Betriebsfeier: Das müssen Unternehmer wissen

Wenn Unternehmen gegenüber ihren Mitarbeitern ihre Wertschätzung ausdrücken wollen, geht das zum Beispiel mit einer Betriebsfeier. Bei gutem Essen und guten Gesprächen können sich Mitarbeiter und Geschäftsführung auch mal abseits von Büro und Werkhalle kennenlernen. Allerdings sollten Unternehmen bei der Organisation und Ausführung einige Regeln beachten – zum einen, um Steuern zu sparen, zum anderen, damit am nächsten Tag nicht das böse Erwachen kommt.

Definition: Was gilt als Betriebsfeier?

Im allgemeinen Verständnis dürfte jedes Fest, das ein Unternehmen für seine Mitarbeiter ausrichtet, als Betriebs- oder Firmenfeier gelten. Genauer definiert den Begriff aber das Finanzamt. Steuerrechtlich als Betriebsfeier gelten nämlich lediglich solche Feste, die überwiegend dem betrieblichen Interesse dienen – wobei es durchaus von betrieblichem Interesse sein kann, die Stimmung in der Belegschaft zu fördern.

Damit die Feier aber wirklich überwiegend dem betrieblichen Interesse dient, dürfen im Prinzip nur „Arbeitnehmer“ an der Veranstaltung teilnehmen – wobei der Begriff unter anderem auch deren Partner sowie ehemalige Angestellte, Leiharbeiter und Praktikanten umfassen kann. Auf der anderen Seite muss die Feier zumindest grundsätzlich allen Betriebsangehörigen offenstehen. 

Weihnachten, Neujahr, Sommerfest: Anlässe für eine Betriebsfeier

„Man muss die Feste feiern, wie sie fallen“, sagt der Volksmund. Ob das auch für Unternehmen gilt, darüber lässt sich trefflich streiten. Es gibt aber einige Anlässe, zu denen besonders viele Unternehmen ein Fest für ihre Mitarbeiter veranstalten.

• Weihnachtsfeier: Die Zeit vor Weihnachten dürfte zumindest in Deutschland die Zeit mit den meisten Betriebsfeiern sein. Viele Unternehmen nutzen die Zeit, in der ein Großteil der Arbeit des Jahres bereits getan ist, um gemeinsam auf die vergangenen zwölf Monate zurückzublicken.
• Neujahrsfeier: Eben weil so viele Unternehmen kurz vor Weihnachten eine Firmenfeier veranstalten, sind Locations und Dienstleister in dieser Zeit häufig früh ausgebucht – und verlangen mitunter deutliche Zuschläge. Manch sparsames Unternehmen verlegt seine Feier deshalb in den Januar und nennt es nicht Weihnachts-, sondern Neujahrsfeier. Bonuspunkt: Das vergangene Jahr ist wirklich vorbei, ein Rückblick in der Rede des Chefs ist daher möglicherweise aussagekräftiger.
• Sommerfest: Wer gern zumindest einen Teil der Feier im Freien abhalten will, muss entweder Punsch und Glühwein ausschenken – oder eben im Sommer feiern. Ein großer Vorteil: Je nach Voraussetzungen (z.B. Freigelände) auf dem Firmengelände ist es im Sommer einfacher, dort zu feiern, statt einen teuren Raum zu mieten.
• Jubiläen und Geburtstage: Wird das Unternehmen 100 Jahre alt oder feiert der Chef einen runden Geburtstag, kann auch das ein Anlass sein, eine Feier auszurichten. Es muss ja nicht so aufwendig sein wie beim Trigema-Jubiläum im Herbst 2019, als neben diversen Politikern auch die Schlagersängerin Helene Fischer zu Gast war. Helmut Link, Chef von Interstuhl, hat zum Beispiel seinen fünfzigsten Geburtstag mit einem 50-Kilometer-Lauf (und anschließender kleiner Party) gefeiert. So oder so: Gerade bei Jubiläums- und Geburtstagsfeiern ist aber Vorsicht geboten, was die Gästeauswahl angeht. Denn wie bei allen Veranstaltungen von Unternehmen wird es steuerlich kompliziert, wenn neben den Arbeitnehmern auch deren gesamte Familien und/oder Kunden eingeladen sind.
• Eröffnung einer neuen Halle: Auch nach Umbauten, Umzügen oder Erweiterungen wird in vielen Unternehmen gefeiert. Schließlich zeigen solche Anlässe doch meist, dass es aufwärts geht mit dem Geschäft.

Wann ist eine Betriebsfeier steuerlich absetzbar?

Wichtig ist die Betriebsfeier-Definition des Finanzamtes natürlich vor allem dann, wenn es um die steuerliche Absetzbarkeit der Ausgaben gilt. Denn die Aufwendungen für eine Betriebsfeier im Sinne dieser Definition sind steuerfrei – bis zu einer Höhe von 110 Euro pro Person. Diese Grenze gilt allerdings nicht pro Betriebsfeier, sondern pro Jahr. Kosten, die darüber hinausgehen, sind als geldwerter Vorteil steuerpflichtig. Außerdem gilt: Wenn ein Unternehmen mehr als zwei Betriebsfeiern im Jahr veranstaltet, müssen Steuern und Abgaben gezahlt werden. Entweder wird dann der Betrag entsprechend den jeweiligen Steuerklassen der Mitarbeiter versteuert oder der Arbeitgeber entlastet seine Angestellten, in dem er die Ausgaben pauschal mit 30 Prozent versteuert und als „sonstige betriebliche Anwendungen“ verbucht.

