Wie die Digitalisierung in der Verwaltung Standortvorteile für den Mittelstand schafft

Die Anerkennung ausländischer Berufsqualifikation, die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten oder überhaupt erstmal ein Gewerbe anzumelden – all diese Behördengänge können in einen Papierkrieg ausarten, für den die deutsche und vor allem auch Berliner Verwaltung berüchtigt ist. „Warum kann das alles nicht viel einfacher sein, ja kann ich mir nicht sogar den realen Behördengang sparen und alles elektronisch erledigen“, fragen sich und mich viele Unternehmen.

Von Sebastian Stietzel, Präsident der IHK Berlin

 „Warum kann das alles nicht viel einfacher sein, ja kann ich mir nicht sogar den realen Behördengang sparen und alles elektronisch erledigen“, fragen sich und mich viele Unternehmen.

Die Berliner Wirtschaft – das sind vor allem kleine und mittlere Unternehmen, was auch die meisten Startups einschließt. Und ihnen allen gemein ist, dass sie über Bürokratie stöhnen, genauso wie über schleppende Digitalisierung. Ein Feld, wo beides zusammenkommt, ist die Digitalisierung der Verwaltung. Schaut man sich da Berlin an, gibt es neben viel Schatten glücklicherweise auch etwas Licht. Zu wenig. Die Konkurrenz ist uns meilenweit voraus.

So hat Berlin beim Global Cities Report der Unternehmensberatung Kearney ausgerechnet bei der Zukunftsfähigkeit neun Plätze im Vergleich zum Vorjahr verloren und liegt abgeschlagen auf Platz 21. Wesentliche Kriterien hierfür sind – wenig überraschend – Digitalisierung und eine effiziente Verwaltung. Ich habe nicht gezählt, in wie vielen Gesprächen mit der Politik die IHK Berlin in beiden Disziplinen signifikante Verbesserungen gefordert hat. Trotz vielversprechender Ansätze zur Verwaltungsreform und wichtigen Digitalisierungsmaßnahmen hat Berlin immer noch üppig Luft nach oben. Es braucht nun endlich den Umsetzungssprint.

Digitalisierungsquote der Bundesregierung: 13 Prozent

Verschaffen wir uns zunächst einen generellen Überblick. Der „Digitalmonitor Deutschland“ des Digitalverbandes Bitkom stellt dem Bund ein schlechtes Zeugnis aus: Im Oktober waren von 334 Digitalisierungsvorhaben lediglich 43 abgeschlossen. 231 befanden sich noch in der Umsetzung, 60 hatte man noch nicht einmal begonnen. Wenn nicht einmal 13 Prozent aller Projekte fertiggestellt worden sind, bedeutet dies auch gewaltige Standortnachteile für unsere Wirtschaft.

Die föderale Struktur Deutschlands mit seinen 16 Bundesländern – so identitätsstiftend sie für unser Land ist – ist aus Sicht der Wirtschaft beim Thema Verwaltung eher ein Hemmschuh. Alle Vorschriften, Verwaltungsprozesse und Ansprechpartner gibt es gleich 16 Mal – und oft genug, etwa bei Bauvorschriften, weichen sie selbst in grundlegenden Fragen voneinander ab. Genehmigungen, Erlaubnisse, Anträge aller Art werden in der Regel vor Ort erledigt, je nach Themengebiet im Bundesland, Landkreis oder der Gemeinde. Doch dort ist die Kompetenz leider sehr gemischt verteilt. Das Onlinezugangsgesetz sieht das sogenannte Einer-für-alle-Prinzip vor. Verwaltungsleistungen sollen von den Ländern so digitalisiert werden, dass andere Länder die digitale Leistung einfach übernehmen können. Bei diesem eigentlich guten Ansatz ist in der Praxis jedoch viel Luft nach oben, um schnell, flächendeckend und effizient die Digitalisierung der Verwaltung voranzutreiben.

Es geht zu langsam voran - Vertrauenskrise droht

Als Berlins IHK-Präsident blicke ich natürlich besonders auf die Hauptstadt. Die Verwaltung genießt hier nicht den besten Ruf. Dabei haben sich die berüchtigten Wartezeiten für Behördengänge für Bürger immerhin von 36 auf 31 Tage verkürzt. Die Wirtschaft hat es jedoch mit weit individuelleren Anliegen zu tun als der Beantragung eines Passes, den jeder braucht. Gleichzeitig ist das Thema Digitalisierung hochpräsent. Wie so viele Ministerpräsidenten hat der neue Regierende Bürgermeister Kai Wegner (CDU) die Verwaltungsmodernisierung sowie die Digitalisierung zur Chefsache gemacht. Digital- und Verwaltungsthemen werden nun aus der Senatskanzlei gesteuert, wo, genau für diese Aufgabe, Chief Digital Officer Martina Klement angesiedelt ist. Der Umsetzungsstatus ist aber immer noch moderat. Die IHK-Mitglieder erleben dies täglich.

Wir haben es hier mit einer tiefen Vertrauenskrise in puncto Funktionsfähigkeit der Stadt zu tun. Folge: zunehmende Politikverdrossenheit der Stadtgesellschaft. All dies wird flankiert durch den eklatanten Fachkräftemangel in der Verwaltung. Derzeit gibt es in Berlin 7.000 unbesetzte Stellen – was sich durch 40.000 altersbedingte Abgänge bis 2031 und jährlich rund 1.000 persönlich motivierte Kündigungen verschärft. Gerade auch hier könnte die Digitalisierung helfen: Denn digitale Prozesse benötigen mittelfristig weniger Personal, steigern die Effizienz der Abläufe sowie die Arbeitgeberattraktivität der Verwaltung – viel Potenzial, das an dieser Stelle nicht länger verschenkt werden darf.

