Unternehmensgründungen: Wenn nur die Bürokratie nicht wäre

Die Bundesregierung unternimmt derzeit einen neuen Anlauf, die Bürokratie hierzulande abzubauen. Doch ob sich infolgedessen etwas wirklich spürbar ändern wird, vor allem zum Besseren, darf zumindest angezweifelt werden. Denn bisher nimmt die Bürokratie in Deutschland vor allem stetig zu, nicht ab. Als exemplarisch für die Bürokratielast kann man die Gründung von Unternehmen betrachten.

Staatliche Förderung oder: Finanzierungsdschungel

Dies fängt bereits mit der Suche nach passender finanzieller Unterstützung an. Der Staat bietet zwar eine Vielzahl von Fördermöglichkeiten an, angefangen beim Gründungszuschuss des Arbeitsamts über geförderte Kredite bei der KfW-Bank bis zu den verschiedensten Förderprogrammen der einzelnen Bundesländer, doch Neugründer:innen müssen sich die entsprechenden Informationen oft mühsam zusammensuchen. Zusätzlich sind diese Fördermöglichkeiten oft mit aufwendigen, langwierigen und intransparenten Bewerbungsphasen verbunden.

Nötig wäre daher nicht nur eine umfassende Datenbank für Förderprogramme, wie sie das Wirtschaftsministerium tatsächlich bereitstellt. Viel nützlicher wäre ein einziges Portal, in dem all diese Angebote gebündelt werden. Gründer:innen könnten hier ihre Unterlagen einmalig hochladen, um sich direkt für alle relevanten Zuschüsse, Kredite und anderen Förderungen zu bewerben. Transparente Statusmeldungen zum Stand ihrer Bewerbung, inklusive Angabe der Gründe im Falle einer Ablehnung, sorgen dafür, dass Gründer:innen Planungssicherheit bekommen. Und zwar in Echtzeit, wie sie es aus anderen Lebenssituationen gewohnt sind.

Behördengänge und steuerrechtliche Fragezeichen

Noch komplizierter wird es allerdings, wenn erst die Finanzierung steht. Denn dann müssen Gründer:innen ihr neues Unternehmen anmelden: ein Prozess, der in der Regel Termine bei der Stadt oder Kommunalverwaltung, dem Finanzamt und einem Notar involviert. Sollen Mitarbeitende angestellt werden, müssen diese zudem bei der Krankenkasse angemeldet werden. Insgesamt, zeigt die Untersuchung eines Zahlungsdienstleisters, sind in Deutschland durchschnittlich 6,5 bürokratische Schritte erforderlich, um ein Unternehmen zu gründen, und es dauert acht Tage, bis die Behörden und Ämter den Antrag bearbeitet haben. Zum Vergleich: In Paris dauert es nur halb so lange und es sind lediglich 0,7 bürokratische Schritte im Schnitt notwendig. 

Etwas Abhilfe könnte zumindest die Digitalisierung dieses Prozesses schaffen, da Gründer:innen Dokumente dadurch bequem jederzeit einreichen können und ihre Zeit nicht in Behörden und Ämtern verbringen müssen. Auch könnten notwendige Termine per Videokonferenz absolviert werden, wie dies beispielsweise seit letztem Jahr bei der GmbH-Gründung möglich ist. Hier wird der Notar oder die Notarin virtuell eingebunden und Unterzeichnungen erfolgen per qualifizierter elektronischer Signatur.

Des Weiteren müssen sich Neugründer:innen aber auch mit steuerrechtlichen Feinheiten auseinandersetzen. Dazu zählt etwa die Frage, ob sie einer freiberuflichen oder gewerblichen Tätigkeit nachgehen. Bei den sogenannten „Katalogberufe“, zum Beispiel Ärzt:innen, Steuerberater:innen, Journalist:innen, ist die Freiberuflichkeit zwar eindeutig definiert. Doch darüber hinaus ist für Gründer:innen nicht immer ersichtlich, in welche Kategorie oder gar Mischform sie fallen. Das große Problem dabei: dies kann steuerrechtlich einen Unterschied machen, etwa bei der Gewerbesteuer, von der Freiberufler:innen befreit sind, oder den Buchführungspflichten. Zuständig für die endgültige Einordnung ist dabei das Finanzamt. 

Eine definitive und kontinuierlich aktualisierte Liste mit Freiberufen oder eindeutige, objektive Kriterien würden Gründer:innen dabei helfen und verhindern, dass sie später Nachzahlungen leisten müssen, die womöglich Löcher in ihr Budget reißen. 

Automatisierung der Buchhaltung

Auch gilt ab dem ersten Tag für Unternehmen die Dokumentationspflicht. Das heißt für Gründer:innen nicht nur, alle geschäftsrelevanten Belege und Rechnungen aufzubewahren, sondern auch, dass sie die gesamten internen Arbeitsabläufe von Belegannahme bis zur Steuererklärung lückenlos darstellen müssen. Gerade am Anfang sollten sich Gründer:innen daher eine Unterstützung an die Seite holen, um eine korrekte Dokumentation sicherzustellen. Das können etwa Steuerberater:innen oder digitale Lösungen sein. 

Lexware bietet daher mit lexoffice eine Cloud-basierte Software an, die die Buchhaltung vereinfacht und automatisiert. Beispiel Belege: Mit diesen weisen Selbstständige geschäftliche Vorgänge nach. Mit unterschiedlichen Arten von Belegen wie zum Beispiel Fremdbelege, Eigenbelege, interne Belege, elektronische Belege gehen allerdings unterschiedliche rechtliche Anforderungen einher. Um Nutzer:innen hier Arbeit zu ersparen, sind diese Regeln in der lexoffice-Software einprogrammiert. Wird ein Beleg hochgeladen, erfasst die Lösung automatisch, um welche Art es sich handelt und füllt die notwendigen Felder für die Buchung aus.

Auch die Entgeltabrechnung für Mitarbeitende, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, lässt sich mithilfe der Software schnell und ohne Vorkenntnisse erstellen. Dafür ist neben Angaben zu Bruttolohn, Steuerklasse und Bankverbindung nur die Anzahl der gearbeiteten Stunden notwendig, den Rest erledigt die Software und erstellt nicht nur das entsprechende Dokument, sondern verschickt auch automatisch alle gesetzlich verpflichtenden Meldungen, etwa an Krankenkasse und Finanzamt. 

Insgesamt sparen die Nutzer:innen von lexoffice in der Woche mindestens 3,4 Stunden an Büroarbeit und verringern ihren Verwaltungsaufwand um durchschnittlich 40 Prozent. Vor allem aber haben sie die volle Übersicht und Kontrolle über ihr Unternehmen und dessen finanzielle Situation. Das ist nicht nur heute wichtig, sondern auch für eine erfolgreiche Zukunft.

Fazit

Unternehmertum heißt immer auch Verwaltungspflichten. Doch in Deutschland nehmen diese inzwischen Ausmaße an, die nicht mehr tragbar sind: es herrscht der reine Bürokratiewahnsinn. Auf der einen Seite muss der Staat dringend Prozesse vereinfachen und digitalisieren und das ist in 2023 eigentlich eine Selbstverständlichkeit. Auf der anderen Seite stehen Gründer:innen und Selbstständigen inzwischen auch Lösungen zur Verfügung, die ihnen den bürokratischen Aufwand in einigen Bereichen abnehmen können. Denn das Ziel muss sein, das Gründen und Führen von Unternehmen so einfach wie möglich zu machen. Nur dann werden gute Ideen, die unsere Wirtschaft und Gesellschaft nach vorne bringen, tatsächlich umgesetzt und erfolgreich sein.