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Management > Bürokratie bremst Deutschland

Bürokratie-Wahnsinn in Deutschland: Warum Formulare Firmen lähmen – und welche Lösungen es gibt

| Thorsten Giersch

Bürokratie ist mehr als 2000 Jahre alt. Inzwischen beansprucht sie eine von fünf Minuten Arbeitszeit in deutschen Betrieben. Das lähmt. Doch es gibt Hoffnung.

Langsam einstauben: Bürokratie erzeugt selbst im Computerzeitalter immer noch viele Akten, die zum Teil sehr lange aufgehoben werden müssen. Ob jemals wieder jemand hineinschaut, ist ungewiss. (Foto: shutterstock)

Die historischen Wurzeln der Bürokratie

Vom heiligen Augustinus stammt das Bonmot: „Irren ist menschlich, aber im Irrtum zu verharren, ist teuflisch." Die Geschichte der Menschheit ist geprägt vom Versuch, die eigenen Irrtümer zu korrigieren: Die christliche Mythologie fußt auf der Idee, dass das Menschenleben nichts anderes ist als der Versuch, das Malheur von Adam und Eva wiedergutzumachen. Heute nennen wir das System, das ständig Ausschau nach Fehlern hält, Bürokratie.

Die Entstehung der schriftlichen Dokumentation

Die Fähigkeit, Geschichten zu erzählen, legte den Grundstein für Zusammenarbeit und ließ den Menschen zum mächtigsten Tier der Erde aufsteigen. Doch diese Fähigkeit stieß irgendwann an ihre Grenzen. Erzählte Geschichten sind nicht gut darin, objektive Fakten festzuhalten. Irgendjemand muss sie notieren, vor allem in Listen. Das schriftliche Dokument wurde ungefähr 54 vor Christus in Mesopotamien erfunden. Überliefert ist eine Tontafel, auf der die Abgabe von Schafen und Ziegen festgehalten ist. Die Bedeutung dieser Erfindung lässt sich kaum überschätzen, schuf sie doch neue Wirklichkeiten: Wo es Listen und Verwaltungen gibt, ist Rechtsprechung deutlich einfacher und gerechter.

Die Herausforderungen der Bürokratie

Wie so oft lieferte auch diese Erfindung neue Probleme. Die schönsten Listen nützen einem nichts, wenn man sie im richtigen Moment nicht findet. Die Ordnung hinter den Listen nannte man Bürokratie – wörtlich übersetzt „die Herrschaft des Schreibtisches". Der Begriff wurde im 18. Jahrhundert in Frankreich geprägt, als Beamte an einem Schreibtisch mit Schubladen saßen, dem sogenannten Bureau.

Bürokratie ist die Methode, mit der Menschen in Organisationen die Suche nach Informationen lösen. Von Beginn an problematisch: Bürokraten mussten Teile der Wahrheit opfern, um Ordnung herzustellen. Nicht jede Information passt schließlich genau in ein vorgesehenes Raster. Bürokratie hat also seit jeher einen hohen Preis. Statt die Welt so verstehen zu wollen, wie sie ist, baut sich die Bürokratie eine künstliche Ordnung. Anders formuliert: Bürokraten zwängen die Welt in ihre Schubladen. Und was nicht passt, wird so lange gequetscht, bis es darin verschwindet. Das schafft Ordnung, aber oft auf Kosten der reinen Wahrheit.

Unternehmer kritisieren überzogene Dokumentations- und Nachweispflichten, während die Politik immer wieder verspricht, die Bürokratie abzubauen. Sind Erstere einfach chronisch unzufrieden, oder halten Letztere ihre Versprechen nicht? Ein Überblick. (Foto: shutterstock)

Die aktuelle Situation in Deutschland

Womit wir in der Gegenwart sind, wo Unternehmerinnen und Unternehmer heute mehr denn je spüren, was das für sie bedeutet. Gerade in Deutschland. Wir haben uns auf dem Weg der seit 2000 Jahren bestehenden Abwägung zwischen Wahrheit und Ordnung verrannt. Je mehr Dokumente entstehen, die Menschen dazu zwingen, andere Dokumente zu verfassen, desto stärker verschiebt sich Autorität. Dokumenten kommt immer mehr Macht zu. Manche verzweifeln daran. Es gewinnen diejenigen, die wissen, wie man verborgene Schlupflöcher in Gesetzen nutzt und sich im Labyrinth der Behörden zurechtfindet.

