Warum die E-Rechnung zum Stresstest für den Mittelstand wird

Von Thorsten Giersch 

Auch wenn Historiker streiten, ob die doppelte Buchführung wirklich in Italien erfunden wurde oder es ein Import aus dem Morgenland war: Im ausgehenden Mittelalter wurden die Südeuropäer zum Vorbild für vieles von dem, was wir heute Controlling nennen. Vielleicht wiederholt sich die Geschichte im Jahr 2025. In Deutschland wurde die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, eingeführt. In Italien ist sie bereits seit 2019 für alle Unternehmen Pflicht. Nachdem der Aufschrei dort erst groß war, haben sich die Verfahren heute etabliert. Und in Deutschland? Bisher eher nicht. Aber es bewegt sich etwas. 

Ivo Moszynski, Vorsitzender des Forums elektronische Rechnung Deutschland und Mitglied im Vorstand des Verbands elektronische Rechnung, nennt europäische Nachbarländern wie Italien als Vorbild. „Die Vorzüge der E-Rechnung, von denen man immer erzählt hat, greifen dort.“ Die Vorteile würden inzwischen in der Breite anerkannt, Geschwindigkeit und Transparenz hätten zugenommen. In Deutschland schreibt das Gros der mehr als drei Millionen Betriebe seine Rechnungen noch auf Papier oder versendet PDFs, die per definitionem keine elektronische Rechnung sind. „2024 waren wir noch ein Papierland mit ein bisschen PDF. Und trotz der nun bestehenden Empfangspflicht ist das heute leider noch nicht sehr viel anders“, stellt Moszynski fest. 

Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber einen Datensatz, der in eine Software importiert wird, in der dann alle notwendigen Felder automatisch gefüllt werden. Es sind sogenannte XML-Dateien, die man, platt gesagt, nicht angucken kann. Spezielle Computerprogramme verstehen sie aber. „Es gibt weiterhin hohen Nachholbedarf“, sagt Moszynski, der auch Leiter Strategie E-Rechnungen bei Datev ist. „Für die meisten kleineren Unternehmen hat sich der Aufwand vor der Verpflichtung nicht gelohnt im Verhältnis zum Nutzen.“ Doch was lange freiwillig war, wurde für Deutschlands Betriebe zum Gesetz: Die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich gilt in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 für das Empfangen. Die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen beginnt für Unternehmen am 1. Januar 2027. 

Vor dem Start der Pflicht gab es reichlich Streit, die Meinungen gehen bis heute auseinander. Mag so mancher Verband noch wettern, beurteilen objektive Fachleute die Pflicht zur E-Rechnung positiv – Chance statt Drangsalierung, heißt das Motto. Die Bilanz nach zehn Monaten sieht verhalten positiv aus. „Über Datev-Systeme liefen allein im ersten Halbjahr 2025 doppelt so viele E-Rechnungen wie im gesamten Jahr 2024. Vom weiteren Verlauf hochgerechnet, können wir von einer Verfünffachung zum Jahresende ausgehen“, sagt Experte Moszynski. Als die Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen am 1. Januar 2025 in Kraft trat, habe es einen „Peak“ gegeben. „Bei uns waren die Wachstumsraten durchaus nennenswert“, sagt er. Dennoch fällt die Gesamtbilanz eher nüchtern aus. „Ein Großteil der Mittelständler ist bei der E-Rechnung noch im Winterschlaf.“ Das Tempo könnte höher sein. „Wenn wir mit unseren Steuerberatern in den Austausch gehen, berichten die davon, dass ihre Mandantinnen und Mandanten die Übergangsfrist bis zum Letzten auskosten wollen. Das ist sehr schade, denn damit wird die Chance vertan, die Übergangsphase für das Sammeln von Erfahrungen zu nutzen.“ 

Für den Fachmann ist die abwartende Haltung zumindest bei kleinen Betrieben insofern verständlich, weil das wichtigere Datum aus ihrer Sicht der 1. Januar 2027 ist, wenn die Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz in Kraft tritt. „Wenn keiner eine E-Rechnung schickt, dann muss man sie im Zweifel auch nicht empfangen können. Deshalb glauben viele, noch abwarten zu können“, sagt der E-Rechnungs-Experte. Es seien derzeit noch eher die größeren Unternehmen, die sich mit dem Thema E-Rechnung beschäftigt und das Ersparnispotenzial in ihren Prozessen erkannt hätten. Der direkte Nutzen der E-Rechnung sinke mit der Unternehmensgröße. 

