Donnerstag, 19.03.2020

Foto: fizkes/iStock/Getty Images

Fürsorgepflicht: Arbeitnehmer dürfen nach der Kündigung nicht fallengelassen werden.

Personal
Human Resources

Zu wenig Arbeitgeber widmen sich dem Offboarding

Egal ob ein Mitarbeiter selbst kündigt oder gekündigt wird: Der Arbeitgeber sollte den Trennungsprozess aktiv regeln und notwendige Arbeitsschritte planen. Eine fehlerhafte Kommunikation kann zu Konflikten und Imageschäden führen.

Wird der Prozess eines austretenden Mitarbeiters aktiv geregelt, nennt man das in der Personalwirtschaft Offboarding beziehungsweise Exit-Management. Das positiv konnotierte Gegenstück ist das Onboarding, das immer stärker thematisiert wird und etwa 40 Millionen Google-Ergebnisse aufweist. Das weniger bekannte Offboarding knackt bei diesem Vergleich gerade so die Millionengrenze. Ist es bislang zu Recht ein blinder Fleck in vielen HR-Organismen oder wird seine Bedeutung unterschätzt?

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Die Zahlen der zurückliegenden Jahre zeigen: Die Fluktuationsquote der Beschäftigten ist laut Auswertung der Bundesagentur für Arbeit im Januar am höchsten. 2019 wurden in diesem Monat in Deutschland 3,7 Prozent aller Beschäftigungsverhältnisse beendet und die betroffenen Stellen neu besetzt, sie waren also in Bewegung. Die nächste hohe Fluktuationswelle ist im September, denn hier enden und starten überall die Ausbildungen. Obwohl die Wirtschaft auf Fluktuationen angewiesen ist, um offene Stellen neu und besser zu besetzen, verursachen sie für Unternehmen kurzfristig erst einmal Kosten. Ein Mitarbeiter kündigt, und das Niveau der Arbeitsleistung wird heruntergefahren: zum einen aus emotionalen Gründen während und nach der Kündigungsentscheidung, zum anderen administrativ bedingt, weil langfristige Projekte eingestellt werden und die Übergabe an die Kollegen vorbereitet wird. Gleichzeitig haben Personal- und IT-Abteilung dadurch mehr zu tun: Die Arbeitszeugniserstellung und die Kontendeaktivierung sind nur zwei von vielen Beispielen.

Foto: Personio GmbH

Oliver Krüger ist HR-Teamleader bei Personio.

Sobald ein Mitarbeiter seine Kündigung ausspricht und die Personalabteilung benachrichtig wurde, tritt bei dem HR-Software-Unternehmen Personio ein klar geregelter Offboarding-Prozess ein. Und dieser endet auch erst am letzten Arbeitstag des Mitarbeiters. Die Maßnahmen des Offboardings zu durchdenken und in einem Plan mit Zuständigkeiten und Zeitpunktangaben festzuhalten sind für HR-Teamleader Oliver Krüger die größten Stellschrauben, um diesen Prozess aktiv zu gestalten und unnötige Kosten zu vermeiden: „Vor allem automatisierte Reminder schaffen einen großen Mehrwert, damit kein Punkt auf der Checkliste übersehen wird.“ Aus der eigenen Kundschaft zieht Personio folgende Bilanz: Etwa 40 Prozent der Unternehmen nutzten gar kein Offboarding-Tool – auch keine Excel-Listen –, bevor sie Kunden von Personio wurden. Das gehe oft zu Lasten der HR-Abteilung, die dann pauschal für alle Aufgaben verantwortlich ist.

Abbildung: Personio GmbH

Offboarding-Tools: Verantwortlichkeiten und Fälligkeiten strukturieren den Trennungsprozess.