Alkohol und Co.: Was sind die Gefahren bei einer Betriebsfeier?

Grundsätzlich gilt: Es gibt kein Alkoholverbot im deutschen Arbeitsrecht – und auch keines für Betriebsfeiern. Arbeitgeber haben allerdings eine Fürsorgepflicht gegenüber ihren Mitarbeitern, die auch bei der Firmenfeier eine Rolle spielen kann.

Nicht nur, aber auch aufgrund des für solche Veranstaltungen typischen Alkoholkonsums gelten Betriebsfeiern häufig auch als „Hotspot“ für Flirts und Zärtlichkeiten zwischen Mitarbeitern. Dagegen können Arbeitgeber wenig tun, schließlich handelt es sich um das Privatvergnügen der Arbeitnehmer. Aufpassen müssen Arbeitgeber allerdings, wenn die Annäherungen nicht auf Gegenseitigkeit beruhen – was manchmal aufgrund unterschiedlicher Hierarchieebenen gar nicht so leicht zu erkennen ist. Grundsätzlich gilt aber, dass die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers auch den Schutz vor sexuellen Übergriffen und Belästigungen umfasst.

Eskaliert: Wenn Betriebsfeiern aus dem Ruder laufen

Wenn eine Betriebsfeier für Schlagzeilen sorgt, dann ist die Feier meistens wegen zu viel Alkohol eskaliert. Für die Beteiligten ist das nicht nur unangenehm. Auch der Betriebsfrieden ist gestört und das Image der Firma mitunter dauerhaft ruiniert. Bei diesen fünf Beispielen ist die Betriebsfeier aus dem Ruder gelaufen. 

Anwesenheitspflicht: Zählt die Firmenfeier zur Arbeitszeit?

Das Arbeitsrecht kennt keine Anwesenheitspflicht für die Firmenfeier – und zwar unabhängig davon, wann sie stattfindet. Ein Vorgesetzter oder Geschäftsführer kann die Mitarbeiter also nicht dazu zwingen, zur Weihnachtsfeier oder zum Sommerfest zu kommen. Findet die Veranstaltung allerdings während der Arbeitszeit statt, müssen Mitarbeiter, die nicht mitfeiern, ganz normal ihren Job tun.

Die meisten dieser Feiern finden aber ohnehin abends statt – und zählen somit auch nicht als Arbeitszeit. Zumindest nicht in dem Sinne, dass zum Beispiel Überstunden aufgebaut (und später wieder „abgefeiert“) werden können. Denn die Unfallversicherung für die Mitarbeiter gilt weiter – zumindest während des „offiziellen Teils“ der Feier, also etwa während der Festreden und des Festessens.

Spiele und andere Programmpunkte: Ideen für die Betriebsfeier

Die meisten Betriebsfeiern haben mindestens zwei Programmpunkte: zum einen die (Begrüßungs-)Rede der Geschäftsführung, zum anderen das gemeinsame Essen. Ob mehr Punkte nötig oder gewollt sind, hängt von vielen Faktoren ab. In manchen Unternehmen möchte die Belegschaft vielleicht einfach essen und einen schönen Abend haben, in anderen Firmen kommt erst mit einer Liveband (die mitunter viel Geld kosten kann) gute Stimmung auf.

Die Organisatoren der Feier sollten sich jedenfalls zurückhalten und die Feier nicht überfrachten. Denn viele Programmpunkte dauern länger als geplant – Reden genauso wie Spiele und andere Aktionen. Diese sollten zudem nicht peinlich für die Mitarbeiter sein – und auch nicht Pflicht für jene, die vielleicht keine Lust haben.

Besonders gut eignen sich auf Betriebsfeiern solche Aktionen, die den Zusammenhalt fördern und Kollegen miteinander ins Gespräch bringen, die sonst vielleicht wenig miteinander zu tun haben. Das kann zum Beispiel durch eine Art „Speed-Dating“ passieren, bei dem alle paar Minuten die Gesprächspartner einen Platz weiterrutschen und mit jemand Neuem sprechen. Auch andere Kennenlernspiele können sich gerade für Unternehmen mit hoher Fluktuation oder mehreren Standorten eignen.

Insbesondere bei Weihnachtsfeiern lassen sich natürlich auch schon im Vorfeld verschiedene Aktionen planen, die mit kleinen Geschenken zu tun haben – zum Beispiel das sogenannte Wichteln, bei dem ausgelost wird, welcher Mitarbeiter einen anderen Mitarbeiter beschenken muss, wahlweise mit etwas Sinnlosem („Schrottwichteln“), einem Buch („Bücherwichteln“) oder etwas anderem. Aber Vorsicht: Es sollte im Vorfeld ein Budget festgelegt sein, das sich alle Mitarbeiter, unabhängig vom Gehalt, leisten können.

Der Artikel wurde am 11. November 2019 erstellt und zuletzt am 2. Januar 2020 aktualisiert.

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