Weniger Projekte, mehr Marktanteil: Wie Unternehmen mit KI trotz Krise wachsen

von Paul Indinger
 
Die Zahlen sprechen eine klare Sprache: Der Markt ist enger geworden. Seit 2022 ist die Anzahl neuer Bauvorhaben um 77 % zurückgegangen. Und für 2026 wird ein weiterer Tiefpunkt erwartet. Für viele Hersteller heißt das: weniger Projekte, mehr Wettbewerb. Wer als Zulieferer, Hersteller oder Dienstleister in der Baubranche tätig ist, kämpft heute härter um jeden Auftrag als noch vor drei Jahren.
Und trotzdem gibt es Unternehmen, die auf diesem Markt wachsen. Was sie konkret anders machen und wie KI dabei der entscheidende Hebel ist, lässt sich an drei typischen Situationen im Vertriebsalltag erklären.

Situation 1

Wer erst bei der Ausschreibung einsteigt, hat den Auftrag fast schon verloren

Im klassischen Bauvertrieb wird ein Projekt für die meisten Anbieter erst sichtbar, wenn die Ausschreibung veröffentlicht ist. Zu diesem Zeitpunkt sind Planungsbüros längst eingebunden, Produktentscheidungen vorbereitet, Spezifikationen gesetzt. Wer dann neu anklopft, kämpft fast ausschließlich über den Preis.

Viele Vertriebsteams nutzen bereits Tools, um neue Bauprojekte zu finden. Das Problem: Die meisten Anbieter greifen auf dieselben öffentlichen Quellen zurück – und stoßen damit auf dieselben Projekte, oft mit veralteten oder unvollständigen Angaben. Wer mehrere dieser Quellen kombiniert, kämpft schnell mit Duplikaten im System, falschen Ansprechpartnern oder fehlenden Kontaktdaten. Am Ende investiert der Vertrieb Zeit in Projekte, bei denen er schlicht nicht handlungsfähig ist.

Was in der Praxis den Unterschied macht, sind Plattformen, die externe Projektquellen und intern identifizierte Projekte automatisch zusammenführen, bereinigen und in einer verlässlichen Übersicht abbilden. Branchenspezifische, KI-gestützte Systeme wie Building Radar deduplizieren automatisch, reichern Einträge mit vollständigen Kontaktdaten und Rolleninformationen an und bilden am Ende alle relevanten Projekte in einer einzigen, verlässlichen Übersicht ab. Der Vertrieb arbeitet nicht mehr mit mehreren halbgaren Listen – sondern mit einer einzigen Quelle, der er vertrauen kann.

Dazu erkennen diese Systeme Projekte bereits in frühen Planungsphasen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden – gefiltert nach Region, Projekttyp, Größe und Phase.

Der Effekt: Wer früh Kontakt zu Architekten und Planern aufnimmt, kann Spezifikationen mitgestalten, bevor sie festgelegt sind. Die Gewinnwahrscheinlichkeit steigt messbar und der Preisdruck sinkt, weil der Vergleich nicht mehr offen ausgeschrieben ist.

Situation 2

Der Außendienst verbringt Stunden mit manueller Arbeit statt mit dem Verkaufen

Neue Projekte zu finden ist nur ein Teil des Problems. Der andere Teil passiert danach: Welches Projekt ist wirklich relevant und welches nur auf den ersten Blick interessant? Wer im Team arbeitet bereits an einem Vorhaben? Welche Anfrage verdient sofortige Aufmerksamkeit, welche kann warten? Was war noch mal der vereinbarte nächste Schritt mit dem Architekten aus dem letzten Gespräch?

Diese Fragen kosten im Außendienst täglich erheblich Zeit und werden häufig nach Gefühl oder Gewohnheit beantwortet, nicht nach objektiven Kriterien. Strategisch interessante Projekte, die auf den ersten Blick unscheinbar wirken, gehen dabei unter. Follow-ups werden vergessen oder zu spät gesetzt. Nächste Schritte landen in Notizen, die niemand sonst lesen kann. Und am Ende des Tages bleibt noch die CRM-Pflege: Aktivitäten nachtragen, Deals aktualisieren, Kontakte ergänzen. Notwendig, aber zeitintensiv und weit weg vom eigentlichen Verkaufsgespräch.

