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Link kopierenDer Trick mit dem smarten Einkauf: KI, Effizienz und clevere Strategien
| Thomas Mersch | Lesezeit: 7 Min.
Viele Mittelständler ächzen unter steigenden Kosten. Kluger KI-Einsatz, bessere Abstimmung im Unternehmen und mehr Austausch mit Lieferanten können helfen.
Von Thomas Mersch für Markt und Mittelstand
Es sind eindrucksvolle Summen, für die Martin Klett als Manager verantwortlich war. Zwischen 3,5 bis 5,0 Milliarden Franken betrug beim Medizintechnik-Technik-Spezialisten Roche Diagnostics das Budget des Einkaufs. Klett leitete die Abteilung bis zu seiner Pensionierung 2019. Sein Wissen aus der Konzernwelt gibt er seitdem an kleinere Unternehmen weiter – als ehrenamtlicher Experte beim Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME). „Inzwischen bin ich so etwas wie der Mittelstandsbeauftragte im BME“, sagt Klett.
Aus vielen Gesprächen auch bei Netzwerk-Veranstaltungen des Verbands kennt er die Lage der Einkaufsverantwortlichen im Mittelstand genau. Derzeit seien sie besonders gefordert, sagt Klett. „Die Unternehmen haben schmerzhaft gelernt, wie wichtig der Einkauf ist.“ Ausufernde Bürokratie, unsichere Lieferketten, explodierende Energiekosten sowie schwindende Umsätze und Gewinne: „Es gibt eine Vielzahl von Herausforderungen gleichzeitig, was eine nicht gekannte Komplexität zur Folge hat“, sagt Klett. „Wenn das zusammenkommt, kann es das eigentlich stabile System Mittelstand ins Wanken bringen.“
Wie kann das Einkaufsmanagement zur Stabilisierung beitragen? Die Anpassung der Beschaffungsstrategie zählt in der Wirtschaft insgesamt zu den Top-Prioritäten – das zeigt eine aktuelle Umfrage von BME und der Beratung ERA Group. Etwa drei Viertel der Unternehmen – viele von ihnen Mittelständler – streben hier Einsparungen an, etwa durch günstigere Lieferanten, Mengenbündelung oder Vertragsoptimierung. Der Handlungsbedarf ist der Studie zufolge dringend: „Fast jedes zweite Unternehmen sieht sich stark bis existenzbedrohend durch aktuelle wirtschaftliche Herausforderungen betroffen.“
„Viele Unternehmen haben ein großes Ergebnisthema“, bestätigt Marc Kloepfel, Gründer und Geschäftsführer bei der auf Einkauf spezialisierten Beratung Kloepfel Consulting. Die Beschaffung biete einen enormen Hebel, um den Gewinn zu steigern. Die Faustregel laute: „Zehn Prozent Einsparungen im Einkauf bringen ungefähr fünf Prozent mehr Ergebnis.“ Denn im Schnitt liege das Einkaufsvolumen bei etwa 50 Prozent des Umsatzes. In rohstoffintensiven Branchen oder dem Handel seien es sogar bis zu 70 Prozent. Entsprechend wirkten sich geringere Ausgaben für Zulieferungen dort noch einmal stärker aus.
Das Durchatmen nach der Coronakrise und dem Ausbruch des Ukraine-Krieges währte nur kurz. Vor zwei Jahren habe sich die Lage für Einkäufer wieder etwas normalisiert, sagt Johannes Kobbeloer, Managing Director bei Kerkhoff Part of Interpath. Die Einkaufsberatung ist ebenfalls vor allem im Mittelstand tätig. „Für ein Jahr rückte dann das Thema Nachhaltigkeit stärker in den Vordergrund, vor allem weil der Markt und die Kunden das forderten.“ Die Formel für die Prioritäten eines typischen Mittelstands-Managements habe gelautet: 50 Prozent Kosten, 20 Prozent ESG, 30 Prozent Weiterentwicklung – etwa mit Blick auf die Organisation oder den Generationswechsel beim Personal.
