Das Ende des Büros, wie wir es kannten

All-Remote-Work mag nicht von Dauer sein. Doch hybride Arbeitsformen sind gekommen, um zu bleiben – sie setzen eine neue Rolle des Büros, seiner Funktion und damit eine neue Art seiner Ausgestaltung als Herz der unternehmerischen Organisation voraus.

Das Büro der Zukunft ist mehr als nur ein zentraler physischer Ort, an dem Menschen zusammenkommen, um acht Stunden am Tag an ihrem Schreibtisch zu sitzen. Tatsächlich war es auch in der Vergangenheit mehr als das. Denn der Mensch wird in seinem Leben von zwei sehr grundsätzlichen Bedürfnissen getrieben: Wir alle sehnen uns nach Freiheit und hegen den Wunsch nach Zugehörigkeit.

Auf die Mischung kommt es an

Wir möchten über uns selbst und unser Handeln bestimmen, doch brauchen wir zugleich einen gemeinsamen Ankerpunkt. Das Konzept des digitalen Nomaden, so verlockend es mitunter im Einzelfall auch klingen mag, scheiterte schon vor Corona regelmäßig. Das lag nicht an den technischen Möglichkeiten. Sondern am Wunsch jedes und jeder Einzelnen, der sich im Alltag bahnbrach, nach Verortung und Zugehörigkeit. Einer Studie der Unternehmensberatung Capgemini zufolge fühlen sich beispielsweise gerade neue Beschäftigte in einem Unternehmen in einer reinen Remote-Arbeitsumgebung schnell verloren. Die Hälfte von ihnen gibt demnach an, den Job kündigen zu wollen, wenn Remote-Work die einzige Option für sie bleibe.

Umgekehrt wiederum sagen nur vier Prozent der Beschäftigten, die hybrid-remote arbeiten, dass sie, wenn sie vor die Wahl gestellt wären, wieder komplett und dauerhaft vor Ort im Büro arbeiten würden. Unternehmen, die Präsenz einfordern, könnten nach Einschätzung von Gartner sogar bis zu 39 Prozent ihrer Beschäftigten verlieren. Das Spannungsfeld von Freiheit und Zugehörigkeit zeigt sich an diesen Zahlen sehr deutlich und denken wir über das Büro der Zukunft nach, dann wird es uns immer wieder begegnen.

Stress vs. kreativer Austausch

Die Remote-Welt, die wir während der Pandemie kennengelernt haben, ist bestimmt durch die Abfolge von Videokonferenzen. Alles in dieser Welt ist auf Effizienz und Disziplin ausgerichtet. Den Raum für spontanen Gedankenaustausch und Kreativität verengt das sehr.

Menschen wollen andere Menschen sehen. Wir wollen miteinander kommunizieren, uns austauschen. Dazu gehört jedoch mehr als der gegenseitige Blick auf den Bildschirm. Die Wissenschaft sagt, dass bereits eine Verzögerung bei der Antwort des Gegenübers von 1,2 Sekunden zu Irritationen in unserem Gehirn führt. Mit anderen Worten: So sehr uns die Effizienz der virtuellen Zusammenarbeit Vorteile verschafft, erzeugen mehr und mehr Videokonferenzen auch Stress, der uns im Ausschöpfen unserer Möglichkeiten behindert.

Das Büro der Zukunft jedoch sollte das Beste aus beiden Welten berücksichtigen. Es ist der Raum für persönliche Treffen, wo der Austausch vor Ort dazu beiträgt, kreative Ideen zu entwickeln und soziale Beziehungen zu stärken. Gleichzeitig ist es vernetzt und "connected", so dass sich organisatorische Fragen mit Remote-Kolleg*innen schnell in virtuellen Formaten, in Video-Chats oder per E-Mail klären lassen.

Geplante Zufälle und gekreuzte Wege

Der Gang zur und das Gespräch an der Kaffee-Maschine halten in diesen Tagen oft als Beispiel für den typischen Austausch im Büro her. Sie sind mit Social Distancing und anderen Distanz-Regeln, sowas wie der Inbegriff für Kreativität am Arbeitsplatz geworden. Natürlich spielt der Kaffeekonsum keine Rolle für die Entwicklung kreativer Ideen. Die mehr oder weniger zufälligen Begegnungen, der Austausch und die Interaktion mit anderen hingegen schon.

Das Büro der hybriden Arbeitswelt soll genau diese Kollaboration stärker fördern, gleichzeitig aber auch die Notwendigkeit für Rückzugorte nicht vernachlässigen. Unser Ansatz bei der Software AG für die Bürogestaltung der Zukunft ist daher eher an den Ansprüchen, die eine Art der Tätigkeit an die Umgebung hat, ausgerichtet als an der funktionalen Zugehörigkeit eines Mitarbeiters zu einem Bereich. Wir wollen so verschiedenen Teams, Gruppen oder Kolleg*innen die Freiheit geben auch im Verlauf eines Tages zwischen den verschiedenen Arbeitsbereichen zu wechseln. Ganz so, wie es die nächste Aufgabe erfordert. Dies soll dazu ermuntern, dass die Menschen in Bewegung kommen und sich ihre Wege in den Gemeinschaftsbereichen so oft wie möglich kreuzen. Zufallsbegegnungen erweitern so nicht nur das soziale Netzwerk, sondern machen hoffentlich auch das Schreiben der ein oder anderen E-Mail überflüssig.

Warum also nicht die Arbeitsplätze flexibel nach Bedarf buchen, statt festgelegte Strukturen beibehalten? Neue Konstellationen bringen neuen Austausch und neue Ideen. Warum den Rahmen von Meetings nicht völlig anders gestalten – raus aus den traditionellen Konferenzräumen und für Abwechslung sorgen? Der Einflussgrad auf die Qualität der Arbeit muss das entscheidende Maß für den Aufenthalt im Büro werden – nicht die Kontrolle der Anwesenheit.

Third Places und das Wiederentdecken von Gemeinschaften

Vor Ausbruch der Corona-Pandemie hat sich die Idee vom Third Place etabliert – eines Ortes, außerhalb von Arbeit und Zuhause, der etwas Anderes bietet, eine Auszeit und gleichzeitig etwas Vertrautes und Sicheres, ein Wohlgefühl. Third Places stehen allgemein für Plätze, an denen sich Menschen versammeln und begegnen. Vieles von dem, was das Büro in Zeiten einer hybriden Arbeitswelt ausmachen kann, findet sich in den verschiedenen Konzepten und Ideen zum Third Place wieder. Unternehmen können nur davon profitieren, sich mit diesen auseinanderzusetzen. Die Krise hat das Verständnis füreinander gefördert und war die Chance für uns zu zeigen, wie wir es wirklich mit der People-First-Culture halten. Mit dem Büro der hybriden Arbeitswelt bewahren wir uns das und stellen den Menschen in den Mittelpunkt.

Innovative Technologien sind das Maß aller Dinge , um die Flexibilität der hybriden Arbeitswelt zu gewährleisten. Sie ermöglichen es uns, integrative und inklusive Arbeitswelten zu gestalten und den nahtlosen Informationsaustausch der Beschäftigten sicherzustellen. Zugleich lassen sich das Büro der Zukunft und die hybride Arbeitswelt nicht ohne einen grundlegenden Wandel der Kultur denken. Und diese Kultur setzt vor allem eines voraus: gegenseitiges Vertrauen und Empathie für einander.

Das Ende der Büros steht nicht bevor. Das Ende der Büros, wie wir sie mal kannten, hingegen schon. Und das ist auch gut so.