Wie gut ist Ihr Unternehmen vorbereitet, falls Ihnen etwas zustößt?

Einen Unfall oder eine schwere Krankheit haben immer nur die anderen - das hoffen wir. Doch Unglücke passieren, unvorbereitet und aus heiterem Himmel, das wissen wir. Laut einer Umfrage der IHK Köln haben dennoch nur ein Drittel der Unternehmen die zur Fortführung des Betriebs wichtigsten Unterlagen für Vertrauenspersonen griffbereit zusammengestellt. Dabei wird das Eis für die Chefs und Chefinnen aus den geburtenstarken Jahrgängen mit steigendem Alter dünner. Und Long Covid kann selbst junge, gerade noch gesunde Menschen für Monate schachmatt setzen.

„Insbesondere für viele jüngere Unternehmen ist die Notfallplanung noch kein Thema: Sie sind entweder nicht hinreichend sensibilisiert oder sehen aufgrund ihrer Lebenssituation keinen Handlungsbedarf“, sagt Thomas Grigutsch, Leiter des Geschäftsbereichs Starthilfe und Unternehmensförderung der Bergischen Industrie- und Handelskammer. Die Notfallvorsorge zur Sicherung der Geschäftsfähigkeit des Betriebes sollte aber nach seiner Ansicht keine Frage des Alters sein.

 

Wer für seine vorübergehende oder endgültige Geschäftsunfähigkeit beziehungsweise seinen Tod keine Vollmachten erteilt und nötige Informationen bereitgestellt hat, gefährdet den Fortbestand seines Unternehmens. Aber Vorsicht vor falscher Sicherheit: Dass ein Mitarbeiter wichtige Entscheidungen und Finanzierungen übernehmen kann, reicht noch nicht. Es müssen auch alle für ihn nötigen schriftlichen Vollmachten vorliegen und auffindbar sein.

 

Erste Hilfe: IHK Notfallkoffer-Check

Ein guter erster Schritt ist der sogenannte Notfallkoffer der Industrie- und Handelskammern. Der Vorteil: Diese ausführliche Checkliste liefert einen nützlichen Einstieg und Überblick über Vollmachten, Vertretungspläne, Informationen zu Kunden- und Lieferantenstrukturen, Bankverbindungen, Passwörter und Testament. Der Nachteil: „Chefs und Chefinnen wiegen sich in falscher Sicherheit, wenn sie sich allein auf Standardvollmachten vom Notar oder berufsständischen Organisationen verlassen“, warnt Roland Bauer, Geschäftsführer der Firma Secufox, die dazu mittelständische Unternehmen berät. „Die meisten Unternehmer verkennen, dass die für ihren individuellen Fall nicht alle offenen Fragen über Standardvollmachten abdecken können.“ Wird es kompliziert, lohnt sich deshalb eine Einzelfallberatung bei der IHK, bei einem Fachjuristen, Steuer- oder Unternehmensberater.

 

Der IHK-Notfallkoffer zeigt dafür schon mal die Richtung. Mit folgenden Fragen lenkt er Unternehmer und Unternehmerinnen auf die richtigen Fährten.

• Wer konnte im Notfall vorübergehend oder dauerhaft das Unternehmen weiterführen?

• Gibt es einen Familienangehörigen, einen Mitarbeiter oder einen Externen, der diese Funktion vertrauensvoll wahrnehmen könnte?

• Muss eventuell die Unternehmensführung auf mehrere Personen verteilt werden?

• Wer weiß über aktuell anstehende Aufträge Bescheid? Wer kennt die Kunden? Wer die Lieferanten? Wer ist mit den wichtigsten Projekten vertraut?

• Wer hat Bankvollmachten? Gibt es Personen, die schon einen Überblick über die Konten haben? Wer kennt die entsprechenden Passwörter vom PC oder Codes? Wer kommt an Schlüssel heran?

• Steht ein Unternehmensnachfolger bereit? Muss er eingearbeitet werden? Oder kann in der Übergangszeit auch ein anderer das Unternehmen führen?

• Gibt es im Unternehmen einen Beirat? Soll ein solches Gremium eingerichtet werden?

• Ist ausreichende Vorsorge für den Lebenspartner und für die Kinder getroffen worden?

• Gibt es mehrere Erben und müsste das Unternehmen auf sie aufgeteilt werden?

• Ist ausreichendes Vermögen vorhanden, um Pflichtteilsansprüche der Erben zu befriedigen? Gibt es schon Regelungen, wie das Vermögen aufgeteilt wird? Sollten Pflichtteilsverzichte mit möglichen Erben besprochen werden?

Wie hoch kann die anfallende Erbschaftsteuer sein? Entzieht sie dem Unternehmen wichtige Liquidität? Wie kann vorgesorgt werden?

 

 

Wer soll Bescheid wissen?

Zu klären ist auch, welche Familienangehörige und Mitarbeiter, die in den Notfallplan eingebunden sind, auch in dessen Ausgestaltung einbezogen werden sollen. Oder zumindest über die Existenz des Notfall-Handbuchs informiert werden. So lotst dieses Handbuch Schritt für Schritt zu den nötigen Überlegungen und Entscheidungen. Als beschreibbares PDF lässt es sich speichern und weiterbearbeiten. Hintergrundinformationen, Merkblätter und Muster sind über zusätzliche Links abrufbar.

 

Wichtig: Auch diese Vollmachten etc. müsse einmal jährlich - der Weiterentwicklung des Unternehmens angepasst - überprüft und aktualisiert werden.

 

Download hier: https://www.ihk.de/blueprint/servlet/resource/blob/2725386/38f66001341767c5b16be396b2a8cf87/notfallhandbuch-bergische-ihk-data.pdf