Die wichtigste Ressource von Außendienstlern ist nicht ihre Erfahrung oder ihr Netzwerk allein – es ist ihr Fokus. Jede Stunde, die mit Recherche, Unsicherheit über Prioritäten oder CRM-Nacharbeit verbracht wird, ist eine Stunde, die nicht in Kundenkontakt fließt. Und genau dort entscheidet sich, ob ein Auftrag gewonnen wird oder nicht.

KI kann hier konkret übernehmen: Sie priorisiert Projekte automatisch nach den für das Unternehmen relevanten Kriterien wie Projektphase, strategische Passung oder Auftragsgröße und hebt hervor, wo jetzt Handlungsbedarf besteht. Sie erinnert aktiv an offene Follow-ups, schlägt den passenden nächsten Schritt je nach Projektfortschritt vor und hält fest, wer im Team an welchem Vorhaben arbeitet. Eingehende Anfragen werden eingeordnet und priorisiert, bevor überhaupt jemand manuell hineinschaut. Und die CRM-Pflege übernimmt sie weitgehend selbst: Projektsignale fließen automatisch ins System, Kontaktdaten werden angereichert, Aktivitäten dokumentiert – ohne dass der Außendienst dafür am Abend noch eine Stunde nachtragen muss.

Das Ergebnis ist nicht nur Zeitersparnis, sondern der Fokus auf das Wesentliche im Projektvertrieb: das Verkaufen. Unternehmen, die diesen Ansatz einsetzen, berichten von einer durchschnittlichen Steigerung der Gewinnrate um das Vierfache, gemessen von „Projekt identifiziert" bis „Auftrag gewonnen". Ein Büromöbelhersteller berichtet von einer Steigerung seiner Außendienst-Termine um 400 Prozent – nicht weil mehr gearbeitet wurde, sondern weil die Kapazität auf die richtigen Projekte zum richtigen Zeitpunkt gelenkt wurde.

Situation 3

Bestandskunden wachsen, aber der Vertrieb bekommt es nicht mit

Viele Unternehmen pflegen ihre wichtigsten Kunden über persönliche Beziehungen. Das funktioniert so lange, bis Projektleiter wechseln, neue Bauvorhaben still anlaufen oder sich Zuständigkeiten verschieben. Dann fehlen plötzlich Informationen, die vorher im Kopf eines einzigen Mitarbeiters steckten.

KI betrachtet Key Accounts nicht als statische Kontaktliste, sondern beobachtet sie kontinuierlich über ihre laufenden Bauprojekte. Startet ein bekannter Generalunternehmer ein neues Vorhaben, wechselt ein Planer die Rolle oder tritt ein neuer Entscheider auf, wird das automatisch sichtbar – ohne dass der Vertrieb aktiv suchen müsste. Plattformen, die Projektidentifikation, Priorisierung und CRM-Anbindung in einem System vereinen, schaffen genau diese Transparenz über alle Accounts hinweg. So entstehen frühzeitige Gesprächsanlässe, bevor Wettbewerber überhaupt von dem Projekt wissen.

Ein Baustoffhersteller beschreibt den Wandel so: „Früher hatten wir nur sechs Wochen Pipeline-Transparenz – heute skalieren wir systematisch."

Was das für Entscheider bedeutet

Der Gesamtmarkt lässt sich derzeit kaum beeinflussen. Der eigene Marktanteil schon.  Wer den Einsatz von KI im Vertrieb heute strukturiert angeht, profitiert davon nicht erst in der Zukunft, sondern bereits im nächsten Quartal und arbeitet sich in eine Position, aus der er auch bei einer Markterholung deutlich gestärkt hervorgeht.

Die entscheidende Frage ist nicht, ob KI im Bauvertrieb sinnvoll ist. Sie ist, welche Unternehmen diesen Schritt früh genug gehen und welche erst dann reagieren, wenn andere den Vorsprung bereits haben. 

Dabei gilt: Es kommt nicht darauf an, ob ein KI Tool im Einsatz ist, sondern welches und ob es den Vertriebsalltag von der frühen Projektidentifikation bis zum gewonnenen Auftrag optimiert. Plattformen wie Building Radar sind darauf ausgelegt, den gesamten Vertriebsprozess zu erleichtern. 

Wer nur einzelne Schritte automatisiert, schafft neue Lücken. Wer den gesamten Prozess im Blick hat, schafft echte Kapazität.