Digitale Tools für die Fuhrparkverwaltung

Wie weit hat die Digitalisierung Einzug gehalten in mittelständischen Fuhrparks?

Die Digitalisierung in der Fuhrparkverwaltung geht langsam voran. Häufig bestimmen noch Excel-Tabellen, E-Mails und telefonische Absprachen den Alltag von Fuhrparkverantwortlichen. Vor allem in kleineren Unternehmen ist der Druck im Tagesgeschäft groß und die Zeit knapp, sodass das Fuhrparkmanagement oft Nebensache ist. So fehlen schlicht die Zeit und die Nerven für strategische Entscheidungen, etwa über Kostensparpotenziale oder Auslastungsoptimierung. Allerdings zeigen unsere Daten, dass sich Fuhrparkverantwortliche um bis zu 700 unterschiedliche Teilprozesse kümmern müssen. Das beansprucht dann schnell mal mehr als zehn Arbeitsstunden pro Woche.

Geht denn gar nichts voran?

Wir beobachten aber auch erste positive Entwicklungen: Wollen Unternehmen ihre Fuhrparkprozesse optimieren, tasten sie sich meist zuerst an digitale Lösungen für einzelne Teilbereiche heran. Das können Fahrzeugortung oder Führerscheinkontrolle sein. So werden erste Erfahrungen gesammelt. Oft entdecken die Mitarbeiter oder Entscheider dabei, dass weitere Fuhrparkprozesse mit Software vereinfacht werden können.

Was sind die Vorteile eines digitalen Flottenmanagements?

Software-Lösungen schaffen Transparenz. So bietet die Software unter anderem den Überblick über gefahrene Kilometer und verursachte Kosten. Dabei können auch notwendige Führerscheinkontrollen terminiert und getrackt werden. Eine aufwändige Zettelwirtschaft entfällt, viele Alltagsaufgaben lassen sich automatisieren. Durch den vereinfachten Zugriff und den zentralen Ablageort in der Cloud lassen sich Prozesse zuverlässiger auf mehrere Personen verteilen. Das erleichtert auch den Informationsaustausch bei Urlaubsübergaben und Personalzu- und -abgängen. Das Chaos aus verschiedenen Excel-Tabellen mit unterschiedlichem Bearbeitungsstand gehört so der Vergangenheit an.

Können Sie die Ersparnis beziffern?

Unseren Daten zufolge verringert Flottensoftware den Zeitaufwand um 25 Prozent und senkt die Kosten um bis zu 10.000 Euro pro Jahr. Neben dem zeitlichen Aspekt spielen auch die Sicherheit und Kontrolle vor allem für Fuhrparkleiter eine große Rolle. Sie verantworten oft auch die strategische Entwicklung des Fuhrparkmanagements, müssen also für die Effizienz der Prozesse gerade stehen. Mit Fuhrparksoftware können sie Zugriffs- und Bearbeitungsrechte verwalten und behalten so trotzdem die Kontrolle und den Überblick über alle Prozesse.

Wie erfolgt eine Umstellung auf Flottensoftware?

Unsere Software zum Beispiel ist cloudbasiert und kommt – je nach Produkt – mit keiner bis wenig spezifischer Hardware aus. Das Programm ist von überall zugänglich und erfordert kaum technische Kenntnisse. Trotzdem sollte über die Schulung hinaus immer ein Service-Team für Neu- und Bestandskunden greifbar sein. So können Anwender zeitnah Antworten auf Fragen im Umgang mit der Software klären.