Wegen all dieser Mängel haben wir im Jahr 2022 gemeinsam mit Experten aus Wirtschaft, Wissenschaft und Gesellschaft einen Businessplan mit konkreten Modernisierungsprojekten vorgelegt. Zudem haben wir den IHK-Ausschuss „Funktionierende Stadtverwaltung“ eingesetzt, welcher unsere Vollversammlung und das IHK-Präsidium bei Themen der Verwaltungsmodernisierung und -digitalisierung berät. Er unterstützt bei der politischen Positionsfindung und dem Vorantreiben wichtiger Projekte gegenüber dem Senat. Der Ausschuss identifiziert Best- und Worst-Practice-Beispiele von Unternehmen sowie erfolgreiche Lösungen anderer Kommunen im In- und Ausland.

Das Fax – kein Running Gag, sondern bittere Realität

Um Verwaltungsmitarbeitenden effiziente Prozesse zu ermöglichen und damit den Arbeitsalltag zu erleichtern, muss man das Rad oft nicht neu erfinden. Schon simple marktgängige Software-Tools unterstützen flächendeckend Homeofficefähigkeit, Schichtenplanung oder elektronische Vorgangsbearbeitung – zumindest in den Unternehmen. Zwar hat die Verwaltung nachgezogen, von einer lückenlos elektronischen Prozesskette ist man allerdings noch entfernt. Elektronische Kommunikation muss auch in der Verwaltung selbstverständlich sein. Aus unserer Sicht muss es auch einen digital-souveränen Behördenarbeitsplatz geben, sodass Mitarbeiter auch im Homeoffice oder an flexiblen Arbeitsorten einsatzfähig sind. Ein einheitliches Arbeitsumfeld und ein einheitlicher Dokumentenaustausch nach offenen Standards wären Voraussetzung, um die Verwaltungen untereinander besser zu vernetzen und effizienter sowie mobiler auszustatten.

Der Umsetzungsstand ist allerdings alles andere als gut. Bis 2026 werden voraussichtlich nur 7.500 sogenannte Berlin-PCs eingerichtet – erforderlich sind ca. 80.000. Der Berlin-PC beschreibt einen einheitlichen und zentral verwalteten IKT-Arbeitsplatz, der den berüchtigten Technik-Zoo der Berliner Verwaltung ablösen soll. Bei der elektronischen Akte, einem weiteren Kernelement der Verwaltungsdigitalisierung, sieht es kaum besser aus. Bis vor kurzem stand das Projekt komplett auf der Kippe – zu lang war die Liste der technischen und konzeptionellen Mängel. Nun raufen sich Senat und Dienstleister zwar zusammen doch der echte Roll-out liegt jenseits des Sommers 2024.
Von einem Pflegedienst wissen wir: Komplexe Abrechnungen gegenüber Krankenkassen, Bezirksämtern erfolgen nach wie vor per Papier, oft sogar dann, wenn es eine digitale Schnittstelle gibt. Pflegeberichte an die Bezirksverwaltungen müssen tatsächlich noch per Fax gesendet werden, „da es sich um Gesundheitsdaten handelt“. Viele Gesetze, die hier den Rahmen vorgeben, nehmen immer noch Papier als Basismedium, das man ausdruckt, faxt oder per Post verschickt.

Hilft ausgerechnet eine EU-Verordnung?

Nun verlangt allein schon die Single Digital Gateway-Verordnung (SDG-VO) der EU die Digitalisierung der Verwaltung bis Ende des Jahres 2023. Zudem sollen alle Leistungen der öffentlichen Hand über ein einziges Portal zu finden sein. Die gleiche Funktion erfüllt der „Einheitlicher Ansprechpartner Berlin“.  Auf der zentralen Plattform für Verwaltungsfragen und Genehmigungsverfahren gibt es inzwischen erstaunlich viele Funktionen: Dort kann man die Erlaubnis für ein Gaststättengewerbe beantragen, sein Unternehmen bei der Berufsgenossenschaft anmelden, einen Gewerberegisterauszug erhalten und auch viele andere Behördengänge erledigen.

Das war überfällig, denn andere Länder wie Dänemark, Finnland, Österreich oder Estland machen es uns seit Jahren vor. Schließlich sorgt diese Art der Digitalisierung für Kosteneinsparungen, klarere Prozesse, Zeitvorteile und vor allem auch für Übersicht über alle nötigen Unterlagen. Und davon profitieren kleine, mittlere und junge Unternehmen besonders. Denn Konzerne können aufgrund ihrer Strukturen, der Manpower und Skaleneffekten wesentlich besser mit Bürokratie umgehen.

Mit den – leider erst zaghaften – Fortschritten muss es beim digitalisierten Berlin schnell weitergehen. Politische Absichtserklärungen sind nicht genug, selbst wenn sie prominent im Koalitionsvertrag und der Senatsstruktur verankert sind. Wir haben noch einen weiten Weg vor uns, bis die Verwaltung ein Standortvorteil für Berlin wird und positive Auswirkungen auf die lokale Wirtschaft, auf Neuansiedlungen und die Gründung von Startups greifbar werden. Dies gilt erst recht für Vorgänge, die nicht alle betreffen, sondern branchenspezifisch sind. Daher müssen sich neben der Technik auch die Prozesse ändern. Hierfür braucht es an vielen Stellen noch ein Umdenken der verantwortlichen Führungskräfte in der Verwaltung.