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Link kopieren"Kollaborationstools sind in der Fernarbeit eine extreme Hilfe"
Die vermehrte Arbeit aus dem Homeoffice stellt das Management vieler Unternehmen vor neue Herausforderungen. Bei Ritter Sport meistert Prozesskoordinator Torsten Schlegel die Organisation mit Lean-Management und Tools.
Markt und Mittelstand: Welche Rolle spielt das Lean Management bei Ritter Sport?
Torsten Schlegel: Lean Management spielt bei uns eine sehr große Rolle. Wir haben Lean-Methoden seit 2006 fest verankert: Alle Mitarbeitenden wurden dazu in einer kurzen Schulung durch eine externe Unternehmensberatung abgeholt. Anschließend haben wir über 80 Lean-Projekte durchgeführt. Auch ohne externe Berater ist Lean-Management mittlerweile bei sehr vielen Mitarbeitenden präsent – von der Produktionsanlage bis zur Geschäftsführung. Wir haben auch ein eigenes Ausbildungskonzept erstellt. Das Ergebnis: Über 250 Mitarbeitende aus allen möglichen Bereichen haben anschließend ihr eigenes Lean-Projekt umgesetzt.
Wann haben Sie gemerkt, dass Sie Tools zur Organisation brauchen?
Mit MeisterTask organisieren wir ja nicht nur Lean-Themen. Das Tool wird von vielen Mitarbeitenden ganz unterschiedlich eingesetzt – von der persönlichen To-do-Liste bis zum Feinplanungstool unserer Projektmanagement-Software. In unserer Abteilung verfolgen wir mit MeisterTask zudem unsere Aktivitäten in allen Projekten, um damit das wöchentliche Team-Meeting über Skype oder Teams abzuhalten. So trägt das Tool auch in Zeiten mit hohen Homeoffice-Anteilen zum transparenten Austausch bei. Der Team-Management-Start war tatsächlich auch erst eine Pinnwand mit Zettelchen, später ein Whiteboard mit schiebbaren Wochenleisten und nach vielen Weiterentwicklungen läuft das jetzt mit zahlreichen Verbesserungen in MeisterTask.
Wieso sind Sie da auf MeisterTask gestoßen?
Wir hatten immer wieder mal ähnliche Programme verwendet. Irgendwann wurden wir von unser IT-Abteilung zu einem MeisterTask-Test eingeladen. Innerhalb des Testzeitraums war die Software dann bereits so etabliert, dass wir uns für den dauerhaften Einsatz entschieden haben.
Die Einführung solcher Tools leidet oft unter Vorbehalten der Mitarbeitenden – wie sind Sie dem begegnet?
MeisterTask ist keine Software, die flächendeckend verwendet werden muss. Somit hat es diese Software leichter: Wer einen Nutzen sieht, verwendet MeisterTask. Und die User, die die Software nicht benötigen, suchen sich Alternativen in Papierform oder wie auch immer. Was bei unseren Mitarbeitenden sehr positiv ankommt, ist die sehr aufgeräumte Oberfläche und die intuitiv bedienbaren Funktionen. Trotzdem sind für Power-User auch ausreichend Möglichkeiten vorhanden. Die Gestaltung ist ebenfalls sehr variabel. Einfach, flexibel und leistungsstark sind vermutlich ganz gute Erfolgsfaktoren.
Was sind konkrete Erfolge?
In sehr vielen Abteilungen wird MeisterTask sehr regelmäßig eingesetzt. Die Verknüpfung mit der Projektmanagement-Software funktioniert reibungslos. Software-Schulungen waren meines Wissens keine notwendig.
Wie erhöht man insgesamt die Akzeptanz für Software-/Technologielösungen?
Einfachheit ist hier wohl das Stichwort. Unsere Mitarbeitenden haben kein Interesse daran, sich zeitaufwendig in komplexe Software einzuarbeiten. Der Name MeisterTask sowie die Oberfläche sind selbsterklärend und einladend. Ein weiterer Pluspunkt: Es gab keine Installationshürden, die Teams konnten direkt mit dem Task-Management-Tool loslegen, da es auf allen Plattformen verfügbar ist (Browser, Tablet, App, Windows-Anwendung). Zunächst wurde MeisterTask zur Selbstorganisation verwendet, die Kolleg:innen schauten sich aber nach und nach die Nutzung des Tools bei Skype- oder MS-Teams-Meetings voneinander ab. Das ist ein spannender Ansatz, der auch zur Akzeptanz der Software beigetragen hat. Ein weiterer Vorteil ist die hohe Zuverlässigkeit. Ein Aspekt, den die Mitarbeitenden an MeisterTask zu schätzen wissen, um ihre täglichen Aufgaben zu strukturieren – und letztendlich zu meistern. Außerdem habe ich noch keine Bugs des Tools miterlebt; das erhöht zusätzlich die Akzeptanz solcher Lösungen.
Welcher Zusammenhang besteht zwischen guten Homeoffice-Konzepte und guten Team-Tools?
Die Art, wie wir im Unternehmen und in Teams zusammenarbeiten, hat sich durch die Fernarbeit stark verändert. Hier sind Kollaborations-Tools eine enorme Hilfe, um weiterhin produktiv zu bleiben und das Teamgefüge zu stärken. Allem voran war, und ist, ein einfacher Informationsaustausch weiterhin essentiell für eine gute Zusammenarbeit – vor allem aber während Zeiten mit hohem Homeoffice-Anteil. Ob Screen-Sharing oder auch mal spontane Online-Meetings: Transparenz von Arbeitsabläufen und Projektständen sollten immer klar für die Teams dokumentiert und nachvollziehbar sein.
