Donnerstag, 18.09.2014
Reisekosten machen in mittelständischen Betrieben einen großen Berg an Kosten aus.

iStock / Thinkstock / Getty Images/thinkstock

Reisekosten machen in mittelständischen Betrieben einen großen Berg an Kosten aus.

Personal
Mit einfachen Tricks günstiger reisen

So senken Sie Reisekosten

Der deutsche Mittelstand reist am meisten. Dadurch sind Ausgaben für Geschäftsreise der zweitgrößte kontrollierbare Kostenfaktor in Unternehmen, hinter den Personalkosten. Daher lauern dort enorme und oft unerkannte Einsparpotentiale.

Kleine und mittlere Betriebe geben zwar jährlich jeder für sich wenig für Geschäftsreisen aus. In der Summe machen sie aber den Löwenanteil aus. Das belegt der die Geschäftsreise-Analyse 2014 des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR).

Zudem überschreiten mehr als 40 Prozent aller Unternehmen hr jährliches Reisekostenbudget. Das muss nicht sein. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Mittelständler bei Dienstreisen sparen können – auch in Zeiten, in denen sehr viel geschäftlich gereist wird, da sich Videokonferenzen nicht durchsetzen konnten und das persönliche Gespräch mehr Gewicht hat. „Grundsätzlich ist es enorm wichtig, dass das Unternehmen weiß, was für ein Reisevolumen es hat“, sagt Dirk Gerdom, Präsident beim VDR. Oftmals fehle es zudem an der Transparenz und die Kosten könnten schlichtweg nicht überblickt werden.

Um so etwas zu verhindern, können Reiserichtlinien helfen. Sie sind die Grundlage für jede Buchung einer Geschäftsreise. Jeder Mitarbeiter muss sich daran halten, vom Auszubildenden bis zum Geschäftsführer. Daher ist es wichtig, dass die Richtlinien einfach formuliert werden und sich die Mitarbeiter damit identifizieren.

Transparente Richtlinien

Das geht nur dann, wenn die Belegschaft von diesen Bestimmungen weiß. Eine Studie hat gezeigt, dass rund die Hälfte der Mitarbeiter in Unternehmen unsicher ist, ob es eine Richtlinie gibt oder nicht weiß, wo diese zu finden ist. Beim Etablieren der Richtlinien können Travelmanagement-Lösungen helfen.

Denn im System können alle Reiserichtlinien des Unternehmens hinterlegt werden. „Wir bieten beispielsweise ein Ampelsystem an. Mit dem sieht der Mitarbeiter direkt, ob seine Buchungsauswahl im Sinne des Unternehmens ist“, erklärt Matthias Linden, Vertriebschef bei Concur Deutschland. Ist die Ampel bei der Buchung grün, sind die Richtlinien für alle Buchungsvorgänge genau eingehalten worden. Erscheint ein gelbes Licht, kann die Buchung an der einen oder anderen Stelle noch optimiert werden. Bei einer roten Ampel muss sich der Mitarbeiter darüber bewusst sein, dass er vor der Buchung die Freigabe des Vorgesetzten benötigt.

Ein Travelmanagement-System hat darüber hinaus weitere Vorteile. Ein wichtiger Punkt ist  die Zeitersparnis, ein weiches Einsparpotential. „Wir schätzen, dass weit über die Hälfte der Unternehmen ihre Reisekosten noch per Hand abwickeln. Das kostet im Vergleich zu einem Onlinetool enorm viel Zeit. Und Zeit ist ja auch Geld“, stellt Linden fest. Auch Gerdom weiß um die Vorteile eines Managementsystems. „Mit einem solchen System können Unternehmen auf Anhieb zirka 15 bis 20 Prozent im Vergleich zu den vorigen Kosten sparen“, meint der Reisekostenexperte.

Mehrere Richtlinien

Durch ein automatisiertes Programm allein kann jedoch nicht immer gespart werden. Hier kommen wieder die Reiserichtlinien ins Spiel, die dem Unternehmen und der wirtschaftlichen Lage angepasst werden sollten. „Seit der letzten Wirtschaftskrise haben die Unternehmen einen höheren Wert auf die Reduzierung ihrer Dienstreisekosten gelegt. Es gab ein großes Interesse an  Reisekosteneinsparungen“, erinnert sich Linden von Concur. Es spreche daher nichts dagegen, dass Unternehmen Reiserichtlinien zu mehreren Blöcken erstellen. „Diese können der jeweiligen Wirtschaftslage und der Situation des Unternehmens dann angepasst werden“, schlägt er vor.