„Das hat sich vor etwa einem Jahr grundlegend verändert“, sagt Kobbeloer. „Heute geht es im Großteil des Mittelstands zu 95 Prozent um Kosten. Der Kostendruck hat so massiv zugenommen, dass alles andere in den Hintergrund gerückt ist. Nachhaltigkeit und ESG sind auf ein Minimum reduziert.“
Trotz der hohen Bedeutung für den Geschäftserfolg erfahre der Einkauf in vielen mittelständischen Unternehmen „nicht so viel Aufmerksamkeit wie Entwicklung oder Vertrieb“, sagt Berater Kloepfel. Das zeige sich konkret bei der Digitalisierung. „Auch da ist der Einkauf nicht die erste Abteilung, wo Unternehmen investieren.“ Dabei zahle sich der IT-Einsatz hier vielfältig aus. „Künstliche Intelligenz eröffnet im Einkauf massive Potenziale für Automatisierung: Zeit einsparen, Lieferanten früher finden, Ausschreibungen schneller machen“, sagt er. „Häufig ist bei Mittelständlern aber ganz wenig bis gar nichts davon umgesetzt.“ Das liege auch daran, dass die Einkäufer oft an der Belastungsgrenze arbeiten. „Niemand hat Zeit dafür, neue Systeme oder Arbeitsweisen einzuführen.“
KI könne etwa für mehr Transparenz in der Beschaffung sorgen. „Das gelingt über regelmäßige Ausschreibungen oder die Suche und Anfrage vergleichbarer Lieferanten“, sagt Kloepfel. „KI-Tools können das schnell erledigen.“ Ziel sei es nicht, die Lieferanten häufig auszutauschen, um immer den günstigsten Preis zu erhalten. „Jeder neue Lieferant ist auch ein Qualitätsrisiko.“ Doch wer den Markt genau kenne, könne mit bestehenden Lieferanten besser verhandeln. Das „Einkaufsbarometer Mittelstand“ des IT-Dienstleisters Onventis und des BME zeigt, dass das Lieferantenmanagement der Bereich mit dem größten Digitalisierungsbedarf ist. Rund vier von fünf Befragten (80,6 Prozent) stimmen zu. Fast genauso hoch ist der Anteil, der erwartet, dass KI und Automatisierung die Zukunft der Beschaffung prägen werden (78,2 Prozent).
150 bis 200 Projekte hat Kloepfel im Jahr, die Mehrheit davon im Mittelstand. „Wir sind operative Berater – wir arbeiten mit dem Einkauf zusammen“, erläutert er. „Wenn wir sagen, man kann eine Million einsparen, dann holen wir diese Million auch gemeinsam und lassen uns daran messen.“ Nach der Potenzialanalyse entscheide das Unternehmen über das Optimierungsprojekt. „Wenn der Kunde zustimmt, sind wir viele Monate vor Ort.“ So überbrückt Kloepfel Personalengpässe etwa bei der Einführung von KI-Werkzeugen. Abhängig von der Größe des Unternehmens fließen anschließend bis zu 50 Prozent der erzielten Einsparungen an das Beratungshaus. „Im Regelfall ist es weniger“, sagt Kloepfel. Er rät den Unternehmen, einen Teil des Eingesparten in erfahrenes Führungspersonal oder IT zu investieren. „Dann wird der Effizienzeffekt weiter steigen.“
Keine KI für alles
Auch Kerkhoff-Berater Kobbeloer sieht IT als einen Schlüssel dafür, die organisatorischen Kosten zu senken. Doch KI sei für viele Mittelständler noch „ein undurchschaubares Themengebiet“. Zunächst gehe es um das Grundlegende. „Es ist wichtig zu erkennen, dass es nicht die eine KI gibt, die man einführt und die dann alle Probleme löst“, sagt der Berater. „Sondern sie muss einen bestimmten Zweck erfüllen. Wir reden über den Nutzen.“ Wo lassen sich Arbeitsschritte vereinfachen? Gibt es passende Tools, die dafür angeschafft werden müssen?
