Donnerstag, 22.03.2018
Kontinentalhopping: Dank Onlinetools ist die nächste Geschäftsreisenbuchung nur einen Smartphoneklick entfernt.

Foto: RomoloTavani/Thinkstock/Getty Images

Kontinentalhopping: Dank Onlinetools ist die nächste Geschäftsreisenbuchung nur einen Smartphoneklick entfernt.

Personal
Apps und Onlinedienste

So behalten Geschäftsreisende alles im Blick

Geschäftsreisen gehören für Mittelständler zum Alltag. Umso wichtiger ist es, das Reisemanagement effizient zu gestalten. Dabei helfen immer häufiger Apps und Onlinedienste.

Die Deutsche Bank sorgt wieder mal für Schlagzeilen: Denn obwohl Bankchef John Cryan einen harten Sparkurs verordnet hatte, kam nun ans Licht: Die Reisekosten der in London ansässigen Investmentbanker des größten deutschen Finanzinstituts sind gegenüber dem Vorjahr um 40 Prozent gestiegen. Die rund 800 Mitarbeiter des Investmentbankings für Europa, Mittlerer Osten und Afrika haben im Jahr 2017 rund 11 Millionen Euro für Reisekosten ausgegeben – rein rechnerisch etwa 30.000 Euro pro Nase. Eine Million Euro entfallen allein auf Taxifahrten innerhalb der „City“.

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Doch nicht nur Großkonzerne wie die Deutsche Bank treibt das Thema Geschäftsreisen um. Auch Mittelständler sind viel unterwegs, sammeln lose Quittungen in Klarsichthüllen und reichen ihre Spesenabrechnung samt Belegen dann bei der Buchhaltung ein. Je länger eine Reise dauert, desto unübersichtlicher wird es häufig. Und was der Albtraum jedes Controllers ist: Erst ganz am Schluss, wenn die Reisekostenabrechnung steuerlich geprüft und auf die richtige Kostenstelle gebucht wurde, sieht man, was die Reise tatsächlich gekostet hat. Dabei gilt: Wer die Reise frühzeitig plant und alle Reisekosten zentral erfasst, kann böse Überraschungen bei der Endabrechnung vermeiden – und spart obendrein noch Zeit bei der Reisekostenabrechnung.

Ausgaben für Übernachtungen sind deutlich gestiegen

Ein Blick in die Statistik bestätigt: Die Geschäftsreisebranche ist lukrativ. 52 Milliarden Euro haben Geschäftsreisende laut dem Verband Deutsches Reisemanagement im Jahr 2016 ausgegeben. Transport und Unterkunft bilden dabei den größten Kostenblock. Rund 15 Milliarden Euro gaben deutsche Unternehmen im Jahr 2016 allein für Übernachtungen aus. 11 Milliarden Euro entfielen auf Flüge, 9,3 Milliarden auf Bahntickets, 7,4 Milliarden Euro auf Verpflegung und 3,9 Milliarden Euro auf Mietwagen, der Rest ging für sonstige Leistungen wie Kommunikationskosten, Parkgebühren, Taxi und Nahverkehrstickets drauf.

Im Dreijahresvergleich fällt auf: Vor allem die Ausgaben für Übernachtungen sind deutlich gestiegen – plus 3 Milliarden Euro. Das liegt unter anderem daran, dass mehr Übernachtungen gebucht wurden. Deren Zahl stieg in dem Zeitraum von 61,4 Millionen auf 74,3 Millionen. Eine boomende Konjunktur verlangt eben nach mobileren Protagonisten. Auch die Verpflegung ihrer Mitarbeiter lassen sich die Unternehmen mehr kosten: Die Ausgaben für Essen und Trinken haben sich seit dem Jahr 2013 um 1,4 Milliarden Euro erhöht. Für Bahntickets und Mietwagen dagegen haben Unternehmen annähernd die gleiche Summe berappt, während sie bei Flugreisen deutlich auf die Kostenbremse getreten sind: minus 1,4 Milliarden Euro.