„Einem KMU kann ich nicht vorrechnen, dass es mit der E-Rechnung 80 Prozent der Kosten spart“, sagt Moszynski. „Wenn der Unternehmer aber erkennt, dass die E-Rechnung letztlich den gesamten Prozess einfacher und schneller macht, können wir auch die KMU überzeugen.“ Denn wer nur zehn Rechnungen im Monat schreibt, hat dadurch kaum relevante Kosten beziehungsweise Einsparpotenziale, wenn er die E-Rechnung nutzt. Dazu kommt eine gewisse Distanz zum Thema, allen voran aus dem Handwerk. Frei nach dem Motto: Das ist von der Politik gefordert, aber wir wollen die E-Rechnung eigentlich nicht. 

Anders ist die Situation bei den großen und mittelgroßen Betrieben: „Seit Jahresmitte stellen wir fest, dass hier viele anfangen, Projekte zu starten, weil sie realisieren, dass sie unterschiedlich komplexe Systeme haben.“ Die Vielzahl an eingesetzten Systemen bedeutet auch, dass Firmen teilweise nicht genau wissen, wie viele Rechnungen sie verschicken. Und jetzt muss man diese Systeme alle so einrichten, dass sie die E-Rechnung verstehen. Und zwar bis zum 1. Januar 2027. „Ein Jahr Umsetzungsfrist kann da dann richtig knapp werden“, meint Experte Moszynski aus Erfahrung.  

Nun wird vermutlich Folgendes passieren: Wenn die größeren Unternehmen ab Anfang 2027 E-Rechnungen versenden, müssen auch deren Kunden auf KMU-Seite in der Lage sein, damit umzugehen. „Dann fällt den Betrieben zwei Monate vorher ein, dass es riskant wäre, nicht mit E-Rechnungen umgehen zu können. Die Frage ist, ob es dann auch auf die Schnelle genug Beratungshäuser und Softwarefirmen gibt, die noch freie Kapazitäten für Umstellungsprojekte haben.“ 

Riskante Wette

Was könnte mit den Betrieben passieren, die sich zu lange nicht bewegen bei der E-Rechnung? Sanktionen der Politik seien weniger das Problem als die Reaktionen von Geschäftspartnern, sagt Fachmann Moszynski. „Wenn ab 2027 nahezu alle Großunternehmen auf E-Rechnungsversand umstellen, wird das Volumen in Deutschland sprunghaft steigen und Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen werden immer weniger Relevanz haben. Zumal die parallele Verarbeitung von E-Rechnungen und andere Rechnungen im Rechnungseingang eine höhere Komplexität erzeugt.“ Der Marktdruck wird es also richten. Vom 1. Januar 2028 an wird sowieso alles anders. Dann sind Papier- und PDF-Rechnungen für den Fiskus nicht mehr gültig. Wenn das Finanzamt sie nicht mehr als Rechnung anerkennt, ist auch kein Vorsteuerabzug mehr möglich. Ob dann überhaupt noch weitere Sanktionen nötig sind, ist fraglich. Außerdem plant der Gesetzgeber im nächsten Schritt für 2030 eine Meldepflicht für umsatzsteuerrelevante Daten, die direkt bei der Rechnungsstellung greifen soll. 

Angesichts der Vorteile der E-Rechnung wäre es ohnehin skurril, wenn sie nicht zum Erfolgsmodell würde. Der Staat hat es leichter, in Echtzeit die Umsatzsteuer zu erhalten und zum Beispiel auch Betrugsfälle zu unterbinden. Die Steuerberater können sich viel stärker auf die Beratung konzentrieren, statt sich mühsam durch die Zettelwirtschaft zu arbeiten. Und die Unternehmen profitieren dadurch, dass Deckungsbeiträge sichtbarer werden und sie durch eine digitale Rechnungslegung Zeit sparen. Die Transparenz steigt, weil keine Papierbelege mehr verloren gehen. Die elektronische Archivierung spart sehr viel Arbeit.  

Vor allem gilt es, die Rechnungsstellung nicht isoliert zu betrachten: Rechnung schreiben, Rechnung freigeben per Knopfdruck, Rechnung übermitteln, bezahlen, archivieren und Finanzbuchführung sind in der Regel keine Einzelprozesse, sondern gehören zusammen. „Deswegen ergibt es keinen Sinn, nur die E-Rechnung als solche zu betrachten, sondern ein durchgängiges Softwaresystem für alles zu haben. Am Ende kann man so die Finanzbuchführung aus einer Hand erledigen und Teile automatisieren“, sagt Moszynski. 