Im zweiten Schritt gehe es darum, „den KI-Agenten in eine Persönlichkeit umzumünzen, um die Technologie greifbar zu machen“, sagt Kobbeloer. „KI wird so zu einem zusätzlichen Mitarbeiter, den das Unternehmen heute nicht hat und wegen knapper Budgets auch nicht bekommt. So wird es möglich, Aufgaben zu erledigen, die mangels Manpower liegen bleiben,“ Das könne eine große Marktrecherche für verschiedene Warengruppen sein, die schon lange geplant sei, oder auch eine automatisierte Zuordnung von Kostenstellen mit der Buchhaltung.
Zentral für den Erfolg der Digitalisierung sei, die Leute zu befähigen, mit neuen KI-Tools umzugehen, sagt Berater Kobbeloer. Er hält abteilungsübergreifende Schulungen für sinnvoll, um Grundlagen zu vermitteln. „Der Umgang mit KI ist auch in anderen Unternehmensbereichen wichtig, bei HR- oder Finance-Prozessen etwa.“ Der Experte empfiehlt, 80 Prozent der Fähigkeiten über generelle Schulungsangebote aufzubauen, die nicht fachspezifisch sind. „Die letzten 20 Prozent sollten dann stark auf den Arbeitsbereich fokussiert sein.“
Auch taktisch können Unternehmen noch besser werden. „Advanced Negotiation“ heißt der entsprechende Beratungsbaustein bei Kerkhoff. Auch wissenschaftliche Erkenntnisse etwa aus der Spieltheorie fließen ein. „Wir erleben immer wieder, dass bei Ausschreibungen nur drei von zehn angeschriebenen Lieferanten ein Angebot machen“, sagt Kobbeloer. Über Anreize lasse sich diese Zahl erhöhen. So könne ein Auktionsmechanismus für die Vergabe statt der üblichen bilateralen Verhandlungen neue Lieferanten anlocken und zugleich helfen, günstigere Preise zu erzielen.
Auch andere Lockmittel sind wirksam, wie Kobbeloer sagt. „Die Möglichkeit, das belieferte Unternehmen als Referenz nutzen zu dürfen, kann neue Anbieter motivieren“, sagt er. Kerkhoff habe Methoden entwickelt, solche Incentives monetär zu quantifizieren. „Wir fragen etwa: Was ist ein gemeinsamer Linkedin-Post in Euro wert? Und wir erleben hier eine überraschend hohe Zahlungsbereitschaft.“ Das stärkt die Verhandlungsposition des Einkaufs. Im Gegenzug für den gemeinsamen PR-Auftritt kann er günstigere Lieferkonditionen einstreichen.
Kerkhoff arbeite „nicht zu 100 Prozent erfolgsbasiert“, sagt Kobbeloer. Besonders bei Beratungstätigkeiten werden Tagessätze abgerechnet. Dazu zählen Trainings für die Verhandlungsführung oder die gemeinsame Entwicklung von Warengruppenstrategien. „Wenn wir einen kommerziellen Erfolg ausweisen können, verlangen wir auch eine Success Fee“, sagt der Managing Director. Diese belaufe sich auf bis zu 20 Prozent der Einsparungen plus Fixum, abhängig von Projektumfang und Unternehmensgröße.