Bürokratie stärkt seit jeher die Zentralmacht auf Kosten der gewöhnlichen Menschen und der Unternehmen. Die Folge ist Misstrauen. Es zeigt sich zum Beispiel, wenn Organisationen wie QAnon mit vermeintlich einfachen Aussagen Zulauf haben oder Menschen Verschwörungstheorien eher glauben als Wissenschaftlern, wie während der Corona-Pandemie beim Thema Impfstoffe. Wir brauchen Mechanismen, damit Bürokratie und das wahre Leben den Kontakt zueinander nicht verlieren. Ein wesentlicher Grund für Bürokratie ist allerdings auch, Ansprüche zu steuern. Etwa, wenn jemand Kindergeld oder Rente bekommt. Auch Steuervergünstigungen sind bürokratisch geregelt. Politiker schaffen die entsprechende Bürokratie nur sehr ungern wieder ab.

Die Belastung für Unternehmen

Und hier stimmt offenbar das Verhältnis zwischen Aufwand für Bürokratie und deren Ertrag nicht mehr. Bei Unternehmen ist das deutlich. Eine Umfrage des Ifo-Instituts in München zeigte jüngst, wie hoch der zeitliche Aufwand in Betrieben inzwischen ist: 22 Prozent der Arbeitszeit gehen für Formulare, Berichtspflichten, Statistiken und andere Bürokratie drauf. Das ist ein Durchschnittwert. Gerade bei kleinen und mittelgroßen Betrieben können es mehr als 30 Prozent sein. Die Unternehmen müssen knappes Personal für diese aus ihrer Sicht unproduktive Arbeit abstellen. Die Kosten der Bürokratie lassen sich für die Unternehmen berechnen: Sechs Prozent des Umsatzes sind es im Schnitt. Dabei sind einige Anforderungen noch nicht eingerechnet. Einmalige Informationspflichten haben die Forscher nicht berücksichtigt.

Die Bürokratielast ist dem Ifo zufolge seit 2008 um insgesamt 16,5 Milliarden Euro gestiegen, zuletzt so stark wie noch nie seit Beginn der Messung. Ein großer Treiber: die EU-Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung. Insgesamt sind EU, Bund sowie Länder und Kommunen für je ein Drittel der Bürokratie in Firmen verantwortlich. Es scheint, als übernehme die Bürokratie schleichend.

Historische Lösungsansätze - Ende der Hexenverbrennungen

Hoffnungslos ist die Lage nicht. Den Kampf gegen Bürokratie hat die Menschheit schon oft ausgefochten und bisher immer gewonnen. Immer wieder stieß sie an Grenzen beim Umgang mit Wahrheit, Bürokratie und Geschichten. Ein Beispiel ist die Auslegung der Bibel oder anderer religiöser Schriften. Eine der größten Momente der Menschheit war, als sich wissenschaftliche Gremien gründeten, um das Wissen der Welt festzuhalten und zu objektivieren: Wissenschaftsvereinigungen wie die Royal Society in Großbritannien (1660) oder die 1666 gegründete französische Académie des Sciences lösten Jahrhunderte mit Ablassbriefen und Hexenverbrennungen ab.

Der Normenkontrollrat als Lösungsansatz

Dass Bürokraten Bürokratie nicht in den Griff bekommen, führte in Deutschland 2006 zum Normenkontrollrat (NKR). Das unabhängige Beratergremium der Bundesregierung überprüft, welche Kosten neue Gesetze verursachen und ob praxistauglichere Alternativen bestehen. Digitalisierung spielt dabei eine große Rolle. Vorsitzender des Rats ist seit 2022 Lutz Goebel, ein pragmatisch denkender Unternehmer. Der 69-Jährige ist geschäftsführender Gesellschafter des Industriemotorenherstellers Henkelhausen und Mitglied der FDP. Von 2011 bis 2017 war Goebel Präsident des Verbands „Die Familienunternehmer", wo er bis heute noch im Präsidium sitzt. Im Interview mit dem Handelsblatt sagt er kürzlich: „Der NKR hatte Vorschläge für 25 Prozent weniger Bürokratiekosten in vier Jahren. Ich kann nur hoffen, dass die nächste Regierung damit weitermacht."

Aktuelle Entwicklungen und Vorschläge

Es tut sich etwas. Da sind die Praxischecks des Wirtschaftsministeriums von Grünen-Politiker Robert Habeck, die zeigen, wie kompliziert es ist, die Energiewende umzusetzen. Oder der Vorschlag von Habeck, das Vergaberechts zu reformieren. „Das wäre ein Riesending geworden, mit einer jährlichen Entlastung für Wirtschaft und Verwaltung von 1,3 Milliarden Euro", sagt Goebel. Das Aus der Ampelregierung von SPD, Grünen und FDP hat diesen Vorschlag erst einmal ausgebremst. Auch bei der Beschleunigung von Planungs- und Genehmigungsverfahren sei einiges in Bewegung gekommen, findet Göbel. „Aber für die Familienunternehmen ist Bürokratie in den Umfragen immer noch das größte Investitionshemmnis."