Immerhin haben sich in den vergangenen Monaten rechtliche und technologische Details geklärt: Noch vor einem Jahr war unklar, was passiert, wenn der Empfänger mit der XML-Datei nichts anfangen kann. Ein PDF kann sich jeder anschauen, bei XML sind Standards nötig. Und auf die setzt der Gesetzgeber. Softwareanbieter können sich daran orientieren, und im Prinzip bieten die meisten professionellen Systeme heute bereits einen Viewer, der die XML-Daten auch sichtbar macht. So endet in spätestens einem Jahr der Wildwuchs. Hoffentlich. Und damit auch Endverbraucher mit einer E-Rechnung etwas anfangen können, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland eine hybride Rechnung erfunden. Neben dem normkonformen XML-Datensatz enthält sie auch eine PDF-Datei. Der Gesetzgeber hat den Standard anerkannt. 

Das ist auch ein Weg, um vor allem Kleinstunternehmen abzuholen. „Die E-Rechnung ist ein Spiegelbild der Digitalisierung, der kaufmännischen Prozesse“, sagt Moszynski. Es gibt sie grundsätzlich seit 20 Jahren und Studien belegen immer wieder ihr Einsparpotenzial. Der Aufwand, sie einzuführen, ist bei kleineren Unternehmen an sich überschaubar. Am Ende geht es um gute Antworten auf Fragen wie: Habe ich dafür Leute? Kann ich das zeitlich gerade einrichten? „Das ist für kleine Betriebe einfach und kann nur funktionieren, wenn ich Software habe, die einfach zu nutzen ist und auch ohne großen Einrichtungsaufwand Mehrwerte bietet“, sagt Moszynski. 

Steuerberater wichtiger

Der erste Schritt für das Unternehmen führt in der Regel zum Steuerberater. Der ist eine Art Lotse und wird auch perspektivisch der wesentliche Ansprechpartner sein. „Damit fällt den steuerlichen Beratern nun in vielen Fällen die wichtige Aufgabe zu, ihre Mandanten für die E-Rechnung fit zu machen. Darauf bereiten sich viele Kanzleien vor“, sagt Moszynski. Was sie zweifellos aus eigener Motivation tun werden. Wer hätte nicht lieber eine digitale Fassung der Rechnungen statt eines Kartons voller Zettel? Der zweite Schritt für den Betrieb ist die Wahl der Software, basierend auf dem, was es schon im Unternehmen gibt. 

Der sanfte Druck des Gesetzgebers könne ein guter Start sein für die zumeist kleinen Unternehmen, die allgemein bei der Digitalisierung noch Aufholbedarf haben. „Die E-Rechnung ist ja ein sehr niederschwelliges Angebot. Es ist nicht hochkomplex, auf das E-Rechnungsformat umzustellen. Wir bieten da auch eine entsprechende Plattform an. Und ich glaube, wenn man feststellt, dass es gar nicht so kompliziert ist, dann sind der nächste und der übernächste Schritt vielleicht im Idealfall nur eine Frage der Zeit, weil auch der Nutzen greifbar wird“, sagt Moszynski. „Nüchtern betrachtet ist die E-Rechnung ein Digitalisierungsbooster, weil sie einen wichtigen Impuls für die kaufmännischen Prozesse gibt, die schon seit längerem voll durchdigitalisiert werden könnten.“ 

Wenn ein Friseursalon seine Kassensysteme in den kommenden Monaten und Jahren digitalisiert, wird die neue Software oft auch den Kundenkontakt einfacher gestalten und in vielen Bereichen Erleichterungen bringen. Ein Beispiel: Statt vor Ort mitzubekommen, dass der Friseur seines Vertrauens krank ist, erfährt man es automatisiert und in Echtzeit per SMS. „Die E-Rechnung ist Anschub für weitere Digitalisierungsprozesse zum Wohl der Kunden“, sagt Datev-Experte ­Moszynski. „Wenn die Digitalisierungsmöglichkeiten der kaufmännischen Prozesse wirklich ausgeschöpft werden, ist am Ende wirklich auch dem kleinsten Mittelständler geholfen, auch wenn er am Anfang die Augenbrauen hochgezogen hat.“ 

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