Nähe hilft
Wie die Balance finden zwischen Kostensenkung und Liefersicherheit? „Die Beschaffung rund um den Kirchturm ist aus Prozesssicht die beste“, sagt Berater Kloepfel. „Der Lieferant hat seinen Sitz auf dem Nachbargrundstück und liefert just-in-time. Probleme kann man direkt besprechen.“ Das gelte allerdings nicht mehr bei energie- oder lohnintensiven Produkten. „Dann sollte man eher außerhalb von Europa kaufen. Die Frage aber ist: Welche Pufferläger sind nötig, um sich gegen Risiken abzusichern?“
Corona habe gezeigt, dass Lieferketten „von heute auf morgen komplett abgeschnitten werden können“, sagt Kloepfel. „Durch Kriege, Zollpolitik oder Blockaden kommen inzwischen permanent neue Herausforderungen. Die Unternehmen merken, dass sie nicht alles in China oder Indien einkaufen sollten, sondern ihre Beschaffungsräume diversifizieren müssen.“ Auch Währungen seien ein Thema – angesichts der starken Schwankungen des Euro zum Dollar. „Wenn ein Unternehmen viel im Dollar-Raum verkauft, kann es auch viel im Dollar-Raum einkaufen. Wenn es viel im Euro-Raum verkauft, sollte es das besser nicht tun.“
Das verschobene Lieferkettengesetz der EU hat für Kloepfel den Einsatz für Nachhaltigkeit im Mittelstand stark gebremst. „Unternehmen werden in diesem Bereich nur investieren, wenn man sie zwingt“, sagt er. „Entweder machen das die Kunden – etwa die Automobilindustrie oder der Einzelhandel. Oder es macht der Gesetzgeber.“ Das auf Nachhaltigkeitsberatung spezialisierte Kloepfel-Schwesterunternehmen Ekodev hat jüngst die Hälfte der Belegschaft entlassen. „Es gibt schlichtweg keine Aufträge.“
Die EU fordert
Die Politik bedroht die Rückkehr zum Wachstum. Einen „wahnsinnigen Wust an Bürokratie“, konstatiert BME-Mittelstandsexperte Klett. „Er trifft Mittelständler noch viel brutaler als Großkonzerne.“ Besonders die EU fordere die Unternehmen – vom Carbon Border Adjustment Mechanism bis hin zur Entwaldungsverordnung. „Die Regulierungen, denen Unternehmen unterliegen, benötigen so viele Ressourcen, dass Mittelständler das auf Dauer nicht leisten können“, sagt Klett.
Um doch mit den gesetzlichen Vorgaben Schritt zu halten, rückt der Einkauf in eine zentrale Rolle. Denn hier muss dokumentiert werden, ob zugelieferte Produkte in Einklang mit Menschenrechts- oder Umweltvorgaben gefertigt wurden. „Das führt dazu, dass der Einkauf auch im Mittelstand eine andere Rolle übernimmt“, sagt der Mittelstandsexperte. „Er ist nicht mehr nur die Beschaffungseinheit, sondern er übernimmt eine strategische Aufgabe und wird zunehmend zum Wertschöpfungsfaktor.“ Auch hier müssen die Unternehmen nachlegen. Fast die Hälfte der Befragten des „Einkaufsbarometer Mittelstand“ empfinden ihr Beschaffungsmanagement als unzureichend für wirksames Risikomanagement.
Alle Energie in die Kosteneffizienz zu investieren, hält Berater Kobbeloer für gewagt. „Es wäre falsch, zu warten, bis das Thema Nachhaltigkeit wieder stärker aufkommt“, warnt er. „Man kann es zwar mit geringeren Ressourcen, aber dennoch kontinuierlich weiterverfolgen. Strategischer Einkauf heißt ja, eine Mittel- und Langfrist-Position einzunehmen.“ Er gehe „stark davon aus, dass das Thema Nachhaltigkeit, auch politisch motiviert, wieder stärker auf die Agenda kommt“. Zudem gebe es Synergien, etwa beim Einsatz von KI. „Wenn man sich ohnehin damit beschäftigt, kann man es auch für das Nachhaltigkeitsreporting nutzen oder um mögliche Risiken in der Lieferkette zu erkennen.“
Der Beitrag erschien in der November-Ausgabe von Markt und Mittelstand 2025
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