Die eRechnung – Überblick, Chancen und Herausforderungen

Mit Word oder Excel erstellte und als PDF per E-Mail versendete Rechnungen sowie Papierrechnungen sind in vielen Unternehmen gang und gäbe. Ab dem 1. Januar 2025 wird jedoch das Ausstellen von eRechnungen verpflichtend und damit gehen einige Veränderungen einher. 

Die Digitalisierung schreitet in den Unternehmen immer weiter voran. Neue Gesetze fördern dies, setzen aber auch gewisse Änderungen innerhalb der Unternehmen voraus. Das geplante Wachstumschancengesetz ist eins davon: Es soll sowohl Steuervereinfachungen für Unternehmen ermöglichen als auch das Unternehmenswachstum fördern. 

Dafür soll die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen digitalisiert werden. Papier- und individuell formatierte Rechnungen werden durch die sogenannte eRechnung, eine elektronische Rechnung eines genau definierten Formats, ersetzt. 

Fin Glowick, CRO bei WISO MeinBüro, erläutert den Geschäftsverkehr der Zukunft und informiert über die konkreten Vorgaben bei der eRechnung. Zudem beleuchtet er ihre  Vorzüge sowie Herausforderungen. 

Vorgaben an die eRechnung

Die elektronische Rechnung zeichnet sich dadurch aus, dass sie strukturiert und elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen werden kann. Um eine elektronische Verarbeitung zu ermöglichen, ist es nötig, dass die Rechnung der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung entspricht (CEN-Norm EN 16931). 

Rechnungen, die mithilfe von Programmen wie Word oder Excel erstellt und als PDF verschickt werden, gelten als unstrukturierte Daten und ermöglichen daher keine korrekte Rechnungsstellung mehr. Eine geeignete Rechnungs-Software schafft hier Abhilfe. Damit erfüllt die Rechnung die Voraussetzungen, dass der Inhalt strukturiert und maschinenlesbar dargestellt werden kann. Auch eine automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnung ist dann möglich.

Schon bisher bekannt und weiterhin gültig sind die Pflichtangaben, bestehend aus Namen und Anschrift des Rechnungsausstellers und -empfängers, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Art und Menge der Ware oder Dienstleistung sowie Rechnungsbetrag samt Umsatzsteuer. 

Die Übergangsphase erleichtert die Umstellung

Unternehmen, die den Vorsteuerabzug geltend machen möchten, sollen einander ab 2025 eRechnungen ausstellen. Bis Ende 2025 können jedoch auch noch nicht-elektronische Rechnungen ausgestellt werden. 

Das gilt wiederum nur für B2B-Umsätze und nur dann, wenn der Rechnungsempfänger dem nicht eRechnung-konformen Format ausdrücklich zugestimmt hat. 

Vorteile der eRechnung

Während Papierrechnungen viel Platz und manuellen Aufwand verlangen, können die Daten aus einer eRechnung unkompliziert in ein Buchhaltungssystem übertragen werden. Das fördert eine fehlerlose und schnelle Übertragung aller wichtigen Zahlen und Daten. 

Durch ein einheitliches, digitales Format werden sowohl Medienbrüche vermieden als auch ein übersichtliches Sammeln und Sortieren der Rechnungen ermöglicht. Das dadurch erleichterte Senden und Empfangen fördert zudem eine schnellere Abwicklung von Zahlungen. 

Außerdem schonen eingesparte Ausdrucke das Unternehmenskonto und ebenso die Umwelt.

Wie die Anforderungen umgesetzt werden können 

Beim Erstellen elektronischer Rechnungen sind für ein Unternehmen zuverlässige Technologien das A und O. Die Möglichkeit, eine qualifizierte digitale Signatur zu erstellen, ist notwendig, um die Authentizität der Rechnung sicherzustellen. Auch die Vertraulichkeit der Daten muss gewährleistet werden können. 

Geschulte Mitarbeiter und spezielle Softwarelösungen helfen dabei, die Vorgaben einzuhalten und eRechnungen gesetzeskonform auszustellen.

Dafür eignet sich zum Beispiel die Bürosoftware von WISO MeinBüro: Mithilfe dieser können sowohl die klassischen PDFs, als auch gültige eRechnungen erstellt werden. Dabei unterstützt das in der Software enthaltene eRechnungs-Format „ZUGFeRD“ und “XRechnung”. 

Was sich in Zukunft verändern wird – und was nicht

Die Ausstellung einer eRechnung ist bei Kleinbetragsrechnungen mit einem Bruttobetrag von unter 250 Euro sowie Rechnungen an Endverbraucher auch in Zukunft nicht notwendig.

In allen anderen Fällen ist eine Anpassung des Rechnungswesens von Unternehmen nötig. Zeit- und Geldinvestitionen werden unter Umständen anfallen, um eRechnungen in den Unternehmensalltag zu integrieren. Auf längere Sicht ermöglicht diese Art der Rechnungsstellung jedoch finanzielle und materielle Einsparungen, da die Abwicklung schneller wird und Fehlerquellen vermieden werden. Zwar ist bis 2025 noch etwas Zeit, aber es empfiehlt sich, früh anzufangen und seine Prozesse rechtzeitig umzustellen.