Es lohnt sich also, bei Geschäftsreisen auf den Euro zu schauen. Neben den großen Geschäftsreisebüros wie DER Business Travel, BCD, CWT oder den Lufthansa City Centern sind bei den selbstbuchenden Geschäftsreisenden vor allem Buchungsportale wie HRS und Booking.com beliebt – denn sie bieten oftmals günstigere Preise an als direkt gebuchte Hotels. Die Reiseportale verhandeln nicht nur günstigere Konditionen mit den Anbietern, sondern geben ihren Kunden außerdem oft Mengenrabatte: Wer öfter reist, zahlt weniger. Der Kölner Anbieter HRS wirbt mit Preisnachlässen von bis zu 30 Prozent.

Die Kosten im Blick

Obwohl sie durch die Mengenrabatte weniger an der einzelnen Übernachtung verdienen, seien Geschäftsreisende für die Hotels eine interessante Zielgruppe, sagt Timo Beyer, Senior Vice President Business Travel Solutions bei HRS: „Sie kommen häufig wieder und nehmen zudem weitere Dienste des Hotels in Anspruch.“ Denn Reisende wollen nicht nur übernachten, sondern nutzen oftmals den hoteleigenen Wäscheservice, Transferdienste oder Wellnessangebote – von der kostenpflichtigen Nutzung des TV-Programms für Erwachsene ganz zu schweigen ...

Kleine und mittelständische Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern dürften es allerdings schwer haben, in den Genuss spezieller Großabnehmerpreise zu kommen. Für spürbare Rabatte müssen schon mehrere Tausend Übernachtungen pro Jahr und Kunde zusammenkommen. Diese Menge schaffen zumeist nur Großkonzerne wie Google, Siemens oder Alibaba, die HRS zu seinen Kunden zählt.

Ein willkommener Nebeneffekt: Die Buchungsportale bieten nicht nur günstige Hotel-, Flug- und Mietwagenangebote, sondern helfen durch spezielle Services dabei, die Kosten im Blick zu behalten. So können bei „Booking.com for Business“ Geschäftsreisende ihre unternehmensinternen Reisekostenvorgaben hinterlegen. Dann werden ihnen beim Preisvergleich der Flüge und Hotels nur die Angebote angezeigt, die den betriebsinternen Richtlinien entsprechen. Außerdem können die Reisemanager, die im Unternehmen die Geschäftsreisen buchen, auf der Plattform nachverfolgen, wie viele Mitarbeiter aktuell auf einer Geschäftsreise sind – inklusive ihrer Kontaktdaten sowie der Daten der Unterkunft, in der sie übernachten. Dieser Service stößt offenbar auf Interesse: Obwohl Booking.com eigentlich als Privatreiseportal bekannt ist, kommt jede fünfte Buchung inzwischen von Geschäftsreisenden. Welchen Umsatz das Portal mit Geschäftsreisen macht, wollen die Betreiber aber nicht verraten.

Hallo, Taxi! Die Abrechnung von Reisespesen soll dank kluger Apps künftig einfacher gehen.

Foto: tomluddington/Thinkstock/Getty Images

Hallo, Taxi! Die Abrechnung von Reisespesen soll dank kluger Apps künftig einfacher gehen.

In Deutschland hat Konkurrent HRS bei Geschäftsreisen deutlich die Nase vorn. Der Anbieter hat sich mittlerweile auf Unternehmen fokussiert. Eine Statista-Umfrage zeigt: Fast jeder zweite Geschäftsreisende hat in den vergangenen fünf Jahren mindestens einmal ein Zimmer über HRS gebucht, Booking.com taucht in den Antworten dagegen nicht auf. Was die Leistungen betrifft, gibt es bei HRS und Booking.com keine nennenswerten Unterschiede.

Beide Portale bieten Rabatte und filtern die Angebote nach unternehmensinternen Vorgaben. Um seine Kunden stärker an sich zu binden, setzt HRS mittlerweile auf eine Komplettlösung: Der Kölner Anbieter hat seit kurzem sogenannte Smart Hotels im Portfolio, bei denen Reisende alles per HRS-App regeln können. Sie checken mit ihrem Smartphone ein und aus, können die Rechnung digital bezahlen und dem Hotel vorab ihre persönlichen Wünsche mitteilen.

