Mit Low-Code den E-Rechnungs-Workflow digitalisieren

Schon nächstes Jahr wird die E-Rechnungspflicht in Kraft treten. Dies bedeutet jedoch nicht das direkte Aus für Papier- und PDF-Rechnungen. Unternehmen werden beide Rechnungsformate verarbeiten müssen, was einen hohen Aufwand nach sich ziehen kann. Mithilfe von Low-Code lässt sich das vermeiden.

Die E-Rechnung wird ab 2025 das Standardformat für alle Firmen im innerdeutschen B2B-Geschäftsverkehr. Unternehmen müssen dann E-Rechnungen in einem der folgenden drei Formate annehmen: XML-Formate Cross Industry Invoice (CII), Universal Business Language (UBL) oder Factur-X/ZUGFeRD. Spätestens 2028 dürfen dann alle Unternehmen auch nur noch elektronische Rechnungen an ihre Geschäftspartner senden. Übergangsfristen und Ausnahmeregeln für Kleinbetragsrechnungen, steuerfreie Umsätze oder Rechnungen, die nicht zwischen B2B-Unternehmen übermittelt werden (beispielsweise Reisekostenabrechnungen), machen die Rechnungsverarbeitung zu einer komplexen und zeitkritischen prozessualen Aufgabe.

Visuell modellieren mit Prozessdesigner

Individuell programmierte Lösungen sind kosten- und zeitaufwändig. Direkt einsetzbare (Standard-)Lösungen werden Ausnahmen und Abweichungen eventuell nicht abdecken. Deswegen sind diese beiden Möglichkeiten oft nicht attraktiv für Firmen.

Low-Code-Digitalisierungsplattformen können Abhilfe schaffen. Um mit ihnen zu arbeiten, benötigen Anwender keine Programmierkenntnisse und können dennoch individuelle Rechnungsprozesse selbstständig abbilden, automatisieren und beliebig anpassen. Das gelingt mit einem Prozessdesigner, in dem Mitarbeiter per Drag-und-Drop Arbeitsschritte visuell modellieren und Prozessabweichungen festlegen. Dabei beziehen diese Workflows alle relevanten Abteilungen, Systeme und Personen ein. Auch lassen sich externe Benutzer wie Lieferanten an das System anbinden, um einen effizienten Austausch zu garantieren und Skonti zu nutzen.

Firmen können mit Low-Code-Plattformen medienbruchfrei und (teil-)automatisiert sowohl die neue E-Rechnung als auch die bisherigen Rechnungsformate verarbeiten. Zudem ist das eigenständige Vorgehen ressourcenschonend: Die IT-Abteilung wird entlastet, der Bedarf an externen Dienstleistern sinkt und Unternehmen sparen an vielen Stellen Kosten ein.

Rechnungs-Workflow mit Low-Code

Eingehende E-Rechnungen lassen sich in einem optimalen Szenario zu 100 Prozent automatisiert verarbeiten. Sollten doch Unstimmigkeiten auftreten, sind diese schnell zu beheben. Der Workflow kann wie folgt aussehen:

1. Prüfung: Die Rechnung geht in das System ein. Dieses prüft, ob es sich um eine E-Rechnung oder ein anderes Format handelt. Die Standardformate für E-Rechnungen sind ZUGFeRD oder X-Rechnung. Letztere haben sich bei den Behörden bereits etabliert.

2. Abgleich: Erkennt das System eine E-Rechnung, liest die Software die XML-Datensätze automatisiert aus und vergleich die Informationen mit dem entsprechenden Bestellbeleg. Stimmen die Informationen überein und es gibt keine Preis- oder Mengenabweichungen, wird die E-Rechnung an das ERP-System (zum Beispiel SAP) geleitet und verbucht.

3. Prozessabzweigungen festlegen und eingreifen: Findet das System eine Abweichung zum Bestellbeleg beispielsweise die Stückzahl, greifen Regeln für den weiteren Ablauf. Mit Low-Code-Technologien lassen sich diese vorab definieren und individuelle Workflows einrichten. Darunter fallen ein flexibles Berechtigungsmanagement (wer ist wann wofür zuständig?), Freigabeoptionen und automatische Benachrichtigungen. Hier können Unternehmen auch Prozessabzweigungen festlegen, die sich jederzeit anpassen lassen. Weicht beispielsweise die Stückzahl auf der Rechnung von der Bestellung ab, greift das System auf einen hinterlegten Mitarbeiter zurück, der sich den Sachverhalt anschaut und ihn prüft.

Da die E-Rechnung nicht darauf ausgelegt ist, dass ein Mensch sie lesen kann, würde ein händischer Verarbeitungsprozess in diesem Fall einen erheblichen Aufwand bedeuten. 

OCR-Scan bei PDF und Papier

Doch nicht nur die Prüfung und Verarbeitung von E-Rechnungen lässt sich mit Low-Code automatisieren. Gleiches gilt für PDF- und Papierrechnungen. Diese müssen jedoch in einem Zwischenschritt für die digitale Weiterverarbeitung optimiert werden, zum Beispiel durch optische Texterkennungssysteme bzw. OCR. Ein OCR-Scanner liest die Rechnung ein und extrahiert die Stammdaten, damit für die weitere Verarbeitung eine digitalisierte Rechnung vorliegt.

Das System, das die Rechnung verarbeitet, gleicht anschließend die Informationen der Rechnung mit dem Bestellbeleg ab. Stimmen die Angaben überein, ist die Rechnung freigegeben. Gibt es Abweichungen, läuft der Prozess wie bei der E-Rechnung ab: Ein Mitarbeiter sichtet und prüft die Rechnung.

Vielfältige Einsatzszenarien möglich

Mit einem hybriden Verarbeitungsmodell stellen sich Unternehmen flexibel auf: Sie verarbeiten weiterhin die „alten“ Rechnungsformate, erfüllen gleichzeitig aber auch die Anforderungen, die die E-Rechnungspflicht an sie stellt. Zudem greifen sie schneller und leichter auf Rechnungsdaten zu und reduzieren Fehler durch eine automatisierte, regelbasierte Prüfung. Firmen professionalisieren sich damit, steigern die Zufriedenheit unter den eigenen Mitarbeitern (weniger manuelle Eingriffe) und den Kunden sowie Partnern (reduzierte Fehlerquote, beschleunigte Begleichung).

Auch andere Fachbereiche können von der Workflow-Automatisierung durch Low-Code-Technologien profitieren. So lassen sich zum Beispiel in der Personalabteilung das On- und Offboarding von Mitarbeitern digitalisieren oder im Einkauf Beschaffungsprozesse automatisieren (Purchase-to-Pay).