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Link kopierenWarum Mittelständler ihre Buchhaltung digitalisieren sollten
Die Corona-Krise versetzt dem deutschen Mittelstand einen Digitalisierungsschub. Warum diese Entwicklung dazu beitragen kann, auch die Buchhaltung der Unternehmen zu professionalisieren, erklärt Andreas Hermanutz, Leiter Vertrieb und Service bei Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland.
Wie weit ist die Buchhaltung im Mittelstand bereits digitalisiert?
Die Digitalisierung in diesem Bereich ist sehr weit fortgeschritten. Bankkontoauszüge werden in der Regel schon seit Jahren elektronisch bereitgestellt und automatisiert verbucht, Belege eingescannt und Buchungsvorschläge generiert. Ich schätze, dass 80 bis 90 Prozent der Buchhaltungsprozesse im Mittelstand bereits automatisiert erfolgen.
Was bringt das den Unternehmen?
Die Vorteile sind Zeit, Transparenz und Aktualität: Zeit, weil eine Maschine repetitive Tätigkeiten übernimmt; Transparenz, weil durch die Verknüpfung der Buchungen mit dem Beleg eine bessere Nachvollziehbarkeit herrscht; Aktualität, weil Geschäftsvorfälle sofort verbucht werden.
Viele Mittelständler erledigen ihre Buchhaltung noch mit Excel. Warum also wechseln?
Unternehmen müssen sich immer fragen: Erfüllen wir die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD)? Diese Vorschriften sind rechtlich bindend. Die GoBD schreiben vor, dass sämtliche Geschäftsvorfälle aufgezeichnet und dokumentiert werden. Zugleich ist dort definiert, welche Mindestanforderungen die EDV-Systeme im Hinblick auf Daten- und Prozesssicherheit erfüllen müssen. Selbstprogrammierte Excellisten können da im Zweifelsfall nicht mithalten.
Muss ein Unternehmen seine Buchhaltung immer auf einen Schlag und komplett digitalisieren – oder geht das auch sukzessive?
Eine komplette Systemumstellung kann eine logische Konsequenz sein, wenn die bestehende Lösung die betrieblichen Prozesse nicht unterstützt oder der Aufwand, Insellösungen einzuführen, zu hoch ist. Natürlich können Mittelständler aber auch schrittweise vorgehen.
Wie lässt sich herausfinden, welche Bereiche der Buchhaltung am dringlichsten digitalisiert werden sollten?
Indem sich die Unternehmen die folgenden Fragen stellen: Werden alle potentiellen Schnittstellen, etwa zu Fakturierung oder dem Warenwirtschaftssystem, genutzt, um manuelle Erfassungen zu vermeiden? Werden Kontoauszüge digital bei den Banken abgerufen und automatisiert verbucht? Werden Buchungen aus dem Lohn- und Gehaltsbereich automatisch importiert? Werden digital eintreffende Eingangsrechnungen automatisch aus E-Mails oder Portalen abgerufen und verbucht? Werden sonstige Papiereingangsrechnungen gescannt, per OCR ausgelesen und nach Regeln automatisch verbucht? Werden Belegbilder direkt mit dem Buchungssatz verknüpft? Gibt es digitale Workflow-Lösungen für den Rechnungsfreigabeprozess? Werden die Belege revisionssicher archiviert?
Digitalisierung ist immer mit Investitionen verbunden. Was kostet es, seine Buchhaltung zu digitalisieren?
Das lässt sich pauschal nicht sagen. Unternehmen sollten vom Ergebnis her denken: Sie brauchen am Schluss eine Buchhaltung, die den Vorschriften der GoBD entspricht. Außerdem muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Wenn die fehlt, kann die Finanzverwaltung die Buchhaltung insgesamt verwerfen – in manchen Bundesländern wird dieser Schritt bereits geprüft. Unserer Meinung sollten Mittelständler auf Standard-Finanzbuchhaltungslösungen zurückgreifen. Sie kosten oft weniger Geld als Individuallösungen, die bei jeder Erweiterung hohe Projektaufwendungen verursachen.
Das Angebot an digitalen Buchhaltungstools ist schier unüberschaubar. Wie findet der Mittelständler das für ihn richtige Produkt?
Das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zunächst muss sich der Unternehmer fragen, ob er die laufende Buchhaltung wirklich selbst erstellen möchte. Das setzt voraus, dass er entsprechendes Fachpersonal hat. Sind die betrieblichen Bedürfnisse klar, muss er sich die Lösungen im Einzelnen anschauen: Reicht eine klassische Buchhaltungslösung? Benötige ich Kostenstellen-/Kostenträgerrechnungen sowie Planungs- und Controllingwerkzeuge? Welche Schnittstellen sind Voraussetzung, um den manuellen Erfassungsaufwand zu minimieren? Soll sich die betriebliche Buchhaltungstätigkeit auf die Vorerfassung und Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle beschränken und ein Steuerberater die laufende Buchhaltung erstellen? Kann die Zusammenarbeit über cloudbasierte App-Lösungen laufen? Das vereinfacht den Austausch und hält die Buchhaltung aktuell.