Kleine Mittelständler mögen es traditionell

Für kleine Betriebe lohnt sich auch ein Blick auf die Buchungsplattform Comtravo: Unternehmen können ihre Geschäftsreisen per E-Mail oder SMS buchen. Das spart vor allem Zeit: Die Sekretärin kann einfach die Mail des Chefs weiterleiten, ohne die Daten erst in eine Suchmaske eingeben zu müssen. Das Berliner Start-up nutzt Künstliche Intelligenz, um übermittelte Anfragen direkt in eine Reisebuchung umzuwandeln. Durch das sogenannte Natural Language-Processing erkennt die Comtravo-Software Textbausteine und wandelt sie in strukturierte Daten um. Daraufhin erhält der Geschäftsreisende ein automatisches Angebot, das er dann per Mail bestätigen kann. Nach der Buchung synchronisiert sich die Reise automatisch mit dem persönlichen Kalender. Am Monatsende schickt Comtravo eine Rechnung mit allen Buchungen.

35 Prozent aller Anfragen kann Comtravo eigenen Angaben zufolge schon vollautomatisiert bearbeiten. Beim Rest justieren die Mitarbeiter noch einmal nach. Einige Hundert Firmenkunden nutzen Comtravo bereits, darunter der Kommunikationsanbieter Fexcom oder der Bielefelder Textilproduzent Delius. Gerade mit der Abrechnung einer Geschäftsreise geht in mittelständischen Unternehmen viel Zeit verloren: Vor allem der Belegwust verzögert den Ablauf. Je länger die Reise, desto mehr lose Quittungen, Rechnungen und Kassenzettel sammeln sich an. Sie zu sortieren kostet nicht nur die Reisenden selbst Zeit, sondern auch die Buchhaltung, die die Reisekosten am Ende abrechnet. Zu den Ausgaben, die Reisende privat vorgestreckt haben, kommen noch Verpflegungspauschalen und bereits vom Unternehmen bezahlte Ausgaben wie etwa Flugtickets hinzu.

Da Abrechnungen nicht selten sehr komplex und kleinteilig sind, haben Großunternehmen die Vorgänge meist in einer eigenen Software zentralisiert. Mittelständler mit weniger als 100 Mitarbeitern mögen es dagegen traditionell: Am liebsten arbeiten sie mit Excel. Das hat eine Umfrage von SAP Concur ergeben. Die Tochter des Softwareriesen aus Walldorf bietet spezielle Programme fürs Reise- und Ausgabenmanagement an. Doch nur etwa jedes fünfte befragte Unternehmen verwendet nach der Erkenntnis von Concur eine spezielle Software für seine Reisekosten, und jeder Sechste rechnet sogar noch in einem Microsoft-Word-Dokument ab.

Eine App für die gesamte Organisation

Eine Alternative zu derlei Low-Tech-Praxis können Apps wie Belegmeister und Fast Bill sein. Deren Nutzung ist einfach: Bei Belegmeister fotografiert man seine Belege per Smartphone-Kamera ab. Die App liest die relevanten Daten dann mittels Texterkennung aus und fügt sie zur Reisekostenabrechnung hinzu.

Ist die Abrechnung vollständig, wandelt die App sie in ein PDF-Dokument um, das der Nutzer an die Buchhaltung schicken kann. Pro Monat und Benutzer werden für das Cloud-basierte System 4,90 Euro fällig, 25 Beleg-Scans pro Monat sind dabei inklusive. „Wir stehen in der Entwicklung noch am Anfang“, sagt Johannes Koch, Geschäftsführer von Belegmeister. Perspektivisch sollen die Daten automatisch und ohne Umweg über den PDF-Export direkt an die Buchhaltung geschickt werden können. Einen Haken gibt es allerdings: Unternehmen müssen ihre Belege im Original behalten und archivieren. So will es das Gesetz. Will man stattdessen nur mit Scans die Reiseabrechnung dokumentieren, müssten die abfotografierten Belege strengen Richtlinien des Steuer- und Handelsrechts entsprechen: „Das kann unsere App noch nicht leisten“, sagt Koch. Sein Team arbeite aber daran, dafür eine Lösung zu finden.

In Zukunft könnte es sogar eine einzige App für die gesamte Organisation einer Geschäftsreise geben. Das jedenfalls prognostiziert der Verband Deutsches Reisemanagement. In 10 bis 15 Jahren, so glauben die Experten, werde nur noch eine einzige Anwendung nötig sein, um die komplette Geschäftsreise zu organisieren – von der Buchung bis zur Abrechnung.


Dieser Text gehört zu einem Thema aus der Markt-und-Mittelstand-Ausgabe 03/2018. Hier können Sie das Heft bestellen und „Markt und Mittelstand“ abonnieren.