Vom Verwaltungsaufwand zum Wettbewerbsvorteil: Automatisierung im Finanzwesen

Überbordende Verwaltung raubt Finanzabteilungen die Zeit für strategische Arbeit. Automatisierung schafft Tempo, Transparenz und macht den Finanzbereich zu einer handlungsfähigen Steuerungsinstanz. Gute Entscheidungen brauchen Zeit. Sie ist der zentrale Rohstoff für wirksame, strategisch geführte Unternehmen. Zugleich ist sie eine der am stärksten verschwendeten Ressourcen, verbrannt in umständlichen Systemen und ineffizienten Prozessen. 

Nirgendwo zeigt sich dieses Dilemma so deutlich wie im Finanzwesen. Hier steht die finanzielle Stabilität des Unternehmens auf dem Spiel, doch 35 Prozent der deutschen Unternehmen geben an, dass ihre Finanzverantwortlichen heute mehr Verwaltungsaufgaben erledigen als noch vor fünf Jahren. Gleichzeitig sagen 51 Prozent der Finanzchefs, dass Zeitmangel ein zentraler Grund für unsichere Entscheidungen ist.  

Die Folge: Entscheidungen werden überhastet getroffen – oder gar nicht. Mehr als die Hälfte der Finanzentscheider (53 Prozent) berichtet, im vergangenen Jahr eine regelrechte Entscheidungsblockade erlebt zu haben. 

Die entscheidende Frage lautet daher: Wie lässt sich dieser Zustand ändern? Der erste Schritt besteht darin, zu verstehen, wofür die Zeit tatsächlich aufgewendet wird. 

Wie Verwaltung im Finanzwesen zur Disziplin wurde

Niemand entscheidet sich für eine Karriere im Finanzbereich, um Verwaltungsarbeit zu erledigen. Finanzexperten sind mehr als Zahlenverwalter: Sie identifizieren Wachstumspotenziale, bewerten Risiken und stärken – zunehmend durch Kommunikation und Zusammenarbeit – die strategische Ausrichtung des Unternehmens. 

Und doch ist der Alltag vieler Finanzabteilungen von einer Vielzahl an Prozessen geprägt, die erstaunlich effizient Zeit binden: 

• Genehmigungen: Als Hüter von Budgets und Prozessen werden Finanzteams mit Ausgaben und Rechnungen zur Freigabe überhäuft. Diese Genehmigungsmechanismen sind häufig veraltet, unflexibel und nicht auf moderne Arbeitsweisen zugeschnitten. Mit wachsendem Unternehmen lässt sich dieses Modell kaum skalieren. Der manuelle Aufwand steigt – ausgerechnet dann, wenn strategische Führung gefragt wäre. 

• Kontrollhürden: Die Kontrollfunktion führt dazu, dass Finanzteams unverhältnismäßig viel Zeit mit der manuellen Prüfung von Ausgabenrichtlinien verbringen. Richtlinien zu definieren und durchzusetzen ist aufwendig, hinzu kommen Diskussionen über Firmenkarten oder Sonderfälle. Am Ende kontrolliert das Finanzteam Kollegen manuell und gleicht Wissenslücken aus – ein ineffizienter Einsatz hochqualifizierter Ressourcen. 

• Budgets: Ob Jahresplanung, Monatsabschluss oder Auditvorbereitung: Viele Finanzaufgaben erfordern eine kontinuierliche Überwachung von Budgets und Cashflow. Ohne spezialisierte Tools fehlt jedoch der Echtzeitüberblick. Informationen müssen mühsam zusammengetragen werden, was zu Kontrollverlust führt. Und zu Erkenntnissen, die meist erst im Nachhinein vorliegen, statt vorausschauende Planung zu ermöglichen. 

Zeit zurückgewinnen für bessere Entscheidungen

Die nüchterne Realität: Finanzteams verbringen den Großteil ihrer Zeit mit transaktionaler Arbeit. Das ist nicht nur ein Effizienzproblem, sondern ein handfester Wettbewerbsnachteil. 

Technologie kann den Übergang von transaktionsorientierter zu strategischer Finanzarbeit beschleunigen und damit die Grundlage für nachhaltige Wertschöpfung schaffen. Mehr Kontext und bessere Daten nehmen Entscheidungen nicht zwangsläufig den Druck, versetzen Finanzteams aber in die Lage, ihre Verantwortung mit größerer Sicherheit wahrzunehmen. Damit rücken sie endlich näher an das heran, wofür sie diesen Beruf ergriffen haben. 

Finanzen, aber ohne den Ballast: Der wirksamste Hebel, um Finanzteams Zeit zurückzugeben, ist Automatisierung. McKinsey & Company zufolge geben 98 Prozent der Finanzchefs an, in Digitalisierung und Automatisierung investiert zu haben – aus gutem Grund. Einige zentrale Anwendungsfelder zeigen, wie Automatisierung den Fokus vom Verwalten hin zum Gestalten verschiebt: 

• Automatisierte Genehmigungen: Was zunächst riskant klingt, erweist sich in der Praxis als präzise Umsetzung finanzpolitischer Vorgaben. Moderne Lösungen bilden die Regeln des Finanzteams exakt ab. Genehmigungsprozesse lassen sich vollständig konfigurieren und leiten Anfragen in Echtzeit an die zuständige Person weiter – nach Team, Konto oder Kostenstelle. Das Ergebnis: höhere Transparenz, weniger Überraschungen zum Monatsende und eine lückenlose Nachverfolgbarkeit aller Ausgaben. Intelligente Erfassung vereinfacht zudem die Einreichung für die Mitarbeitenden. 

• Automatisierte Sperren und Kontrollen: Auch Richtlinien und Kontrollmechanismen lassen sich automatisieren. Finanzteams behalten die Hoheit über die Regeln, die Umsetzung erfolgt jedoch systemgestützt. So werden richtlinienwidrige Ausgaben verhindert, bevor sie entstehen – selbst dann, wenn das Finanzteam offline ist oder mehrere Gesellschaften betroffen sind. 

• Automatisierte Budgetkontrolle: Eine der größten Herausforderungen der Budgetsteuerung ist der Überblick. Automatisierte Lösungen bündeln alle relevanten Daten in zentralen Dashboards. Das schützt Teilbudgets, verhindert Mehrausgaben und sorgt für verlässliche Liquiditätsplanung. 

Buchhaltung im Autopilot

Automatisierung ist ein stiller Enabler. Während Künstliche Intelligenz die Schlagzeilen dominiert, prägt sie die Zukunft des Finanzwesens im Hintergrund entscheidend mit. Automatisierte Buchhaltung bedeutet nicht, Menschen zu ersetzen, sondern den Wert ihrer Arbeit neu zu definieren. 

Mit Pleo laufen Prozesse weitgehend automatisch, der Monatsabschluss verliert seinen Schrecken und das Finanzteam verändert seine Rolle im Unternehmen grundlegend: weg von kleinteiliger Routine, hin zur strategischen Steuerung. 

Bleiben Sie auf dem Laufenden, abonnieren Sie unseren kostenlosen Newsletter und erhalten Sie immer die neuesten Nachrichten und Analysen direkt in Ihren Posteingang.