Exit-Interviews: Das ehrlichste Feedback

Bei der Einführung eines Offboarding-Prozesses können Unternehmen nicht nur bestehende Maßnahmen wie die Erstellung eines Arbeitszeugnisses abbilden, sondern auch neue Instrumente in Betracht ziehen. Ein Abschlussgespräch mit dem Vorgesetzten, um Feedback des Mitarbeiters zu erhalten, dürfte dabei noch zu den gängigen Maßnahmen zählen. Exit-Interviews, die beispielsweise von der HR-Abteilung durchgeführt werden, hingegen bringen laut Krüger das wohl ehrlichste Feedback hervor. Wenn auch noch im selben Unternehmen verortet, würden sich Mitarbeiter in diesem Gespräch doch offener zeigen. Eine hilfreiche Methode, um an die wahren Gründe der Kündigung zu gelangen, sei das Verwenden der „fünf Warums“, erläutert Krüger. Am Anfang des Gespräches werde zwar oft die Frage „Warum verlässt du das Unternehmen?“ gestellt, doch zunächst höre man da unkonkrete Antworten wie: „Ich fühlte mich nicht ganz zugehörig.“ Wiederhole man die Warum-Frage und frage danach, warum sich denn derjenige nicht als Teil des Unternehmens sah, werde es schon konkreter. Mit jedem weiteren Warum gelange man so näher an den Kern der Kündigung. Um noch mehr Feedback zu erhalten, überlegt man bei Personio derzeit, zusätzlich eine Onlinebefragung nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters einzubauen, denn bestehen Probleme mit den Personalverantwortlichen wäre das Exit-Interview mit der HR-Abteilung nicht das richtige Instrument.

Foto: P4 Career Consultants GmbH & Co. KG

Heike Cohausz ist Outplacement-Beraterin bei P4 Career Consultants.

Bei der Klärung, warum ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, steht für den Arbeitgeber zunächst das Sammeln von Feedback im Vordergrund. Läuft es andersherum und dem Mitarbeiter wurde gekündigt, so hat das Exit-Gespräch eine weitere Bedeutung: um nachzuprüfen und gemeinsam zu besprechen, ob der Mitarbeiter den Kündigungsgrund wirklich nachvollzogen hat. Über diesen Aspekt wird gern beim nächsten Bewerbungsgespräch des Arbeitnehmers gesprochen. „Und wenn hier Unklarheit herrscht, entsteht ein Vakuum, das ehemalige Mitarbeiter dann tendenziell mit eigenen, vielleicht unvorteilhaften Gründen füllen“, erklärt Heike Cohausz von P4 Career Consultants. Ebenso wie die bestehenden Mitarbeiter seien die ehemaligen Angestellten Multiplikatoren, die weiterhin Einfluss auf die Arbeitgebermarke nehmen. Neben dem fachlichen Offboarding, zu dem der Wissenstransfer in der Übergabe zählt und der laut Cohausz auch beim Renteneintritt eines Mitarbeiters oft zu kurz kommt, spiele diese emotionale Komponente eine große Rolle. Bei der Kommunikation mit dem Gekündigten und dessen Arbeitsumfeld fehle es an offener Ansprache. 

Eine Möglichkeit, bei der Trennungssituation unpassende Emotionen zu verhindern, ist die Einbindung des Outplacements in den Offboardingprozess. Dabei wird ein externer Berater hinzugezogen, der mit dem ausscheidenden Mitarbeiter Zukunftsperspektiven entwickelt. Dabei geht es um Effektivität statt Emotionalität. Die Kosten der Beratung trägt der Arbeitgeber oft allein oder zumindest zur Hälfte gemeinsam mit dem Arbeitnehmer. Anstatt mit dem Überbringer der schlechten Nachricht könne der Mitarbeiter so mit einer objektiven Person den Arbeitsmarkt begutachten und eine Vorauswahl für die nächste Arbeitsstelle treffen, erläutert Cohausz. Dies gehöre zu den Fürsorgepflichten des Arbeitgebers, und es stärke das wohlwollende Sprechen des Mitarbeiters über das Unternehmen. Als Partner beider Parteien hat Cohausz auch ein Auge auf das emotionale Offboarding und weist im Zweifel auf Kommunikationsdefizite hin. 

„Mit einem unklaren Offboarding kann sich der Arbeitgeber das mühsam aufgebaute Image in kurzer Zeit kaputtmachen. Auch wenn das Onboarding eines Mitarbeiters mehr im Fokus steht, da es der Zukunft des Unternehmens dient, sollte jeder Unternehmer auch am Ende eines Arbeitsverhältnisses Fehler vermeiden“, rät Outplacement-Beraterin Heike Cohausz abschließend.

Info

Warum gutes Offboarding wichtig ist:

 

1.       positive Nachrede (Employer-Branding)

2.       Netzwerkerweiterung

3.       positives Betriebsklima innerhalb des Unternehmens

4.       Einsparung unnötiger Zusatzkosten (Rechtsstreitigkeiten)

 

Quelle: Personio GmbH