KI als Gamechanger für Haba Pro

Effizient und kundenfreundlich: Haba Pro digitalisiert den Bestellprozess

Die Haba Familygroup, mit ihren Marken Haba und Haba Pro bekannt für Spielwaren, Möbel und Raumlösungen für Kindertageseinrichtungen, bearbeitete Kundenaufträge bisher überwiegend manuell. Insbesondere für Kunden aus dem öffentlichen Bereich – wie Krippen, Kindergärten, Horte und Schulen – bietet das Unternehmen einen möglichst komfortablen Bestellprozess und zeigt sich offen für individuelle Anforderungen. „Die Kunden sendeten uns Aufträge in den unterschiedlichsten Formaten: PDFs, eingescannte Dokumente, Excel-Tabellen oder sogar handgeschriebene Zettel", erinnert sich Mirko Jänicke, Bereichsleiter Auftragsabwicklung bei Haba. Diese Informationen mussten von den Mitarbeitenden gelesen und in das ERP-System übertragen werden. Ein zeitaufwändiger Prozess, der fehleranfällig war und die Bearbeitung verzögerte.

Mit kreativen Ansätzen zum Prototypen

Besonders problematisch war die inkonsistente Datenübertragung. Uneinheitliche Formate und unstrukturierte Informationen führten insbesondere bei handschriftlichen Bestellungen zu Fehlern in der Verarbeitung. Teilweise wurde bei der Aktualisierung von Mengen und Lieferadressen buchstäblich der Rotstift angesetzt. Solche Änderungen mussten aufwändig nachbearbeitet werden, bevor der nächste Prozessschritt angestoßen werden konnte.

Um dieser Herausforderung zu begegnen, startete Haba Pro ein KI-Projekt. Das Ziel: eine individuelle Lösung zu entwickeln, mit der alle Mitarbeitenden optimal umgehen können und die möglichst Zeit und Ressourcen spart, das Team entlastet und den Prozess beschleunigt. Der KI-Anbieter One Thousand geht solche Projekte ganz pragmatisch und gleichzeitig kreativ an. Im ersten Schritt traf sich das Projektteam zu einem Mini-Hackathon. An nur einem Tag entwickelten alle Beteiligten gemeinsam einen ersten Prototypen. Dabei waren keine KI-Kenntnisse, sondern vor allem kreative Ideen für die praktische Anwendung gefragt. Die erste gemeinsam kreierte KI-Lösung konnte Inhalte aus E-Mails und Anhängen extrahieren und Bestellungen automatisch erstellen. Ein guter erster Schritt, auf den das Projektteam dann nach und nach weitere Funktionen aufbaute.

Schritt für Schritt zur passenden Lösung

Bei der Entwicklung konzentrierte sich das Team auf die Abwicklung von Kundenaufträgen mit spezifischen Anforderungen. „Wir haben festgestellt, dass es bei der Bestellung gelegentlich zu Unklarheiten oder Abweichungen in den Angaben kommt, etwa bei Produktnummern oder speziellen Konfigurationen wie Farben und Materialien", erklärt Ghada Mjanah, Projektleiterin bei One Thousand. „Es gelang uns aber, die KI so zu trainieren, dass sie diese Fehler erkennt und entweder selbst löst, oder zumindest für die Teammitglieder sichtbar macht."

Das Team implementierte die Lösung schrittweise und so schonend wie möglich, um den laufenden Betrieb nicht zu beeinträchtigen. One Thousand schuf spezifische Schnittstellen, über die die KI-Dienste mit den bestehenden Systemen von Haba Pro kommunizieren können. Diese Infrastruktur aktualisiert die Daten automatisch und stellt sicher, dass das Team die KI-Lösung effizient nutzen kann. Denn das beste und intelligenteste System nützt den Mitarbeitenden in der Praxis wenig, wenn es mit zusätzlichem Aufwand verbunden ist und sich nicht nahtlos in die bestehende Systemlandschaft einfügt.

Flexibilität und Zusammenarbeit: Wie KI bei Haba Pro Mehrwert schafft

Die Ergebnisse sprachen schnell für sich: Die KI unterstützt heute nicht nur bei der Auftragsbearbeitung, sondern sorgt auch dafür, dass geänderte Auftragsdetails wie Mengen oder Lieferadressen korrekt erfasst werden. Das System liefert eine dynamische Darstellung der Bestellungen und der versendeten Angebote.

Die Erfahrungen aus diesem Projekt haben dem Team von Haba Pro gezeigt, wie wichtig Flexibilität und kontinuierliche Optimierung bei der Einführung von KI-Lösungen sind. „Es ist insbesondere bei KI entscheidend, die Technologie an die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Kunden anzupassen, anstatt Standardlösungen zu implementieren", betont Mjanah. Besonders wertvoll waren die zahlreichen Feedback-Schleifen zwischen Entwicklern und Business-Teams: Sobald jemand aus dem Kundenservice im Tagesgeschäft feststellte, dass etwas nicht rund lief, konnte das Entwicklerteam das Problem aufgreifen und in der nächsten Version entsprechende Anpassungen vornehmen.

Echte Wertschöpfung statt Tools aus der Schublade

Dieses Praxisbeispiel von Haba Pro zeigt, dass professionell entwickelte und implementierte KI-Lösungen das ursprüngliche Versprechen der Digitalisierung in der Praxis einlösen können. Die digitale Transformation und die damit verbundene Automatisierung sollten mehr Freiraum für Wertschöpfung schaffen. In der jüngeren Vergangenheit sah die Realität jedoch oft anders aus: Firmen produzierten und sammelten Unmengen an Daten, die sie kaum auswerten und verarbeiten konnten. Statt die Lösungen den Menschen anzupassen, wurden interne Prozesse so lange verändert, bis sie zum implementierten System passten. "Maßgeschneiderte KI-Tools stellen die Menschen im Unternehmen in den Mittelpunkt und schaffen so tatsächlich Entlastung und Mehrwert," ist Ghada Mjanah überzeugt. So hat Haba Pro mit KI-gestützter Automatisierung binnen kürzester Zeit einen großen Berg offener Support-Tickets bewältigt und die Basis für eine zukunftssicheren Kundenservice geschaffen. Die Automatisierung manueller Bestellprozesse war also nicht die erste Anwendung von KI bei der Haba Familygroup und wird sicher nicht die letzte sein.