Checkliste: Der Notfallkoffer für die Unternehmensnachfolge

Führungslosigkeit, fehlende Informationen und unklare Verantwortlichkeiten: Bei einer plötzlichen schweren Erkrankung oder Tod der Unternehmensführung gibt es neben der persönlichen Betroffenheit auch viele geschäftliche Probleme für den oder die Nachfolger. Häufig fällt es ihnen schwer, das unerwartete Chaos aufzuräumen. Um den Übergang zu erleichtern und für alle vorbereitetet zu sein, rät die IHK Wiesbaden, einen Notfallkoffer anzulegen.

Grundsätzlich sollte der Seniorchef sich frühzeitig um einen fachlich qualifizierten und menschlich geeigneten Ersatz kümmern. Und dieser Ersatz sollte natürlich wissen, wo sich der Koffer befindet. Zudem sollte er alle sechs bis zwölf Monate durchgesehen und aktualisiert werden, damit im Notfall nichts wichtiges fehlt oder veraltet ist.

Das muss in den Notfallkoffer

• Verträge und behördliche Unterlagen. Dazu gehören zum Beispiel:
  • Gesellschaftsverträge mit Nachfolgeregelung
  • Handelsregisterauszüge
  • Grundbuchauszüge
  • Gewerbeanmeldung, Konzessionen
  • Kreditverträge, Mietverträge, Erbvertrag, Softwarelizenzen
• Vollmachten (privat und geschäftlich)
• Testament. Das sollte mindestens Regelungen enthalten zur
  • Benennung der Erben und Vermächtnisnehmer
  • Testamentsvollstreckung und zu
  • Unterhaltsleistungen
• Versicherungspolicen. Zum Beispiel zu
  • Lebensversicherungen
  • Berufsunfähigkeitsversicherungen
  • Unfallversicherungen
  • Haftpflichtversicherungen
  • Betriebsunterbrechungsversicherungen
• Schlüssel und Zugangcodes. Neben den physischen Schlüsseln zu Firmengebäuden bzw. Informationen zu deren Aufbewahrung gehören dazu zum Beispiel
  • Passwörter
  • Zugang zum Online-Banking
  • Code für Tresor
  • Geheimzahlen für EC- und Kreditkarte
• Kerninformationen zum Geschäft. Dazu gehören etwa
  • Status wichtiger Projekte
  • Vertretungsplan mit persönlichen Daten der Vertreter
  • Verzeichnis wichtiger Bankverbindungen
  • Aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung