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Link kopierenPflicht zur Arbeitszeiterfassung: Was Unternehmen 2026 wirklich erwartet
Arbeitszeiterfassungspflicht 2026: Auch wenn das Gesetz stockt, müssen Unternehmen schon heute dokumentieren. Was Mittelständler jetzt zum BAG-Urteil, Bußgeldern und den Regeln zum Jahreswechsel wissen müssen.
Müssen Mittelständler ab dem 1. Januar 2026 elektronisch die Arbeitszeit erfassen? Noch immer steckt das Arbeitszeiterfassungsgesetz in der politischen Warteschleife. Doch die Pflichten für Arbeitgeber gelten längst – und sie lassen sich nicht aufschieben. Während die Bundesregierung um Details ringt, bleibt das BAG-Urteil maßgeblich und zwingt Betriebe schon heute zum Handeln. Dieser Überblick zeigt, was sich zum Jahreswechsel tatsächlich ändert und worauf Unternehmen jetzt achten müssen.
Von Thorsten Giersch für Markt und Mittelstand
Wie steht es in Ihrem Betrieb um die Zeiterfassung? Unterschiedlicher könnten die Praktiken in deutschen Unternehmen kaum sein, wenn es nicht gerade um Schichtarbeiter in der Produktionshalle geht: Die einen halten per Software nach, wie viele Stunden wann und für was sie tätig waren. Andere gönnen sich kaum Zeit für die Zeiterfassung und schreiben bestenfalls mit Bleistift in ihren Kalender, wie viele Stunden sie gearbeitet haben.
So mancher gerade auch in kleinen und mittelgroßen Betrieben hat vermutlich schon vergessen, wie hitzig die Diskussion Anfang 2023 verlief, als der damalige Bundesarbeitsminister Hubertus Heil über die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung für einen Großteil der Betriebe nachdachte. Was ist daraus geworden und müssen Betriebe nun handeln oder nicht? Die Antwort ist so unbefriedigend wie die politische Hängepartie selbst: Ein offizielles Gesetz gibt es immer noch nicht, doch zurücklehnen dürfen sich Arbeitgeber keineswegs. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist längst Realität, auch wenn die Politik die Ausgestaltung seit Jahren verschleppt.
Rechtslage zur Arbeitszeiterfassung: Was Unternehmen 2026 erwartet
Die Situation gleicht einem juristischen Schwebezustand. Eigentlich wartet die deutsche Wirtschaft seit dem Paukenschlag des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im September 2022 auf klare Spielregeln aus Berlin. Die Erfurter Richter hatten damals entschieden, dass Arbeitgeber nach dem Arbeitsschutzgesetz bereits heute verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Dieses Urteil schuf Fakten, während der Gesetzgeber schwieg. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hatte zwar im April 2023 einen ersten Entwurf vorgelegt, der die elektronische Erfassung zum Standard erheben sollte, doch dieser Entwurf blieb im politischen Streit der Ampel-Koalition stecken.
Wer nun befürchtet, dass ab dem 1. Januar 2026 automatisch eine verschärfte Formvorschrift greift, kann zumindest teilweise aufatmen. Da das konkrete Arbeitszeiterfassungsgesetz bislang nicht verabschiedet wurde, treten zum Jahreswechsel auch keine neuen, gesetzlich fixierten Fristen in Kraft. Die im Entwurf ursprünglich angedachten Übergangsfristen für kleinere Betriebe hätten erst mit Verkündung des Gesetzes zu laufen begonnen. Solange das Gesetz nicht verabschiedet ist, gibt es weiterhin keine Pflicht zur rein elektronischen Zeiterfassung.
Aktuelle Pflicht zur Zeiterfassung: Was Betriebe jetzt umsetzen müssen
Für den Mittelständler bedeutet dieser Stillstand jedoch keine Freiheit von Pflichten. Die Vorgaben des Bundesarbeitsgerichts gelten unvermindert fort. Damit steht fest: Jeder Arbeitgeber in Deutschland, unabhängig von der Betriebsgröße, muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen.
Da der Gesetzgeber die Form bisher nicht festgeschrieben hat, herrscht hier noch Gestaltungsfreiheit. Ob die Zeiten per App, via Excel-Tabelle oder ganz klassisch auf Papier notiert werden, ist zweitrangig, solange das System manipulationssicher und objektiv ist. Unternehmen können also frei wählen. Aber gar nicht zu erfassen, ist keine Option. Wer nicht aufzeichnet und auf das fehlende Gesetz verweist, begeht eine Ordnungswidrigkeit.
Bußgelder bei fehlender Zeiterfassung: Diese Risiken drohen Arbeitgebern
Das größte Risiko für Unternehmer liegt derzeit nicht in der Form der Erfassung, sondern in der Untätigkeit. Die Arbeitsschutzbehörden der Länder können bereits jetzt prüfen, ob Arbeitszeiten dokumentiert werden. Bei Verstößen gegen diese Dokumentationspflicht drohen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro. Auch das beliebte Modell der Vertrauensarbeitszeit entbindet nicht von dieser Pflicht. Der Arbeitgeber kann die Dokumentation zwar an den Mitarbeiter delegieren, bleibt aber für die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten verantwortlich.
Solange Berlin das Gesetz weiter hinauszögert, gilt für Unternehmer vor allem eines: dokumentieren, möglichst pragmatisch und lückenlos und ganz gleich ob digital oder analog.
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