel: Nach zwei Jahren pandemiebedingter Pause möchte der Betrieb endlich wieder seine traditionelle Weihnachtsfeier veranstalten. Der Chef lässt sich nicht lumpen und mietet für die Party im Mitarbeiterkreis nicht nur einen Saal in einer vielgelobten Gaststätte, sondern lädt gleich auch noch die Partnerin bzw. den Partner der Beschäftigten mit ein. „Steuerlich kann er die Kosten als Betriebsveranstaltung absetzen, muss dazu aber ein paar Dinge beachten“, mahnt Sarah Roßmann. Für ein dieselbe Veranstaltung legt die Finanzverwaltung nämlich lohnsteuerlich und umsatzsteuerlich unterschiedliche Kriterien an.

Freibetrag beachten

Bei der Lohnsteuer gilt: Für jeden Mitarbeiter gilt ein Freibetrag von 110 Euro brutto im Jahr für maximal zwei Veranstaltungen. Heißt: Sind schon für einen Betriebsausflug oder ein Sommerfest Ausgaben entstanden, muss für mindestens eine der Veranstaltungen auch die Lohnsteuer in die Kosten einkalkuliert werden. Außerdem gilt, dass die Kosten für die Begleitperson dem Mitarbeiter zugerechnet werden, sprich: es stehen maximal 55 Euro je Person für das Weihnachtsevent zur Verfügung. „Wird der Betrag überschritten, entsteht insoweit ein lohnsteuerlicher Vorteil für die Mitarbeiter, der lohnversteuert werden muss“, erklärt Sarah Roßmann. Die Mehrkosten trägt in der Regel dann der Geschäftsinhaber.

Die 110-Euro-Grenze gilt auch für die Umsatzsteuer, allerdings mit einem kleinen, aber wichtigen Unterschied: Es ist hier kein Freibetrag, sondern eine Freigrenze. „Liegen die Kosten für die Feier über den 110 Euro pro teilnehmendem Mitarbeiter, stuft das Finanzamt die Veranstaltung komplett als privat veranlasst ein“, sagt Sarah Roßmann. Dann lassen sich die Gesamtkosten der Veranstaltung umsatzsteuerlich gar nicht geltend machen – der Betrieb bleibt auf der Vorsteuer sitzen.

Kosten genau dokumentieren

Die Steuerberaterin rät daher: „Wer sicher gehen will, dass es durch eine Betriebsveranstaltung keine steuerlichen Nachteile gibt, sollte bei der Planung genau darauf achten, dass die 110-Euro-Schwelle nicht überschritten wird.“ Dazu sind nicht nur recht aufwändige Berechnungen der Kosten pro Mitarbeiter anzustellen. Betriebsinhaber müssen auch genaue Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten einhalten, um die Kosten später gegenüber dem Finanzamt dokumentieren zu können. „Schon während der Planung einer Betriebsveranstaltung ist es empfehlenswert, eine detaillierte Kostentabelle zu führen und diese zusammen mit einer Teilnehmerliste rechtzeitig in die Lohnabrechnung zu geben“, so Sarah Roßmann.

„Incentive“ oder Betriebsveranstaltung?

Noch etwas komplizierter wird die Rechnung, wenn auch Kunden eingeladen werden: Dann ist zu prüfen, ob es sich noch um eine Betriebsveranstaltung im einkommensteuerlichen Sinne handelt, das heißt, ob die 110-Euro-Schwelle überhaupt noch anwendbar ist. Wenn nicht, ist für die entstandenen Kosten kleinteilig zu prüfen, ob diese als „Incentive“ oder als betrieblich veranlasst einzustufen sind. „Dies kann bei Mitarbeitern zu lohnsteuerpflichtigen Vorteilen führen“, erläutert Sarah Roßmann. „Und auch für Kunden und Geschäftspartner kann eine entsprechende pauschale Steuer abgeführt werden, um für diese negative steuerliche Konsequenzen zu vermeiden.“