Keine Angst vor HR-Tech – über Chancen für den Mittelstand

Anders als in Großkonzernen, müssen Personalverantwortliche in KMUs oftmals die unterschiedlichsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten gleichzeitig balancieren – Recruiting, Gehaltsabrechnung, Personalplanung & Co. liegen bei einer einzigen Person oder einem kleinen Team. Entsprechend wichtig ist es für sie, aus einem schmaleren Ressourcenpool herausragende Leistungen zu zaubern. Hier eröffnet der gezielte Einsatz von technologischen HR-Anwendungen eine Welt voller neuer Möglichkeiten, die Effizienz und Produktivität im Unternehmen zu steigern. Durch den Einsatz digitaler Lösungen können HR-Teams zahlreiche Prozesse beschleunigen und optimieren, wodurch sie mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen – ihre (zukünftigen) Mitarbeitenden. Und diese wiederum sind bekanntlich entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg!

HR-Tech: Zwischen Begeisterung und Überforderung

In der DACH-Region gibt es heute bereits rund 500 digitale Lösungen für den HR-Bereich, von Anwendungen für die Personalgewinnung und Administration bis zur Mitarbeiterbindung samt dazugehöriger Themen wie Weiterbildung, Gesundheit und Benefits.
Das Gute daran: Die Vielzahl an Lösungen bedeutet, dass es für nahezu jede erdenkliche Herausforderung eine passende Anwendung gibt. Doch es gibt auch eine große Herausforderung: Denn ein Großteil der Personalverantwortlichen fühlt sich überfordert bei der Suche nach den richtigen Lösungen für ihr Unternehmen. 

Im Rahmen einer qualitativen Umfrage aus dem Frühling 2023 wurden 137 HR-Verantwortliche zu ihrer Einstellung zum Thema HR-Tech-Nutzung befragt. Auf die Frage, ob sie sich von der Fülle an HR-Tech-Lösungen auf dem Markt überfordert fühlen, antworteten ganze zwei Drittel (67 %) der Befragten mit „Ja“.

Mit Blick auf die Nutzung wurde mit 48 % am meisten genannt, dass die Kosten sie von der Verwendung abhalten. Weitere Faktoren waren mangelnde Kapazitäten (39 %) und eine fehlende Digital-Strategie im HR-Bereich (33 %). Besonders herauszustellen ist die fehlende Marktübersicht (27 %) – möglicherweise ein Indiz für die eingangs genannte Überforderung. 

Bei der Frage, in welchem Bereich HR-Tech-Lösungen am besten helfen würden, liegt Recruiting mit 66 % vorne. Mit 41 % kann das Feld Retention ebenfalls herausgestellt werden. Auch der Bereich HR-Admin ist mit 34 % stärker vertreten und zeigt, dass einige Teilnehmende bei Aspekten wie der KI-gestützten Personalauswahl Unterstützung durch HR-Tech-Lösungen als hilfreich empfinden. Gerade einmal 2 % der Befragten sahen keinen sinnvollen Einsatz von HR-Tech in ihren Einsatzgebieten.

Mit der richtigen Lösung neue Chancen nutzen

Eine zeitweilige Überforderung ist normal, schließlich bewegt man sich anfangs außerhalb der eigenen Komfortzone. Doch glücklicherweise kann – und sollte – man diese zeitnah überwinden. Folgende Tipps rund um ein systematisches Vorgehen können dabei helfen:

Überblick: Zunächst einmal sollten sich Personalverantwortliche einen Gesamtüberblick verschaffen, was es am Markt überhaupt gibt – zum Beispiel durch HR-Tech-Overviews, Fachliteratur, Podcasts oder den Austausch mit Gleichgesinnten aus anderen Unternehmen. 

Bedarf: Für eine erste Vorauswahl an passenden Lösungen hilft es, sich zu fragen,  welches Problem gelöst oder welche unternehmerische Herausforderung überwunden werden soll – etwa eine hohe Fluktuationsrate oder zu wenige passende Bewerbungen und damit ein Fachkräftemangel? Um den Bedarf für eine Lösung besser einschätzen zu können, kann es zudem hilfreich sein, eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen. Stakeholder so früh einzubinden sowie ihre Anregungen und möglicherweise auch Bedenken einfließen zu lassen, ebnet zudem den Weg für jeden weiteren Schritt und dazugehörige Entscheidungen.

Akzeptanz: Jede und jeder im Unternehmen muss den Bedarf verstehen bzw. nachvollziehen können. Von Geschäftsleitung und Betriebsrat bis zu den Mitarbeitenden aller Abteilungen. Mehr noch als das: Sie müssen grundsätzlich bereit sein, mit einer HR-Tech-Lösung zu arbeiten, um Veränderungen herbeizuführen.

Budget: Um das nötige Buy-In von der Geschäftsführung zu erzielen, braucht es eine strategische Vorarbeit. Personalverantwortliche sollten daher im Vorfeld eine fundierte Kalkulation erstellen, die die Kosten der Lösung sowie die erwarteten Einsparungen und Vorteile berücksichtigt. Zudem müssen Kriterien definiert werden, die messbar, realistisch und relevant sind, um eine aussagekräftige Bewertung der Maßnahmen zu ermöglichen. 

Verantwortlichkeit: Es braucht klare Verantwortliche für die Konzeption, Umsetzung und kontinuierliche Arbeit mit der Lösung. Dies umfasst auch die Zuweisung von Ressourcen und die Bestimmung von Ansprechpartner:innen für technische Fragen und Support. Diese Person oder Personen werden bestenfalls zu regelrechten „Tool Ambassadors“. 
Trotz der nur allzu verständlichen zeitweiligen Überforderung gilt: Bloß keine Angst vor HR-Tech – schließlich liegt die eigentliche Magie im Faktor „Mensch“. Denn klar ist auch: Es braucht HR-Tech, aber vor allem braucht es Menschen, die beide Sprachen sprechen –  die menschliche und die technologische. Dann können durch den Einsatz von smarten HR-Tech-Lösungen viele neue Chancen genutzt werden!

Über die Umfrage: 
Im März 2023 wurden von EMBRACE 132 HR-Verantwortliche, davon 59 Personen in leitenden Funktionen, zum Thema „Überforderung durch und Nutzung von HR-Tech“ befragt.
 

Über den Autor:

Gero Hesse ist einer der führenden Experten für Recruiting, Retention und HR-Tech in der DACH-Region. Er ist Geschäftsführer von EMBRACE und haucht dort gemeinsam mit seinem 350-köpfigen Team der gemeinsame Mission Leben ein: „Jeder Mensch verdient den bestmöglich passenden Job und Arbeitgeber“. Mit seinem mehrfach ausgezeichneten Blog und Podcast SAATKORN gibt er seit 2009 Inspirationen für eine bessere Arbeitswelt.