Digitaler Entscheidungshelfer: Wie Unternehmen mit modernem Controlling ihren Blick schärfen

Die oftmals langwierige Suche nach relevanten Informationen oder die unübersichtliche Datendarstellung kostet aber Zeit, die im Tagesgeschäft schlichtweg nicht übrig bleibt. Der P3N AG war bewusst, dass sie das Thema Controlling zielführender umsetzen will. Die Lösung: Ein Tool, das monatliche Auswertungen, Kosten und Umsätze ebenso wie nutzenstiftende Zeitreihen grafisch ansprechend aufbereitet – jederzeit und aktuell.

Controlling – mehr Unternehmenspflicht als Kür

Controlling stellt einen Teilbereich dar, der heute aus der Firmenführung kaum mehr wegzudenken ist. Die Erfassung, Auswertung und Analyse sämtlicher buchhalterischer Daten und die Umwandlung dieser in wertvolle Informationen bringt Klarheit für wichtige Entscheidungen. Dabei stehen Verantwortliche aber vor einer Hürde: Angesichts der Fülle an Daten ist es schwierig, die relevantesten herauszupicken und übersichtlich aufzubereiten.
 
Eine Herausforderung, die sich immer weiter zuspitzt. Der Markt entwickelt sich rasant und die Wirtschaft muss sich an besondere Ereignisse wie jüngst die Coronapandemie unmittelbar anpassen. Diese Bedingungen zeigen die Notwendigkeit, permanent kurz- und mittelfristige Planungen mit dem aktuellen Stand der Dinge abzugleichen, um daraus sinnvolle Prognosen und mögliche Handlungsbedarfe abzuleiten. Das erfordert ein modernes Controlling.  

Mit Kennzahlen und Trends zur transparenten Unternehmensführung

Genau aus diesen Gründen steht das interne Controlling auch bei der P3N AG, die Kunden seit gut 15 Jahren bei den Themen Risikoreduzierung und Effizienzsteigerung unterstützt, auf der Agenda. Mit dem bisherigen genutzten System stieß das Unternehmen jedoch langsam an die Grenzen einer verlässlichen und schnellen Auswertung. Denn die Vielzahl an Informationen ließ sich schwer zusammenfassen. Tabellen mangelte es an Übersichtlichkeit und ein intuitives Arbeiten im System – beispielsweise für neue Mitarbeiter – war kaum möglich.
 
Um einfacher auf betriebswirtschaftliche Kennzahlen und aktuelle Auswertungen zurückgreifen zu können, entschied sich die P3N AG deshalb vor gut zwei Jahren für die Cheftresor®-Software. Damit verfolgte sie das Ziel, mithilfe betriebswirtschaftlicher Kennzahlen, Trends und Entwicklungen eine transparentere Unternehmensführung zu etablieren. So lassen sich auch Lösungsansätze und Entscheidungen für die Entwicklung des Betriebs leichter erkennen und gewinnbringend umzusetzen.

Buchhalterische Übersicht für alle

Die Vorteile des unterstützenden Controlling-Tools erkannte die P3N AG schnell für sich: Ohnehin vorhandene Daten aus der Buchhaltung wertet die Software aktuell aus. Trends und betriebswirtschaftliche Tendenzen der Organisation lassen sich in Grafiken auf einen Blick erfassen. Unübersichtliche Tabellen gehören dadurch der Vergangenheit an. „Das entlastet nicht nur das eigene Controlling. Unser Aufsichtsrat wie auch andere Gremien oder Banken müssen regelmäßig über Unternehmensentwicklungen informiert werden, was seit der Umstellung auf die Softwarelösung wesentlich einfacher ist“, so Frank Hummel, Prokurist der P3N AG.
 
Der Trumpf liegt darin, dass die Anwendung buchhalterische Daten zielgruppengerecht aufbereitet – leicht verständlich für Unternehmer, die nicht gleichzeitig Bilanz- oder Buchhaltungsprofis sind. Das digitale Controlling-Tool zeigt, wie sich relevante Organisationskennzahlen wie Mitarbeiterproduktivität, Kostenpositionen und Umsätze über ausgewählte Zeiträume entwickeln. Zwischenbilanzen ermöglichen unterjährige Auswertungen, zum Beispiel um Bankgespräche effizienter vorzubereiten. Listen zu offenen Posten unterstützen das Liquiditätsmanagement.

Modernes Mitarbeiter-Onboarding inklusive

„Das sind aber nur drei der geschätzten Funktionen. Denn das Cheftresor-Team hat weiter gedacht und beispielsweise auch das Thema digitales Onboarding in die Lösung eingebunden“, weiß Frank Hummel. Steht eine Neueinstellung ins Haus, legt der Personalchef auf Basis der Bewerbungsunterlagen und des Bewerbungsgespräches die Grunddaten des neuen Mitarbeiters an.
 
Per E-Mail erhält dieser einen Link auf die Plattform, um weitere Daten wie Krankenversicherungs- oder Bankdaten zu ergänzen. Nach finaler Prüfung der Gesamtdaten erfolgt die Freigabe durch die bearbeitende Personalverwaltung, die den neuen Mitarbeitenden einfach in den entsprechenden Systemen für die Lohnabrechnung (DATEV o. Ä.) hinterlegt. Medienbrüche oder gar ein Postversand sind somit passé.

Mehr als nur Zahlen

Ein Mehr an Sicherheit für unternehmerische Entscheidungen, Effizienzsteigerung im Controlling, die Optimierung interner Prozesse und ein modernes, zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten. Mit der Softwarelösung hat sich die P3N AG für diese Punkte entschieden und sich gleichzeitig mit lachendem Auge von einem Zahlenwirrwarr in Excel-Tabellen und zeitintensiven Auswertungen verabschiedet.

Frank Hummel gründete 2008 zusammen mit Thomas Birnstein die P3N BERATUNGs GmbH, die 2016 in die P3N AG umfirmierte. Der Fokus liegt dabei auf den drei Kernbereichen: Bargeld- und Service Management, Immobilien Management sowie Banken, Sparkassen und Kommunen.
 
Ines Scholz ist seit gut 30 Jahren Steuerberaterin und Geschäftsführerin der Ines Scholz Steuerberatungsgesellschaft mbH. Um Kollegen bei ihrem Arbeitsalltag zu unterstützen, entschied sie sich 2018 die Cheftresor GmbH zu gründen, die das gleichnamige Controlling-Tool für Steuerberater und Unternehmer anbietet.