Bürokratieliebe im Ministerium

Die ersten Vorschläge der CDU klingen für NKR-Chef Lutz Goebel „durchaus vielversprechend". Entscheidend werde jedoch sein, dass den Ankündigungen auch konkrete Maßnahmen und Taten folgen. Dass Arbeitsminister Hubertus Heil (SPD) nicht mit allem durchkam, war für Goebel eine gute Nachricht: „Aus Unternehmersicht ist es schon unglaublich, was sich Minister Heil an Regulierung überlegt." Göbel nennt Homeoffice-Pflicht oder Ausgestaltung der Zeiterfassung. „Manchmal frage ich mich, ob im Arbeitsministerium schon angekommen ist, dass wir Facharbeitermangel haben. Dass man gar nicht alles regulieren muss, weil der Markt sich selbst reguliert."

Realistische Ansätze und internationale Vergleiche

Was davon ist realistisch? Die Ampelkoalition hatte Entlastungen von 3,5 Milliarden Euro versprochen. Nachdem der Bundesrat im Oktober 2024 dem Bürokratieentlastungsgesetz zugestimmt hatte, postete der damalige Justizminister Marco Buschmann (FDP): „Wir machen Tempo, um die Bürokratie spürbar abzubauen." Es sei „das größte Bürokratieabbauprogramm in der Geschichte unseres Landes". Das Bürokratieentlastungsgesetz ist inzwischen das vierte, mit dem eine Bundesregierung die Aufwände für Unternehmen drücken will. Das Urteil aus den Unternehmen klang bisher stets so wie in diesem Fall bei Rainer Kirchdörfer, Vorstand der Stiftung Familienunternehmen und Politik: „Die Bundesregierung hat punktuell für Entlastungen bei Bürokratie gesorgt. Doch diese kommen in den Unternehmen nicht spürbar an." Vielleicht hilft ein Blick über den Atlantik: Dort soll der Milliardär und Unternehmer Elon Musk im Auftrag des US-Präsidenten Donald Trump vorschlagen, wie die Ausgaben der Bundesbehörden radikal zusammengestrichen werden können. Daraus dürfte ein umfangreicher Personal- und Bürokratieabbau folgen. Unklar ist, ob das so funktioniert und der Staat nicht handlungsunfähig wird. Aber wenn, werden Politiker in Deutschland und Europa sehr genau hinschauen müssen.

Was ist Bürokratie?

Der Begriff „Bürokratie“ setzt sich aus dem französischen bureau („Büro, Schreibtisch“) und dem griechischen Suffix -kratie („Herrschaft, Macht“) zusammen.

Definition:
Bürokratie bezeichnet ein Verwaltungssystem, in dem

  • klare Regeln und Strukturen gelten

  • Aufgaben und Zuständigkeiten genau festgelegt sind

  • Entscheidungen auf Grundlage von Gesetzen und Vorschriften getroffen werden

  • Abläufe dokumentiert und schriftlich festgehalten werden

Merkmale einer Bürokratie:

  • Feste Hierarchien (klarer Aufbau von oben nach unten)

  • Trennung von Amt und Person (das Amt ist wichtiger als die Person, die es ausübt)

  • Neutralität im Verwaltungshandeln

  • Schriftlichkeit aller wichtigen Vorgänge

Historischer Bezug:
Der Soziologe Max Weber beschrieb Bürokratie vor rund 100 Jahren als die „rationale“ Form der „legalen Herrschaft“. Ziel: Entscheidungen sollen nicht willkürlich, sondern nachvollziehbar und regelgebunden sein.

Zahlen & Fakten zur Bürokratie

  • 2000 Jahre alt: Erste schriftliche Verwaltung in Mesopotamien, ca. 54 v. Chr.

  • Zeitfresser: 22 % der Arbeitszeit in deutschen Betrieben gehen für Bürokratie drauf (Ifo-Institut).

  • Kosten: Durchschnittlich 6 % des Umsatzes – bei KMU oft höher.

  • Wachstum: Bürokratielast seit 2008 um 16,5 Mrd. € gestiegen.

  • Verursacher: Je ein Drittel durch EU, Bund und Länder/Kommunen.

Artikel vom 2.2.2025 - zuletzt aktualisiert am 7.8.2025

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