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Microsoft 365 – Was sich für Unternehmen und ihr Dokumentenmanagement ändert

Microsoft wirbt bei Lizenz-Nutzern mit Nachdruck für die Cloud. Doch ein Umstieg wirft einige Fragen auf – darunter auch: Was bedeutet der gewählte Microsoft 365 Plan für die vorhandene Enterprise Content Management (ECM) Lösung?

Bildnachweis Pinkypills (Bild zur Verfügung gestellt von OPTIMAL SYSTEMS)Bildnachweis Pinkypills (Bild zur Verfügung gestellt von OPTIMAL SYSTEMS)
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ECM meets Microsoft – optimal verbunden

Schnittstellen zu allen gängigen Microsoft-Anwendungen, nahtlos integrierbar in Ihre IT-Infrastruktur: Die ECM-Lösung enaio® bietet passgenaues Dokumentenmanagement für Microsoft-Nutzer.

 

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Moderne Online- und Cloud-Anwendungen versprechen Flexibilität und ortsunabhängige Produk¬tivität. Mit ihnen wandern aber auch immer mehr Dokumente vom Netzlaufwerk in die Cloud. Gut, wenn die etablierte ECM Lösung für dieses Szenario gerüstet ist: Die ECM Software enaio von Optimal Systems bietet ab Version 10 eine entsprechende Microsoft 365 Integration.

Mit der Ablösung von Office 365 durch Microsoft 365 vollzieht der weltgrößte Software-hersteller den Schritt hin zum Everything as a Service (EaaS) Anbieter: Gewerbliche Nutzer können nun zwischen drei Business-Tarifen für mittelständische Unternehmen sowie drei verschiedenen Enterprise Plänen mit unterschiedlichem Funktionsumfang wählen. Auch wenn eine Integration der Anwendungen in lokale Umgebungen nach wie vor möglich ist, sind die Abo-Modelle letztlich auf einen Cloud-Betrieb zugeschnitten.

 

Wer Anfang 2020 mit großen Teilen der Belegschaft ins Home Office ausweichen musste, weiß um die Vorteile einer solchen, flexiblen IT-Architektur: Die Mitarbeiter können produktiv sein, wo immer sie sich gerade aufhalten. Als problematisch erwies sich jedoch in dieser Zeit häufig das Dokumentenmanagement: Verteiltes Arbeiten braucht klare Strukturen, wie Sven Hoffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement bei Optimal Systems, dem deutschen Spezialisten für ECM Lösungen, betont: „Mitarbeiter müssen nicht nur jederzeit auf Daten, Informationen und Projekt-Unterlagen zugreifen können. Ebenso wichtig ist, nach der Bearbeitung eine strukturierte Ablage, transparente Versionierung und revisionssichere Archivierung zu gewährleisten.“

Offen für alle Anwendungen

Viele Unternehmen setzen daher auf On-premise-Lösungen mit der ECM Software enaio. Sie stellt kontextbezogen abgelegte Dokumente, zum Vorgang gehörige E-Mails, Pläne oder Fotos über einen Webclient auch für den mobilen Zugriff bereit, erlaubt eine einfache Bearbeitung und dokumentiert jede Veränderung im Lebenszyklus einer Datei. Was aber geschieht, wenn die Text- und Datenverarbeitung künftig über Online-Anwen¬dungen erfolgt, die eine Cloud als Speicherort favorisieren?

 

„Unsere ECM Software enaio bietet ab Version 10 die erforderliche Integration von Microsoft 365, inklusive Voransicht des in der Online-Anwendung erzeugten Dokuments, Konvertierung älterer Dateien und zeitgleicher Bearbeitung durch mehrere Nutzer“, erläutert Sven Hoffmann von Optimal Systems. Dokumente, die in der Microsoft Cloud gespeichert werden, übernimmt enaio in die gewohnte Aktenstruktur, wo sie auch revisionssicher archiviert werden können.

Fit für die Cloud

„Viele Kunden wenden sich derzeit mit Fragen zu Microsoft 365 an uns, weil sie bei einem Wechsel um den Erhalt der ECM Funktionalität fürchten“, berichtet Sven Hoffmann. Er kann sie beruhigen: „enaio ist auf Cloud-basierte Anwendungen bestens vorbereitet.“ Dennoch empfiehlt der ECM-Experte, vor einem Wechsel Beratung in Anspruch zu nehmen: „Kleinere Pläne bieten oft Einschränkungen, die auf den ersten Blick nicht ersichtlich sind. Wir raten unseren Kunden in der Regel zum E5 Plan.“ Dieses Abo-Modell bietet zudem die Möglichkeit, die Anwendungen auch On Premise zu nutzen, was angesichts komplexer Datenschutzbestimmungen zusätzlich von Vorteil sein kann.