Mehr Vertrauen, bessere Kontrolle: Was moderne Finanzsteuerung braucht

28.01.26 Søren Westh Lonning, CFO von Pleo 

Vertrauen, so der Bestseller-Autor Stephen Covey, sei der „Klebstoff des Lebens“. Für Unternehmen gilt das mehr denn je. 

Allerdings haben sich die Spielregeln des Vertrauens grundlegend verändert. Kunden haben andere Erwartungen entwickelt und vertrauen Unternehmen auf neue Weise. Den größten Umbruch hat jedoch die Künstliche Intelligenz ausgelöst. Ihre Einsatzmöglichkeiten sind stark gewachsen, die Technologie ist vom Zukunftsversprechen zum Alltag geworden. Das verkompliziert, wem wir vertrauen und wie kriminelle Akteure dieses Vertrauen ausnutzen. 

All das macht deutlich, wie sehr Unternehmen heute um Vertrauen kämpfen müssen und wie wertvoll es geworden ist. Besonders innerhalb der eigenen Organisation. 

Warum Vertrauen so wichtig ist

Vertrauen hat für Unternehmen eine weitreichende Bedeutung. Es geht nicht nur darum, sich darauf zu verlassen, dass Aufgaben erledigt werden oder Mitarbeitende im Meeting Verantwortung übernehmen. Vertrauen heißt vor allem, starre Strukturen zu hinterfragen: feste Zuständigkeiten, streng begrenzten Informationszugang und die Annahme, dass Hierarchien automatisch bestimmen, wer wie viel Kontrolle ausübt. 

Doch lässt sich dieses Prinzip auf die Unternehmensfinanzen übertragen? Schließlich geht es hier um besonders sensible Informationen. 

Häufig gilt Vertrauen als Gegenpol zur Kontrolle. Nimmt das eine zu, nimmt das andere ab. Doch eine positive, vertrauensbasierte Unternehmenskultur kann mit solider finanzieller Steuerung nicht nur koexistieren, sondern sie sogar beschleunigen. Diese Freiheit bedeutet dabei keineswegs Regellosigkeit, sondern eine neue Balance zwischen Verantwortung und Überblick. 

Warum die Zukunft der Finanzen auf Vertrauen basiert

Unternehmensfinanzen sind nicht nur mit Vertrauen vereinbar, sie brauchen es, um sich weiterzuentwickeln. 

Entscheidend ist das richtige Verhältnis zwischen Vertrauen und Kontrolle, zwischen klaren Leitplanken und handlungsfähigen Teams sowie zwischen Compliance und Innovation. 

Gelingt das, stärkt es Wachstum und Zusammenarbeit. Teams arbeiten bereichsübergreifend auf gemeinsame Ziele hin. Finanzverantwortliche können sich wieder auf das konzentrieren, wofür sie angetreten sind: führen und Wachstum ermöglichen statt nur Ausgaben zu genehmigen. 

Das ist ein grundlegender Wandel. Er beginnt bei Führung und Unternehmenskultur, braucht aber Technologie, um im Alltag zu funktionieren. 

Seit über zehn Jahren begleitet Pleo, wie sich die finanziellen Bedürfnisse von Organisationen mit dem wirtschaftlichen Umfeld verändern. Aktuell zeigt ein volatiler Markt einen wachsenden Kontrollverlust. 43 Prozent der deutschen Finanzentscheider zweifelt an eigenen Entscheidungen, mehr als die Hälfte berichten von einem vollständigen Entscheidungsstillstand. Die Folgen sind verpasste Chancen, geringere Effizienz und zunehmende Frustration. Das größte Risiko liegt jedoch woanders: Wenn das Vertrauen in die eigene Urteilsfähigkeit schwindet, leidet auch das Vertrauen insgesamt. 

Deshalb hat sich unsere Lösung von einem reinen Ausgabenwerkzeug zu einem Vertrauensverstärker entwickelt. Sie ist heute eine Plattform, mit der Unternehmen ihre Kultur und ihre Arbeitsweise verändern können. 

Einer der heikelsten Bereiche im Unternehmen ist der Umgang mit Ausgaben. Fehlen klare Regeln, zahlen Mitarbeitende häufig aus eigener Tasche für geschäftliche Zwecke. Das kann zu Ablehnungen führen, Projekte gefährden oder finanzielle Nachteile für die Beschäftigten mit sich bringen. Pleo begegnet diesem Problem mit mehreren Ansätzen. 

Regeln und Orientierung direkt im Ausgabenprozess 

Um Ausgaben zu verändern, müssen Unternehmen Verhalten verändern. Selten verstoßen Mitarbeitende absichtlich gegen Vorgaben. Häufiger kennen sie die Regeln nicht genau oder verlieren Budgets aus dem Blick. Automatisierte Sperren und Kontrollen helfen dabei, Ausgaben richtig einzuordnen. KI gestützte Hinweise zeigen frühzeitig, wenn etwas vom vorgesehenen Rahmen abweicht. Es geht dabei nicht um Überwachung, sondern um Einbindung in Entscheidungen. Statt Rätselraten über abgelehnte Zahlungen entsteht Klarheit. Mitarbeitende können sich darauf verlassen, innerhalb klarer Vorgaben eigenständig zu handeln. 

Automatisierte Sicherheitsnetze 

Neben dem Vertrauen in Menschen braucht es Vertrauen in Systeme. Das geht über klassische IT-Sicherheit hinaus. Finanzteams benötigen Unterstützung, um ihre Strategie umzusetzen und die Finanzen stabil zu halten. Mit Unterkonten, klar abgegrenzten Budgets und festen Übertragungsregeln bleibt sichergestellt, dass zentrale Geschäftsaktivitäten jederzeit finanziert sind. 

Zwei-Augen-Prinzip 

Ausgaben zu kontrollieren bedeutet oft viele manuelle Prüfungen. Doch selbst die aufmerksamsten Finanzprofis können nicht rund um die Uhr alles im Blick behalten, besonders über verschiedene Länder und Zeitzonen hinweg. Deshalb ermöglicht unsere Lösung Ausgabenlimits nach Person, Team oder Anbieter, länder und währungsübergreifend. Die Regeln legt das Finanzteam fest, die Technologie setzt sie zuverlässig überall um. 

Vertrauen wird weiter an Bedeutung gewinnen

Wenn Unternehmen zusammenarbeiten, entstehen die richtigen Bedingungen für sicheres und nachhaltiges Wachstum. Kontrolle und Vertrauen müssen sich nicht gegenseitig ausbremsen, sie können sich sinnvoll ergänzen. 

Klare Rahmenbedingungen geben Teams die Sicherheit, eigenständig zu handeln, während Finanzverantwortliche den Überblick behalten. Steht Vertrauen im Mittelpunkt, werden Regeln nicht als Einschränkung empfunden, sondern als Unterstützung. 

Das Ergebnis sind weniger Fehler, schnellere Freigaben und weniger Abstimmungsaufwand. Regeln müssen nicht mehr auswendig gelernt werden, weil die Technologie sie im Hintergrund berücksichtigt. 

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