Dirk Gerdom hat einige Tipps, die von Unternehmen, die Reisekosten langfristig einsparen wollen, immer berücksichtigt werden sollten, unabhängig von der wirtschaftlichen Lage des Betriebs.  „Eine klassische Einsparmöglichkeit ist beispielweise, in den Richtlinien festzuhalten, dass Geschäftsreisende nicht uneingeschränkt Business Class sondern Economy Class fliegen sollen“, rät der Experte. Zudem lohne es sich, bei häufig bereisten Destinationen mit einem Hotel vor Ort entsprechende Festpreise zu verhandeln. „Es nutzt allerdings nichts, wenn ein günstiges Hotel gewählt wird und die Transportkosten dahin aber enorm hoch sind“, sagt er. Unternehmer sollten sich immer über die Konsequenzen der jeweiligen Entscheidungen bewusst sein, da bei Reisekosten mehrere Faktoren gleichzeitig eine Rolle spielen.

Das gilt auch bei der Entscheidung, ob Dienstreisende besser zu ihrem Ziel fliegen oder die Bahn nehmen. „Darauf gibt es keine pauschale Antwort, da es sowohl günstige Flug- als auch Bahnpreise gibt. Allerdings ist zu bedenken, dass es bei einem Flug zu einigen Reiseunterbrechungen, zum Beispiel beim Check-in oder beim Warten auf das Gepäck, gibt“, gibt Gerdom einen wichtigen Denkanstoß. Reisezeit sei in vielen Fällen nämlich gleichzeitig auch Arbeitszeit und diese könne in der Bahn meist besser genutzt werden, auch wenn ein Flug die Reisezeit verkürzt.

Flugzeug oder Bahn?

Der Geldbeutel des Unternehmens wird zudem geschont, wenn Geschäftsreisende nach dem Flug oder der Bahnfahrt zu ihrem Ziel nicht mit dem Taxi weiterfahren. „Wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter motivieren können, nicht in ein Taxi zu steigen sondern in einen Transferanbieter, kann viel Geld gespart werden“, weiß Gerdom. Noch höher sei das Einsparpotential, wenn auf den öffentlichen Nahverkehr umgestiegen werde.

Oft unerkannte Sparmöglichkeiten liegen im Bereich der Genehmigung der Reisekostenabrechnungen. Eine Studie zeigt, dass in etwa bei jeder zehnten Reisekostenabrechnung eine Position außerhalb der festgelegten Richtlinien liegt. Allerdings werden von diesen falschen Abrechnungen nur 1,2 Prozent als solche erkannt und beanstandet. Es gilt also, verstärkt auf die Richtigkeit der Abrechnung zu achten.

Kostenfresser

Im Geschäftsreisereport 2013 ist aufgeführt, welche Positionen bei einer Dienstreise die Unternehmen im vergangenen Jahr am meisten Geld gekostet hat. Im Durchschnitt am teuersten pro Buchung sind Flüge mit rund 443 Euro. Demgegenüber ist eine Bahnfahrt mit durchschnittlich 70 Euro erschwinglicher.

Ein Mietwagen ist mit 215 Euro fast dreimal so teuer, wie eine Reise mit der Bahn. Übernachtungskosten schlagen mit rund 105 Euro pro Transaktion zu Buche. Auf die Gesamtreisekosten hochgerechnet, sind die Unterkunftskosten mit 30 Prozent der größte Kostenblock, gefolgt von Flugkosten mit 21 Prozent. Ausgaben für die Bahn und das Reisen mit dem PKW spielen mit 2,7 Prozent und 1,9 Prozent hingegen nur eine untergeordnete Rolle.

Info
Reisekosten reduzieren

Sparen beim

Übernachten: Mit oft besuchten Hotels Festpreise verhandeln.
Autofahren: Fahrgemeinschaften gründen und mit den Autovermietungen Festpreise vereinbaren.
Verwalten: Sich einen Überblick über das Reisevolumen des Unternehmens verschaffen.
Buchen: Reiserichtlinien im Travelmanagementsystem hinterlegen.
Fliegen: Preise und Zeitaufwand mit der Bahn vergleichen. Nicht immer bringt Fliegen die gewünschte Zeitersparnis.