Mitarbeitergespräch führen: ein Leitfaden

Das Mitarbeitergespräch zwischen einer Führungskraft und einem Mitarbeiter gehört auch im Zeitalter von Digital Leadership und Fachkräftemangel zu den wichtigsten Führungsinstrumenten. In vielen Unternehmen ist es Usus, dass jeder Beschäftigte ein oder zwei Mal im Jahr ein solches Gespräch mit seinem Vorgesetzten führt. Beide Seiten haben dabei die Möglichkeit, Kritik, Lob und Anregungen loszuwerden – um so die Zusammenarbeit zu verbessern und letztlich die individuelle Leistung zu erhöhen.

Checkliste: Themen für das Mitarbeitergespräch

Welche Themen genau im Mitarbeitergespräch besprochen werden sollten, ist von Fall zu Fall unterschiedlich. Einen Einfluss haben dabei zum Beispiel die Branche oder die genaue Position des Mitarbeiters, aber auch die Frage, ob es sich um ein normales (Halb-)Jahresgespräch handelt oder es einen besonderen Anlass gibt.

Folgende Themenbereiche spielen aber besonders häufig eine Rolle:

• Lob und Kritik: Die Führungskraft sollte dem Mitarbeiter vermitteln, was er seit dem vorherigen Gespräch besonders gut gemacht hat und was besonders schlecht. Das gilt aber auch umgekehrt. Auch der Mitarbeiter sollte die Gelegenheit haben, seine Sicht der Dinge – und entsprechende Verbesserungs- oder Änderungsvorschläge – loszuwerden.
• Soll-/Ist-Abgleich: Beide Seiten sollten ehrlich einschätzen, inwieweit die Arbeitsleistung bzw. -qualität den Vorstellungen oder Anforderungen entspricht.
• Stimmung im Team: Mitarbeitergespräche sind für Führungskräfte auch eine gute Chance, herauszufinden, wie die allgemeine Stimmung im Team ist, wo es zum Beispiel Antipathien zwischen Mitarbeitern gibt, und wie sich die Stimmung verbessern lässt.
• Vision/Ausblick: Zu einem Mitarbeitergespräch gehört es meist auch, einen Ausblick und Ziele für den Mitarbeiter zu formulieren – die im Idealfall auch messbar sind. Im nächsten Mitarbeitergespräch können diese dann wiederum mit dem Erreichten abgeglichen werden.

Ob das Thema Gehalt in einem solchen Rahmen besprochen wird, hängt vom Einzelfall ab, zum Beispiel davon, ob der direkte Vorgesetzte überhaupt einen Einfluss darauf hat oder ob etwa ein Tarifvertrag ohnehin keinen Spielraum lässt. Experten raten übrigens dazu, mit positiven Themen ins Gespräch einzusteigen – um schon zu Anfang eine gute Stimmung zu fördern.

Mitarbeitergespräch: Vorbereitung ist alles

Beide Seiten sollten sich auf ein Mitarbeitergespräch vorbereiten. Dazu gehören neben organisatorischen Fragen – zum Beispiel die Reservierung eines Raumes und die feste Vereinbarung eines Termins – vor allem inhaltliche Aspekte. Hierbei bietet es sich an, dass der Vorgesetzte vorher schon die Themen skizziert, die besprochen werden sollen – so kann sich der Mitarbeiter besser auf das Gespräch vorbereiten. In vielen Unternehmen gibt es hierzu von der Personalabteilung vorbereitete Fragebögen, in denen die zentralen Themen für das Gespräch festgehalten werden. Diese können praktischerweise auch als Vorlage für das spätere Protokoll des Mitarbeitergesprächs dienen, in dem die Ergebnisse festgehalten werden.

Diese können praktischerweise auch als Vorlage für das spätere Protokoll des Mitarbeitergesprächs dienen, in dem die Ergebnisse festgehalten werden.

Probezeit, Kündigung, Beförderung: besondere Anlässe für ein Mitarbeitergespräch

Neben dem regelmäßigen jährlichen oder halbjährlichen Mitarbeitergespräch finden ebensolche auch zu besonderen Anlässen statt. Beispiele dafür sind:

• Ende der Probezeit: Neue Mitarbeiter haben typischerweise drei oder sechs Monate Probezeit, an deren Ende es sich anbietet, mit ihnen darüber zu sprechen, inwieweit die Erwartungen beider Seiten an den neuen Job bzw. den neuen Mitarbeiter erfüllt wurden – und ob und wie es weitergeht. In manchen Unternehmen gehört es zum Onboarding-Prozess, bereits in der Mitte der Probezeit ein Gespräch zu führen.
• Kündigung: Nicht nur am Ende der Probezeit, sondern auch am Ende der Beschäftigung eines Mitarbeiters sollte ein Gespräch stehen. Denn egal aus welchem Grund die Zusammenarbeit beendet wird: Beide Seiten können aus eventuell gemachten Fehlern lernen.
• Beförderung oder Versetzung: Bekommt ein Mitarbeiter neue Aufgaben, sollte er mit seinem (dann vermutlich neuen) Vorgesetzten ebenfalls ein Gespräch führen – unter anderem, um die Pläne, Ziele und Anforderungen für die kommenden Monate zu besprechen.

Der Jour fixe: kurze, regelmäßige Mitarbeitergespräche

Arbeiten Vorgesetzter und Mitarbeiter nicht ohnehin täglich unmittelbar miteinander – etwa weil einer von beiden viel unterwegs ist –, bietet sich die Vereinbarung eines regelmäßigen (zum Beispiel wöchentlichen) Jour Fixes an. Dort können dann kurzfristig Dinge besprochen werden, die nicht auf eine Klärung beim nächsten Jahres- oder Halbjahresgespräch warten können.