„Unprofessionelle Hintergründe sind ein No Go“

Wir alle kennen es: In der Videokonferenz mit vielen Teilnehmern weiß niemand, wann er dran ist. Das führt zu unangenehmen Momenten der Hilflosigkeit. Was hilft?

Hilflos ist man nur dann, wenn niemand sich für den Ablauf verantwortlich fühlt. Daher ist es wichtig, vorab eine Person zu benennen, die das Treffen leitet und die Moderationsfunktion übernimmt. Diese Person kann dann das Wort an bestimmte Teilnehmende richten und aktive Gesprächspausen einräumen, damit andere die Möglichkeit haben, etwas beizutragen.

 

Die Ergebnisse unserer Umfrage haben gezeigt, dass die Hürden, sich zu Wort zu melden, besonders für jüngere Menschen in virtuellen Meetings offenbar größer sind. Hier gilt es, besser aufeinander achtzugeben und alle Teilnehmenden wertschätzend mit einzubinden.

 

Welche Kleiderordnung gilt vor der Konferenzkamera? Sind Kopfhörer erlaubt?

Das lässt sich so nicht pauschal beantworten, denn nicht alle Homeoffice-Tätigkeiten sind gleich. Finden Videokonferenzen mit Kunden statt, kann prinzipiell die gleiche Kleiderordnung wie im Büro gelten. Ob vor Ort oder remote, es wird immer das Unternehmen repräsentiert. Bei internen Besprechungen sollte man es aus meiner Sicht pragmatisch halten. Wir haben keine feste Kleiderordnung und erlauben unseren Mitarbeitern, das zu tragen, was für ihre Arbeitssituation am besten geeignet ist. Was Kopfhörer anbelangt, so sind wir eindeutig dafür, wenn sie den Komfort und die Produktivität unserer Mitarbeiter unterstützen.

 

Abgesehen vom äußeren Erscheinungsbild ist der Gesamteindruck aus meiner Sicht aber entscheidender: Ein ständig abstürzendes Tool, eingefrorene Bilder durch eine schlechte Internetverbindung oder auch unprofessionelle Hintergründe sind für mich viel eher ein No Go bei Videokonferenzen, als die fehlende Krawatte.

 

Künstliche Hintergründe sind oft eine Katastrophe, weil sie den Kopf davor total verzerren, was raten Sie?

Ja, virtuelle Hintergründe haben ihre Tücken und sind manchmal etwas untauglich. Dennoch haben sie einen nachvollziehbaren Grund: Mitarbeitende wollen ihre Privatsphäre schützen. Ich verstehe das sehr gut. Den Eingriff von Videokonferenzen im Homeoffice in die Privatsphäre sollten Arbeitgebende nicht unterschätzen. Virtuelle Hintergründe sind nicht perfekt, aber sie werden mit der Zeit immer besser, daher würde ich die Nutzung befürworten, wenn sie für einen Mitarbeitenden wichtig sind.

 

Eine Alternative kann sein, über einheitliche analoge Stellwände für das Homeoffice nachzudenken. Dies bietet nicht nur einen sauberen, professionellen Hintergrund bei Meetings sondern kann vielen Arbeitnehmenden helfen, die zu Hause kein eigenes Arbeitszimmer zur Verfügung haben.

 

Technische Aussetzer gehören zum Alltag. Wenn das Bild bei einem Teilnehmer einfriert – muss dann alles für alle wiederholt werden?

Genauso könnte man fragen: Wird ein Teammitglied im Konferenzraum plötzlich vom Rest des Teams isoliert und hat keine Möglichkeit mehr zu kommunizieren, würde man dann nicht auch versuchen, diese wieder abzuholen? Das ist für mich eine Frage der Höflichkeit. Treten die Probleme dauerhaft auf, und verzögern den Ablauf für alle Beteiligten über die Maßen, geht das natürlich nicht.

 

Hier ist aus meiner Sicht auch der Arbeitgeber in der Pflicht, seine Mitarbeitenden bei der nötigen technischen Infrastruktur zu unterstützen, um solche Probleme in den Griff zu bekommen. Zum Beispiel durch monatliche Zuschüsse für besseres Internet. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass alle wichtigen Informationen aus dem Meeting im Nachhinein abgerufen werden können. Hierzu bietet sich als einfachstes Mittel eine Aufnahme der Sitzung oder ein Protokoll an.

 

Welches sind die drei wichtigsten Tipps, um meine Kommunikation wirkungsvoll so zu gestalten, dass sie auch in Videokonferenzen funktioniert?

Mein erster Tipp gilt für alle Meetings, egal ob per Video oder vor Ort: Setzen Sie Konferenzen wirklich bewusst ein. Fragen Sie sich ernsthaft, ob alle eingeladenen Personen wirklich etwas beitragen können und sollen. Stellt sich heraus, dass es bei dem Anlass eher um Frontalbeschallung geht, eignen sich andere Formate möglicherweise besser. In den meisten Meetings steht der gegenseitige Austausch von Ideen oder Strategien im Vordergrund. Ist das nicht der Fall und sind Mitarbeitende daran gewöhnt, die Mute-Taste einzuschalten, da ihnen ohnehin kein Gehör verschafft wird, werden sie grundsätzlich mehr zögern, sich beim nächsten Mal zu Wort zu melden.

 

Zweitens empfehle ich Kameras, die den Teilnehmenden mehr Flexibilität ermöglichen. Körpersprache ist, wie wir aus unserer Umfrage gelernt haben, ein wichtiger Aspekt für die erfolgreiche Kommunikation. Über die Kamera am Smartphone oder Laptop ist der Bewegungsbereich zum Beispiel sehr eingeschränkt, die Sichtbarkeit der natürlichen Körpersprache wird damit abgeschnitten. Sind bei hybriden Meetings mehrere Personen in einem Raum, sind 360-Grad-Kameras eine sehr gute Lösung, um alle Teilnehmenden auf natürliche Art und Weise mit einzubinden.

 

Drittens sind eine Agenda und eine gesunde Gesprächsetikette für Videokonferenzen wichtig. Die Agenda sollte im Voraus allen Beteiligten zur Verfügung stehen, damit eine entsprechende Vorbereitung stattfinden kann. Die Person, die das Meeting leitet, kann so zum Beispiel auch bestimmte Punkte direkt anderen Teilnehmenden zuzuordnen, sodass immer klar ist, wer ein bestimmtes Thema einleitet. Und ganz wichtig: Am Ende des Treffens sollte Zeit für eine offene Diskussion über weitere Fragen oder Anliegen sein. Auf diese Weise wird allen Teilnehmenden die Möglichkeit gegeben, einen Beitrag zu leisten oder bei Bedarf Fragen zu stellen.